Newsletter sind wichtige und mächtige Marketing-Instrumente und in vielen stecken jede Menge Arbeit, Ideen und Mehrwert für den Empfänger. Doch nach dem Versand bereiten nicht wenige Newsletter Unternehmen und Adressaten gleichermaßen Probleme: Rückläufer verschlingen Ressourcen, Fehler verärgern Empfänger, E-Mails landen im Spam-Verdacht, Abonnenten staunen über Begrüßungen wie „Sehr geehrte Frau Rauer Matthias“ usw. usf.
Diese 15 wichtigen, grundsätzlichen Fragen sollten Sie sich vor dem Versand Ihrer mühevoll zusammengestellten Neuigkeiten stellen:
1 / Haben alle Empfänger dem Erhalt des Newsletters aktiv zugestimmt?
Das „angenommene Einverständnis“ verärgert bestehende und irritiert potenzielle Kunden, hinterlässt einen zweifelhaften Eindruck und sorgt für niedrige Response-Raten. Unverlangt zugegangene Newsletter werden vom Empfänger häufig einfach als Spam behandelt und wirken sich negativ auf die Wahrnehmung der Seriosität eines Unternehmens aus. Abonnenten sollten den Newsletter aktiv abonnieren müssen.
2 / Gibt es eine Opt-Out-Funktion?
Die Beendigung des Abonnements sollte unkompliziert über einen Link in der E-Mail möglich sein. Im Optimalfall kann der Newsletter mit einem Klick abbestellt werden.
3 / Sind die Daten im Verteiler aktuell?
Alle E-Mail-Adressen im Verteiler sollten gültig und es sollten auch keine Dubletten vorhanden sein. Einerseits kosten Rückläufer von nicht mehr existierenden Adressen Ressourcen, andererseits erfreuen mehrere E-Mails mit identischem Inhalt den Empfänger nicht gerade.
4 / Funktioniert die Personalisierung?
Das Absender-Feld „von“ sollte den korrekten Unternehmens-, Abteilungs- oder Personennamen enthalten. Bei inhaltlich personalisierten Newslettern müssen alle Personalisierungselemente innerhalb der E-Mail korrekt positioniert und die jeweils nötigen Datenfelder für jeden Adressaten vorhanden und vor allem korrekt sein (z.B. richtiger Vor- und Nachname, richtige Anrede usw.).
5 / Ist die Betreffzeile interessant und überzeugend?
Der User soll zum Öffnen der E-Mail bewegt werden, dies muss der Text in der Betreffzeile innerhalb eines Augenblicks bewirken können. Die relevantesten Informationen (etwa drei Wörter) sollten ganz am Anfang der Betreffzeile stehen.
6 / Ist die Betreffzeile in gängigen Mail-Clients und Web-Mail-Diensten lesbar?
Die Betreffzeile sollte nicht nur in Outlook und Thunderbird, sondern auch in den Web-Applikationen der bekanntesten E-Mail-Dienste (AOL, GMX, Hotmail, Yahoo!, freenet, web.de etc.) vollständig und lesbar dargestellt sein.
7 / Ist der Newsletter gegen Spam-Filter gewappnet?
Der Newsletter soll die Spam-Filter der Adressaten passieren. „Spammige“ Begriffe und werbliche Reizwörter (gratis, Angebot, Schnäppchen usw.) sollten im Text und vor allem in der Betreffzeile vermieden werden. Es empfiehlt sich die Verwendung einer speziellen Software, um das Spam-Potenzial eines Newsletters zu überprüfen.
8 / Ist der Inhalt sprachlich einwandfrei?
Der Textinhalt muss grammatikalisch und orthografisch fehlerfrei sein und sollte möglichst auch stilistisch den geschriebensprachlichen Standards der Unternehmenskommunikation (Corporate Language) entsprechen.
9 / Funktionieren alle Links?
Alle Links, Grafiken, Buttons, Zielseiten etc. müssen zuverlässig funktionieren. Vor allem Links auf ältere oder jüngst bearbeitete Seiten bedürfen oft der Kontrolle.
10 / Ist das Datum korrekt?
Viele Newsletter werden langfristig und über Wochen hinweg vorbereitet. Vor dem Versand sollte überprüft werden, ob ein eventuell angegebenes Datum korrekt (und nicht etwa veraltet) ist.
11 / Stimmen alle Kontaktadressen?
Ein Newsletter soll Reaktionen auslösen. Natürlich müssen in der E-Mail gültige Web- und E-Mail-Adressen für Rückfragen oder zur Kontaktaufnahme enthalten sein und die Datenübermittlung über integrierte Formulare muss funktionieren.
12 / Sind alle Elemente korrekt positioniert und werden diese einwandfrei dargestellt?
Die Newsletter-Darstellung sollte in allen verbreiteten Browsern (Internet Explorer, Firefox, Opera) und in den heute gängigen Auflösungen (ab 1024 x 768 px) ohne Qualitätsverluste gesichert sein.
13 / Werden individuelle Browser-Einstellungen berücksichtigt?
Einige User verwenden Optionen wie die Bildunterdrückung. Damit auch in diesem Fall die Struktur und das Grund-Layout des Newsletters bestehen bleiben, sollten die Kästchen mit den üblichen roten X, die die Bilder ersetzen, die gleichen Abmessungen wie die eigentlichen Grafiken haben.
14 / Ist eine Nur-Text-Version vorhanden?
Manche Endgeräte und auch einige E-Mail-Clients können kein HTML darstellen. Deshalb sollte der Newsletter auch als reine Text-Version zur Verfügung stehen.
15 / Ist das Impressum schnell erreichbar?
Das Impressum zu vergessen, kann unangenehm und teuer werden. Alle rechtlich obligatorischen Daten (Unternehmenssitz, Anschrift, Kontakt etc.) müssen in der E-Mail vorhanden und die vollständige Impressumsseite mit maximal zwei Klicks erreichbar sein.
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