Unternehmens-Wikis und Internet-Wikis (wie z.B. Wikipedia und Wikitravel) teilen eine Grundfunktion: User können Inhalte in einem Web-Browser editieren. Aber sie unterscheiden sich in einigen signifikanten Punkten.
1. Bereiche
In einem Internet-Wiki ist sämtlicher Content in einem einzigen „Bereich“ hinterlegt und jeder User kann die Gesamtheit der Inhalte sofort überblicken. Unternehmens-Wikis ermöglichen es, Informationen in Spaces oder Webs (individuellen Wikis, die Teile des Firmen-Wikis sind) und nach Projekten, Abteilungen, Teams etc. zu organisieren und spezifischen Nutzern Zugangsrechte einzuräumen.
2. Sicherheit
Häufig stehen Internet-Wikis jedermann zum Lesen und Editieren offen und manchmal ist nicht einmal ein Login erforderlich. Firmen-Wikis sind in aller Regel nicht bzw. höchstens teilweise öffentlich (wenn etwa einige Bereiche offen, andere zugangsbeschränkt sind). Ins Unternehmens-Wiki muss der User sich einloggen und über bestimmte Berechtigungen für einzelne Bereiche verfügen. Berechtigungen können auch für einzelne Seiten vergeben werden, sodass ein Nutzer beispielsweise für einige Seiten Editierrechte, für andere nur Leserechte hat.
3. Integration
Unternehmens-Wikis sind so angelegt, dass Rechte sowie Gruppen- und Zugangsinformationen über Authentifizierungssysteme wie LDAP und Active Directoty verwaltet und freigeschaltet werden und User sich mit ihren vertrauten E-Mail- oder Intranet-Zugangsdaten ins Wiki einloggen können.
4. Typische Nutzung
Unternehmens-Wikis haben viele Einsatzgebiete wie beispielsweise
- die gemeinsame Entwicklung von Dokumentationen,
- die Schaffung und Pflege von Wissensbeständen,
- das Projektmanagement,
- die Sammlung von implizitem Wissen (also projektunabhängigem Wissen, das aber dennoch für die Unternehmensabläufe von Belang ist) und
- die Organisation von Meetings von der Agenda über den Ablauf bis zu den offenen Punkten.
Grundsätzlich sind die Einsatzmöglichkeiten eines Firmen-Wikis weitaus vielfältiger als die eines Internet-Wikis, denn es ist darauf ausgerichtet, die zahlreichen verschiedenen Anforderungen der Menschen im Unternehmen zu erfüllen. Internet-Wikis dagegen haben – wie im Falle von Wikipedia – zumeist nur eine ganz bestimmte Kernaufgabe.
5. Beteiligung
Bei öffentlichen Wikis sprechen wir oft von der 90-9-1-Theorie: 90 Prozent der User bleiben im Hintergrund und lesen ausschließlich, 9 Prozent leisten gelegentliche Beiträge und ein Prozent beteiligt sich sehr intensiv und ist für den Großteil der Wiki-Inhalte verantwortlich.
Bei einem Unternehmens-Wiki ist die Beteiligung weitaus höher, denn im Gegensatz zum öffentlichen Internet-Wiki, das auf Freiwilligkeit basiert, ist das Engagement im Corporate Wiki ja fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Eine hohe Beteiligung erreicht man jedoch weniger durch Zwang, der eher hinderlich als förderlich ist. Vielmehr ist eine hohe Beteiligung das Ergebnis durchdachter Einführungsstrategien und der Etablierung des Wikis als Mittelpunkt der Aktivitäten eines Teams, das Meetings organisiert, das eine Wissensbasis aufbaut oder das Inhalte für Produktdokumentationen zusammenträgt.
