Informationen in Intranets nicht auffindbar

16. Oktober 2005 von Martin Seibert

Google ist anscheinend so interessant, dass selbst die sinnlosesten Kommentare eine regelrechte Lawine an Meldungen auslösen. Als der Finanzchef des Unternehmens Eric Schmitz auf einer Konferenz beiläufig auf die Frage, wie lange Google wohl noch brauche, um sein Ziel zu erreichen, antwortet, dass man intern in einer mathematischen Berechnung mal spasseshalber versucht hätte, zu kalkulieren, wie lange das dauern wird, schlägt das Ergebnis (“300 Jahre”) eine Welle von Meldungen los.

Was kann man daraus lernen:

  1. Es gibt unheimlich viele Informationen von Bedeutung.
  2. Es ist nicht leicht alle Informationen zur Verfügung zu stellen

Aber wie sieht es mit der Verfügbarkeit von Informationen in Ihrem Unternehmen aus? Der Status Quo sieht in den meisten Unternehmen meines Erachtens so aus:

  • Bedeutung von “Suchtechnologie für eigenes Unternehmen” unterschätzt – Die meisten und relevanten Verantwortlichen sind sich noch nicht darüber im Klaren, dass der schon zur Selbstverständlichkeit gewordene Suchschlitz einer Suchmaschine für das Internet auch für das eigene Unternehmen wichtig wäre. Häufig wird extern nach der Antwort auf Fragen gesucht, die intern bereits beantwortet wurden. Aber wie soll man die Antwort intern finden?
  • Insel-Suchen im Einsatz – Wenn es Suchtechnologie gibt, dann ist diese meist isoliert für bestimmte Bereich in Anwendung. Man kann im ERP-System nach Kundennummern suchen. In Outlook sucht man nach den eigenen Kontakten. Im CRM-System nach Adressen und Kontakten von Personen, die nicht im Outlook stehen. Im Faktura-System findet man die Rechnung zur Rechnungsnummer. In der Buchhaltung den Zahlungsstatus von Kunde “B”. Im Projektmanagement-System gibt es eine Übersicht über den Fortschritt des Kundenprojekts. Das Controlling-System verrät, ob ein Kunde profitabel ist. Und so weiter und so fort …
  • Unterschätzung von Suchzeiten – Da die Entscheider in der Regel genau wissen, wo welche Informationen gepflegt und aktuell gehalten werden, sehen Sie auch keine Notwendigkeit darin, das genauer zu dokumentieren. Mitarbeiter werden den richtigen Weg schon herausfinden. Und das ist ja auch nicht falsch. Schließlich können Suchtechnologien keine Funktionen ersetzen. Das ERP-System wird immer noch benötigt. Und auch der CRM-Aufsatz in Kombination mit Outlook wird durch die Suche nicht ersetzt. Der einzige Vorteil des internen Suchschlitzes ist, dass er schnell, einfach und unkompliziert Informationen aufzeigen und den Weg zu deren Pflege beschreiben kann. Beispiel: “Kunde B ist profitabel. In den letzten 3 Monaten haben wir mit ihm 25% Rendite erzielt. Weitere Informationen im Controlling-System (Link zum Programm).” Es mag trivial erscheinen, erspart aber in vielen Fällen sehr viel Suchzeiten von Mitarbeitern. Mit anderen Worten: gute und integrierte Suchtechnologien über mehrere Datenbanken und Wissensspeicher steigern die Produktivität von Mitarbeitern deutlich.
  • Intransparenz ersetzt Sicherheit – Wenn Manager darüber nachdenken, dass alle heute für die Mitarbeiter intern über das Netzwerk zugänglichen Netzwerk-Freigaben indiziert und durchsuchbar gemacht werden könnten, wird häufig die mangelnde Sicherheit und die Angst davor, dass Geheimnisse offenbar werden könnten, entweder direkt oder indirekt geäußert. Hier wird deutlich, dass anstelle einer sauberen Sicherheitspolitik und klarer Definition von “Was-darf-wer-sehen” einfach Intransparenz nach dem Motto “Das-findet-eh-keiner” als Substitut verwendet wird. Eine sehr zweifelhafte Informationspolitik, die gelöst werden kann.

Die richtigen Schritte wären für ein Unternehmen:

  • Zentraler Suchschlitz – Etablierung einer unternehmensweiten Suche im Intranet, die möglichst omnipräsent sowohl im Intranet selbst als auch auf den Desktop-Systemen des Computers einzelner Mitarbeiter stets verfügbar ist.
  • Integration möglichst vieler Wissensspeicher – Integration möglichst aller relevanten Datenbanken und Unternehmensinformationssysteme. Bei den Suchergebnisse ist sicherzustellen, dass ein direkter Link eingefügt oder wenigstens eine Beschreibung zum Aufruf des Datensatzes im Programm gegeben werden kann.
  • Sicherheit beim Zugriff auf Wissen – Festlegung von Zugriffsrechten auf die einzelnen Wissensspeicher mit Hilfe eines ausgeklügelten und hierarchischen Rechtesystems. Es ist wichtig, dass nur diejenigen, die heute in die Finanzdaten des Unternehmens Einblick haben auch morgen darin suchen können. Das dürfte zwar keiner in Frage stellen, erfordert aber eine Suchroutine, die mit derartigen Zugriffsrechten umgehen kann. Im öffentlichen Google findet schließlich jeder das gleiche. Im Intranet ist das anders.

Neben einer Kostensenkung durch geringere Suchzeiten und einer Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter sorgt eine derartige Suche auch für einen besseren Informationslevel, besseren Austausch zwischen den Mitarbeitern und eine höhere Nutzung des Intranets.

Quellen und weitere Informationen:


2 Reaktionen zu diesem Beitrag

  1. //SEIBERT/MEDIA Weblog » Blog Archiv » Warum in jedes Intranet ein Wiki integriert sein sollte

    [...] die interne Kommunikation, und gerade im Projektmanagement ist es jedem Beteiligten möglich, sich schnell über Entwicklungen zu informieren. Die Dokumente im Wiki sind dank der Mitarbeit aller stets auf dem neuesten Stand; der mühsame [...]


  2. //SEIBERT/MEDIA Weblog » Blog Archiv » Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält

    [...] Bedienbarkeit? anderen Applikation überlegen. Fragen Sie sich doch einmal, wie schnell Mitarbeiter im Intranet Informationen finden und bearbeiten [...]


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