Produktive Meetings – Teil 2: Organisation und Ablauf

12. November 2007 von Matthias Rauer

Der erste Artikel dieser dreiteiligen Serie hat sich mit äußeren Faktoren befasst, die die Produktivität von Meetings im positiven wie im negativen Sinne beeinflussen können. Der zweite Teil gibt nun Hinweise auf grundsätzliche organisatorische Fragen, Abläufe und den angemessenen gegenseitigen Umgang im Rahmen einer Sitzung.

1. Die Dosierung

Meetings sind Arbeitstechniken, um rasch und effizient optimale Ergebnisse zu erzielen. Allerdings sollten Sie einen Gewöhnungseffekt vermeiden. Sitzungen im Drei-Tages-Rhythmus wirken sich mitunter kontraproduktiv aus, da Mitarbeiter unter Umständen deren Zweckmäßigkeit anzweifeln. Fragen Sie im Hinblick auf die Dosierung von Meetings, wie groß der Bedarf an Informationsaustausch im Rahmen des Projektes tatsächlich ist, und holen Sie zugunsten einer fruchtbaren Arbeitsatmosphäre getrost auch die Meinungen Ihrer Mitarbeiter ein.

2. Der Teilnehmerkreis

Oft wird ein großer Teilnehmerkreis als hemmend, das Fehlen wichtiger Kollegen wiederum als störend empfunden. Alle Personen, die in das Projekt involviert sind, müssen anwesend sein – Mitarbeiter, die nicht unmittelbar am Projekt beteiligt sind, gehören nicht in das Meeting. Verschwenden Sie nicht die teure Arbeitszeit von Kollegen, die lediglich marginale Aufgaben zu erfüllen haben. Diese Personen informieren Sie über das Ergebnisprotokoll auf angemessene Weise.

3. Der Zeitrahmen

Die exakte zeitliche Planung eines Meetings ist von großer Bedeutung. Halten Sie sich an den festgelegten Beginn und auch an das geplante Ende. Nehmen Sie bei der Ausarbeitung des Zeitkorridors Rücksicht auf Ihre Kollegen von Sitzungen am späten Abend und nach anstrengenden Arbeitstagen ist niemand begeistert. Folgen Sie im Idealfall der Devise: zeitig anfangen, zeitig fertig werden. Ihre Aufgabe besteht darüber hinaus in der straffen Moderation. Meetings, die länger als vorgesehen dauern, verärgern Ihre Mitarbeiter ebenso wie Sitzungen, die trotz noch offener Themen geschlossen werden.

4. Reaktion auf Störungen

Telefonate während des Meetings, Zuspätkommen oder das unangekündigte Verlassen der Sitzung sind Gift für die Arbeitsatmosphäre. Im Sinne konzentrierten und produktiven Arbeitens sollten Sie Personen, die durch solche und ähnliche Störhandlungen auffallen, gezielt und möglichst noch im Rahmen des Meetings ansprechen. Verweisen Sie darauf, dass Störungen Kosten verursachen und den Kollegen gegenüber respektlos sind. Sie als Führungskraft sollten stets mit gutem Beispiel vorangehen und grundsätzlich nie selbst Störungen erzeugen – die Gefahr ist groß, dass sich diese bei Ihren Mitarbeitern multiplizieren.

5. Gegenseitiger Respekt

Seien Sie freundlich und seien Sie der Chef. Sie möchten, dass man Sie respektiert, Ihre Autorität akzeptiert und Ihnen zuhört. Treten Sie auch Ihren Mitarbeitern mit Respekt entgegen, hören Sie sich die Ansichten Ihrer Kollegen in Ruhe an, und diskutieren Sie sachlich. Persönliche Affinitäten sind in einem Meeting fehl am Platze und das sollten Sie durch Ihr eigenes Beispiel klarstellen. Als Moderator liegt es allerdings auch an Ihnen, Profilierungsversuche und unangemessene Dauerreden höflich aber bestimmt zu unterbinden.

Im dritten und abschließenden Teil der Serie werden die eigentlichen Inhalte von Meetings thematisiert.

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