Nachdem sich der erste und zweite Artikel der Reihe mit den äußeren Bedingungen sowie der Organisation und dem Ablauf produktiver Meetings auseinandergesetzt haben, gibt der dritte und letzte Teil der Serie grundsätzliche Hinweise zur inhaltlichen Gestaltung effizienter Sitzungen.

1. Die Agenda

Ein Meeting muss eine konkret formulierte Erwartungshaltung hinsichtlich des Ergebnisses haben. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern rechtzeitig eine Agenda zur Verfügung. Ihre Kollegen müssen in der Lage sein, das Ziel des Meetings nachzuvollziehen und sich gründlich und effektiv auf die Sitzung vorbereiten zu können. Formulieren Sie im Vorfeld Ihre Zielstellungen, legen Sie die Abläufe fest und heben Sie hervor, warum die anberaumte Sitzung tatsächlich sinnvoll ist. Und folgen Sie ausschließlich Ihrer Agenda – für thematische Nebenschauplätze ist im Meeting kein Platz.

2. Wichtiges und Nebensächliches trennen

Unterscheiden Sie wichtige und weniger wichtige Inhalte. Dreiviertel aller Personen, die regelmäßig an Meetings teilnehmen, beklagen, dass wesentliche und unwesentliche Themen gleichviel Zeit in Anspruch nehmen. Ihnen als Gesprächsleiter obliegt es, entstehende Diskussionen gezielt zu lenken und dahingehend zu beeinflussen, dass der Gedankenaustausch nicht in unbedeutende Details abdriftet. Zeitaufwand und Nutzen sollten in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Gegebenenfalls sollten Sie bereits im Vorfeld starre Zeitkorridore für einzelne Inhalte festlegen.

3. Alle Beteiligten müssen sich beteiligen

Jedes Team-Mitglied hat wichtige Inhalte beizusteuern. Nehmen Sie Ihre Diskussionspartner in die Pflicht und fordern Sie von allen Anwesenden Ansichten, Meinungen, Analysen und Vorschläge ein. Ein Hauptziel der Sitzung ist immer, alle Mitarbeiter auf einen einheitlichen Informationsstand zu bringen. Lassen auch Sie sich gegebenenfalls Sachverhalte und Details ausführlich erläutern.

4. Soziale Interaktion als Inhalt

Das Projekt ist zentrales Thema eines jeden Meetings und Zusammenhalt und Motivation Ihres Teams sind dem Projekt zuträglich. Unterschätzen Sie also nie die Wirkung einer Sitzung auf das soziale Geflecht innerhalb der Gruppe – die Gruppendynamik ist ein nicht zu vernachlässigender thematischer Gegenstand eines Meetings. Achten Sie auf die Befindlichkeiten einzelner Team-Mitglieder, bleiben Sie fair und neutral, suchen Sie nach Lösungen, nicht nach Schuldigen, und fördern Sie durch Ihre behutsame, zielgerichtete und sichere Diskussionsleitung den Zusammenhalt. Motivierte Kollegen, die sich gegenseitig schätzen, sind bezüglich des Projektes Gold wert.

5. Die Zusammenfassung

Neben den an der Sitzung teilnehmenden Kollegen sind noch eine Reihe weiterer Mitarbeiter auf verschiedene Weise am Projekt beteiligt. Diese informieren Sie über ein Ergebnisprotokoll, das die Resultate des gegenseitigen Austauschs, die getroffenen Entscheidungen und die vergebenen Arbeitsaufträge zusammenfasst. Fragen Sie sich, ob es von Belang ist, welcher Mitarbeiter welche Äußerung vorgenommen hat; ist doch im Idealfall die gesamte Gruppe am Ergebnis des Meetings beteiligt. Das mühsame Erstellen eines unnötig ausführlichen minutiösen Protokolls steht selten in einem vertretbaren Kosten-Nutzen-Verhältnis, gerade dann, wenn die Aufzeichnungen nicht unmittelbar nach der Sitzung, sondern erst Tage später zur Verfügung stehen. Ein zeitnah veröffentlichtes präzises Ergebnisprotokoll ist in aller Regel die effizienteste Lösung.

Zusammenfassend sind folgende Punkte für die Produktivität und die Effizienz eines Meetings von zentraler Bedeutung:

• Sorgen Sie für eine angemessene Arbeitsatmosphäre.
• Nehmen Sie sich Zeit zur Vorbereitung.
• Formulieren Sie Ziele und arbeiten Sie konsequent auf diese hin.
• Betreten Sie keine inhaltlichen Nebenschauplätze.
• Führen Sie mit Autoriät und Fingerspitzengefühl.

Die hervorragenden Ergebnisse Ihres Meetings werden Sie für Ihre Mühe entschädigen.