Dieser Beitrag ist Teil des von Martin Seibert im Perl-Magazin $foo veröffentlichten Artikels „TWiki – eines der führenden Open-Source-Wikis für Unternehmen.“
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Wikipedia erfolgreich – Intranet erfolgreich?
Mehr als zwei Millionen User weltweit arbeiten mit dem in Perl programmierten Wiki-System TWiki. Damit ist das systemorientierte TWiki neben dem artikelzentrierten MediaWiki das erfolgreichste und zudem das wohl ausgereifteste Open-Source-Wiki für den Einsatz in Unternehmens-Intranets. Dennoch fristet TWiki in den größeren Medien immer noch ein Schattendasein, ebenso haben viele Manager das Potenzial dieser mächtigen Applikation noch nicht erkannt.
Die Software von Wikipedia ist MediaWiki – das Killer-Argument für diese Applikation. Manager sehen den Erfolg des Web-Lexikons und schlussfolgern:
Wenn Wikipedia so erfolgreich ist, müssen wir nur diese Software verwenden, um ebenfalls Erfolg zu haben.
Welch ein Denkfehler.
Ein Firmen-Wiki ist kein Web-Lexikon
MediaWiki wurde exklusiv für Wikipedia entwickelt und ist auf dessen Bedürfnisse ausgerichtet. Die Anforderungen einer 
Web-Enzyklopädie sind artikelzentriert. Ein Unternehmen benötigt kein Lexikon, sondern eine Ergänzung zum Intranet, die auf einem Wiki basiert. Ein Wiki sollte speziell auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt sein. Dennoch sind auch TWiki-Dokumente sehr einfach veränderbar. Wer bereits einmal einen Wikipedia-Artikel modifiziert hat, ist problemlos in der Lage, mit TWiki zu arbeiten. Ein langer Lernprozess ist nicht nötig.
Ein weiteres Argument für MediaWiki ist dessen Vandalismus-Sicherheit. In der Tat können Änderungen rasch rückgängig gemacht und verschiedene Versionen von Dokumenten komfortabel miteinander verglichen werden. Doch die Vandalismus-Bedrohung ist ein Scheinargument. Schutzmechanismen mögen für ein Web-Lexikon sinnvoll sein, in einem Unternehmens-Wiki sind sie schlicht überflüssig. Bei jeder Änderung wird die IP des Rechners gespeichert, von dem aus die Modifikation erfolgt. Die meisten Mitarbeiter sind zudem im Intranet angemeldet. Jede IP kann von der IT-Abteilung personalisiert und jede Änderung zurückverfolgt werden, deshalb wird es keinen Mitarbeiter geben, der böswillig Dokumente manipuliert. Die Vandalismus-Frage hat im Firmen-Wiki keine Relevanz, faktisch tritt Vandalismus nicht auf. Versehentliche oder fehlerhafte Änderungen sind zudem in TWiki problemlos rückgängig zu machen: TWiki versioniert automatisch alle Informationen und Dokumente und hält jede Modifikation fest. Frühere Versionen sind also jederzeit wieder herstellbar.
Macht durch eine starke Community
Die Stärke von TWiki liegt in der Quantität und vor allem der Qualität seiner Plug-ins. Derzeit gibt es für TWiki mehr als 200 Extensions, die von Unternehmen für Unternehmen entwickelt wurden. Sicher existieren auch für MediaWiki mehrere Erweiterungen. Diese haben aber längst nicht die Güte und Ausgereiftheit, die für den professionellen Einsatz im Unternehmen vonnöten sind – einige Plug-ins funktionieren erst gar nicht richtig und sind nicht verlässlich.
Darüberhinaus ist der TWiki-Background ungleich mächtiger. Viele Unternehmen wie zum Beispiel Yahoo, Motorola und andere Größen beteiligen sich aktiv an der Weiterentwicklung von TWiki, um der Community etwas zurückzugeben. Daraus resultiert ein enormes Maß an Ausgereiftheit aller verfügbaren Extensions, mit denen zahlreiche Aufgaben abgebildet werden können. Gerade durch diese Offenheit und zusätzliche Funktionalität eignet sich TWiki für den Einsatz im Intranet und steigert dessen Effizienz und Effektivität signifikant.
Besonderheiten von TWiki
Das hervorragend dokumentierte TWiki, dessen Parsing Engine in Perl programmiert ist, hat einen schlanken Kern, der ohne eigene Datenbank und ohne eigenes Dateiformat auskommt. Zusatzfunktionen werden je nach den individuellen Bedürfnissen nachträglich installiert, wobei die Einbindung von Erweiterungen die Stabilität des Kerns nicht beeinträchtigt. Die Nutzerverwaltung des Systems ist zu großen Teilen automatisiert und gestattet auch die unkomplizierte Einbindung externer User (z.B. via LDAP).
Alle Daten sind in Webs, Topics und Attachements organisiert. Dabei fungiert ein Web als Themengruppe, in die beliebig viele Topics eingestellt werden können. Bei der Einrichtung legt das System standardmäßig das Main Web, das TWiki Web und die Sandbox, in der sich Einsteiger ausprobieren können, an. Die Topics sind die einzelnen Dokumente eines Webs. Neben von Mitarbeitern anzulegenden Topics gibt es eine Reihe von Standard-Topics wie zum Beispiel TextFormattingRules (mit Informationen über Formatierungsmöglichkeiten) oder WebChanges (mit Informationen über Topic-Änderungen im Web).
Topics können hierarchisch angeordnet und anderen Topics unter- oder übergeordnet werden. Das ist von wesentlicher Bedeutung für die strukturierte Ablage von Informationen. Ein Topic selbst besteht aus dem Text an sich, den Revisionsdaten, zusätzlichen Metainformationen, in denen Autor und Zeitpunkt der letzten Änderung enthalten sind, und den optionalen Anhängen. Dateianhänge dürfen bis zu 10 MB groß sein, wobei Grafiken, Bilder, Tabellen etc. problemlos auch in den Text selbst einzufügen sind. Anhänge oder Topics werden nicht gelöscht, sondern in den Trash verschoben und sind per Klick wiederherstellbar.
Weitere Informationen:
- Die TWiki-Website
- Das TWiki-Weblog
- Warum in jedes Intranet ein Wiki integriert sein sollte (eigener Artikel)
- Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält (eigener Artikel)
Der zweite Artikel zum Thema TWiki geht auf den Einsatz der Applikation in der Unternehmenspraxis ein.
Download (1,1 MB): Our wiki brochure in English
Ein weiteres Argument dass oft für die Mediawiki-Entscheidung angeführt wird, ist dass Mitarbeiter bereits von der Wikipedia das Look-and-Feel kennen und daher schneller mit dem Firmen-Wiki arbeiten können.
Überzeugt mich aber nicht so sehr – zum einen weil auch andere Wikis vernünftige Benutzeroberflächen haben, zum anderen weil ich die Markup-Language von Mediawiki eher als Akzeptanzbremse und -hindernis einschätze.
Erfahrungen mit der Wikipedia helfen so nicht unbedingt bei der Akzeptanzförderung von Intranet-Wikis, und es tut daher sehr gut einen Artikel zu lesen, der einmal die Stärken der “Konkurrenz” wie bspw. TWiki ins Licht rückt.
Ja, das ist wirklich ein Argument, dass ich auch schon gehört habe. Zum Einen wird meines Erachtens wie bei RSS-Feeds überschätzt, wie viele Anwender tatsächlich schon Erfahrungen mit Wikipedia gesammelt haben.
Zusätzlich ist der WYSIWYG-Editor in TWiki 4.2 schon ziemlich ausgereift und schlägt jeden Wiki-Code in Augen der “Laien” um Längen.
Oft kommt nach Einführung eines Wikis mit steigender Akzeptanz die Forderung nach einem geschützten Bereich auf.
Auch wenn das nicht dem ursprünglichen Gedanken eines Wikis entspricht, ist doch eine ausgereifte Rechteverwaltung oft der Schlüssel zur Unterstützung auf höherer Ebene.
Hier kann MediaWiki mit der rudimentären Rechtevergabe leider auch die Euphorie seitens der Promoter stark dämpfen.
Bei TWiki ist genau diese Lösung über unterschiedliche Webs schon bedacht. Darüber hinaus ist es mit Hilfe des WebPermissionPlugins (http://twiki.org/cgi-bin/view/Plugins/WebPermissionsPlugin) eine Lösung zu etablieren, die allen Anforderungen gerecht wird und bei denen man auch “mal schnell” ein einzelnes Dokument schützen kann.
Ja, ich habe selbst die Bekanntheit von Mediawiki oft als Argument verwendet. Die Erfahrung ist aber doch das Gegenteil: Die wenigsten Leute, die Wikipedia kennen, kennen (oder mögen) auch den Editor und da ist spätestens bei längeren und komplexen Dokumenten nicht mehr viel Motivation vorhanden, sich die Auszeichnungsprache anzueignen.
Und das die Faszination von Wikipedia wohl am wenigstens mit Mediawiki zu tun hat, ist wohl sicher. Ich wage sogar zu behaupten, dass die Software Wiki als Grundlage nur einer von vielen Erfolgsfaktoren ist.
TWiki besitzt einige der sogenannten “Enterprise Features”, über die MediaWiki schlicht nicht verfügt. Was jedoch diese Enterprise Features sind, hast du nicht besonders gut herausgearbeitet.
Als langjähriger TWikiContributor muss ich leider sagen, dass das Gros der Plugins für TWiki schlecht geschrieben, nicht mehr maintained oder einfach inkompatibel zu anderen Plugins ist. Einer der Hauptanfragen von Kunden ist immer wieder, die durch ein Plugin versprochenen Features nun auch tatsächlich zu implementieren oder zu fixen. Dieses Problem haben aber alle Platformen und nicht nur TWiki, die derart modular aufgebaut sind, also ein Schwert dass in zwei Richtungen schneidet.
Webs als Untergliederung für Themenbereiche zu verwenden, ist keine gute Strategie für eine Intranet Informationsarchitektur. Der Hauptanwendungsfall für Webs ist Mandantenfähigkeit. Webs eignen sich hervoragend zur Begrenzung der Authorisierung. Eben dies macht TWiki zu einem “Enterprise TWiki”. Das hat erstmal garnichts mit Vandalismus zu tun. Projekte und Abteilungen wünschen sich “eine eigenen Schmutzecke”. Wikiness hin oder her: Entwickler sollten z.b. nichts im Sales Web zu suchen haben. Dazu kommt Qualitätssicherung, ein schwieriges Thema für Wikis generell. Auch hier ist TWikis Rechteverwaltung ausschlaggebend, und das auch ohne WebPreferencesPlugin.
Die Möglichkeit, Webs (hierarchisch) anzulegen, ist einer der Schlüssel zur Akzeptanz von TWiki im Intranet. Unternehmen besitzen von haus aus eine eigene Struktur, mit der bereits Policies verbunden sind. Dies lässt sich eben mit Webs und TWiki’s Rechteverwaltung sehr gut abbilden.
Im Gegensatz dazu gibt es in einer Internet Community wie der WikiPedia Community keine solche Struktur, zu mindest nicht a priori. Natürlich nehmen in der WikiPedia verschiedene Benutzer unterschiedliche Rollen ein, womit dann auch unterschieldliche Berechtigungen verbunden sind. In der Regel erbigt sich allerdings das Social Network in einem Internet Wiki erst durch die Interaktion der Benutzer auf der Platform. Manchmal wird dieses Netzwerk auch explizit abgespeichert (my friends), was langfristig eher ein Problem ist, wenn some friends da eigentlich nicht mehr aufgelistet werden sollten, man diesen aber nicht so explizit die Freundschaft kündigen kann, wie man sie eingegangen ist.
Aus genau diesem Grund gibt es Clearspace in zwei Produktvarianten. Soweit ist TWiki noch nicht.