Im heutigen Geschäftsleben sind Kontakte wichtiger denn je. Reine Verkaufsaktivitäten ohne Substanz und grundsätzliches Interesse des Kunden (’hard selling’) funktioniert immer seltener und immer schlechter. Um überhaupt Zugang zu Menschen und deren Aufmerksamkeit zu bekommen, hilft oft nur ‘Vitamin B’.

Um andere ansprechen zu können und selbst angesprochen zu werden, müssen die grundlegenden Informationen ausgetauscht werden. Diese Kontaktdaten können einfach und schnell in einem Standard-Format, einer sogenannten ‘vCard’ gespeichert werden.

Liegt es nicht nahe, die so wichtigen Kontakt-Daten in einer .vcd-Datei immer mit an die versendeten E-mails anzuhängen?

Schließlich bietet genau diese Funktion das meistverbreitete Microsoft Outlook als Standard-Funktion auch mit an. Warum also nicht nutzen?

Die Gründe für eine Ablehnung und Vermeidung von ständig anhängenden vCards sind vielfältig und überwiegen den überschaubaren Vorteil in meinen Augen deutlich.

Vorteile von an E-Mails angehängten vCards

• Gesprächspartner können sich die Kontaktdaten leicht und schnell in das eigene Kontaktmanagement-Programm und in Ihr Handy übertragen, ohne tippen zu müssen.
• Selbst steuern können, welche Informationen in den Kontaktdaten abgespeichert werden (z.B. Werbetexte im Notizfeld, etc.).

Nachteile vCards an E-Mails

• An jeder E-Mail hängt eine Datei. Der Empfänger kann nicht unterscheiden, ob es sich um einen richtigen Anhang oder die übliche .vcd-Datei handelt. Das ist verwirrend.
• Der einmalige Nutzen der vCard verschwindet schon bei der zweiten E-Mail. Der Anhang ist dann nur noch überflüssig und droht den Gesprächspartner zu nerven, weil er immer mit einem vermeintlichen Dateianhang verwechselt wird.
• Es wird unnötiger Datenverkehr erzeugt.
• Viele PC-Nutzer wissen nicht, was Sie mit dem Dateianhang anfangen sollen.
• Selbst wenn sich mal etwas in den Kontakt-Daten ändert, erkennt man das nur, wenn man die vCard öffnet.
• Es gibt heute zahlreiche zentrale Plattformen, die es ermöglichen, online die Kontaktdaten von anderen einzusehen und abzugleichen. Wer in openBC eingetragen ist, braucht keine vCard zu verschicken.
• Es ist üblich, die wichtigsten Kontaktdaten in den Footer von E-Mails zu schreiben. Eine zusätzliche vCard ist redundant.

Eine mögliche Lösung könnte sein:

Die Entwicklung einer Routine, die dafür sorgt, dass nur bei der ersten E-Mail an einen Kontakt, an den bisher noch keine E-Mail geschickt wurde, eine vCard angehängt wird. Zudem sollte eine vCard nur bei Mails, die nur an diesen einen neuen Empfänger gehen, verschickt werden.