Konkreter Nutzen von Firmenwikis

Mitarbeiter der Universität Tampere haben die 50 größten finnischen Unternehmen in Sachen Wiki-Nutzung befragt und ihre ebenso aufschlussreichen wie wichtigen Erkenntnisse in der Studie Experiences of Wiki Use in Finnish Companies zusammengefasst. Im ersten Artikel Wer nutzt Wikis und warum? sind die Verbreitung von Wikis in großen Unternehmen und Argumente für Wikis thematisiert worden. Im Mittelpunkt dieses Beitrags stehen neben dem tatsächlichen Nutzen von Wikis auch Probleme im Zusammenhang mit der Etablierung.

Welche Herausforderungen werden nun mithilfe von Wikis gemeistert und welche Prozesse verbessert? Welchen konkreten Nutzen haben Wikis also in der Unternehmenspraxis? Die teilnehmenden Unternehmen, die bereits mit Wikis arbeiten, sollten Aussagen über die Auswirkungen der Wiki-Nutzung durch die Vergabe von Noten zwischen 1 (trifft überhaupt nicht zu) bis 5 (trifft voll und ganz zu) jeweils konkretisieren. Die Ergebnisse sind eindrucksvoll:

• Wikis haben die Informationstransparenz gesteigert. (4,47 von 5)
• Wikis haben dafür gesorgt, dass wir immer aktuelle Informationen haben. (4,25 von 5)
• Wikis haben uns neue Methoden der Zusammenarbeit ermöglicht. (4,00 von 5)
• Wikis haben die Effizienz unserer Arbeit verbessert. (3,75 von 5)
• Wikis sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit im Unternehmen besser wird. (3,73 von 5)
• Wikis helfen unseren Mitarbeitern, sich selbst besser zur artikulieren. (3,53 von 5)
• Wikis haben die Informationen in unserem Unternehmen glaubwürdiger gemacht. (3,47 von 5)

Durchschnittlich wurde für alle Fragen ein Wert von 3,89 von 5 vergeben, was deutlich für den hohen Nutzen von Wikis spricht.

Problemquellen bei der Etablierung

Es ist indes kein Geheimnis, dass ein Wiki im Intranet kein Selbstläufer ist und der Erfolg von vielen Faktoren abhängt. Welche Probleme stehen der wirklich effektiven und effizienten Wiki-Nutzung im Wege und welche Faktoren verhindern, dass das Potenzial eines Wikis voll ausgeschöpft werden kann? Auch hier sollten Wiki-erfahrene Unternehmen die Relevanz bestimmter Aussagen bewerten:

• Zu wenige Mitarbeiter stellen aktiv und häufig Informationen in das Wiki ein. (4 von 5)
• Den Teilnehmern wird der Nutzen des Wikis nicht schnell genug klar. (3,6 von 5)
• Es ist schwierig, Teilnehmer für das Wiki zu motivieren. (3,5 von 5)
• Die Zeit für die Wiki-Nutzung reicht nicht aus. (3,4 von 5)
• Wiki-Teilnehmer nutzen lieber alte Tools und steigen nicht auf das Wiki um. (3,2 von 5)
• Es ist schwer, die Informationen aktuell zu halten. (3,2 von 5)
• Die Arbeitsteilung und Nutzungsregeln für das Wiki sind unklar. (3,2 von 5)

Durchschnittlich wurde für alle Fragen ein Wert von 2,8 von 5 vergeben, was ebenfalls für den hohen Nutzen von Wikis spricht. (Die Mitte liegt bei 3,0.) Deutlich wird aber auch, dass die Wiki-Einführung mit der technischen Integration längst nicht beendet ist (sondern vielmehr erst richtig anfängt) und dass professionelle Konzepte, wie beispielsweise Wiki-Piloten, die konsequente Umsetzung der Graswurzelstrategie und natürlich Überzeugungsarbeit nötig sind, um insbesondere die Mitarbeiteraktivierung zu unterstützen.

Learned Lessons

Dementsprechend hätten einige der befragten Unternehmen mitunter andere Herangehensweisen verfolgt bzw. sich noch stärker auf bestimmte, erfolgskritische Faktoren konzentriert, wenn sie über das Erfahrungswissen verfügt hätten. Was würden die Unternehmen heute anders machen? Einige Aussagen:

• „Der Zweck der Nutzung und die Tagesgeschäftsabläufe im Wiki sollten von Anfang an gut definiert werden.“
• „Das Wiki sollte früher breit ausgerollt und genutzt werden.“ (Das halten wir nicht für sinnvoll: Gerade ein Wiki-Pilot mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern, die einen Querschnitt des Unternehmens abbilden, ist unserer Meinung nach ein wichtiger und notwendiger Schritt im Rahmen der Wiki-Einführung.)
• „Es sollte zu Beginn nicht nur Schulungen zur technischen Nutzung des Systems geben, sondern auch zu den Konventionen und Nutzungsregeln.“
• „Wir hätten das Intranet direkt abschalten sollen, statt es parallel weiterlaufen zu lassen.“ (Auch das halten wir nicht für sinnvoll: Sämtliche Funktionen eines Intranets wird ein Wiki nicht abbilden können; so erfüllt etwa ein CMS im Intranet grundsätzlich ganz andere Aufgaben. In erster Linie schließt ein Wiki funktionelle Lücken und leistet einen signifikanten Beitrag dazu, dass bestehende Systeme wieder ihrer eigentlichen Bestimmung zugeführt werden.)
• „Mehr Training und Anleitungen für Nutzer sind wichtig und hilfreich.“
• „Die Anwendung des Wikis im täglichen Geschäft sollte den Nutzern besser erklärt werden.“

Fazit: Wiki-Nutzen entfaltet sich langfristig, Wikis haben einen hohen ROI

Nicht zuletzt geht aus der Studie hervor, dass ein Wiki seine Wirkung ganz offensichtlich langfristig entfaltet und eine Investition in ein solches System sich auf Dauer rentiert. Einige zusammenfassende Erkenntnisse:

• Je länger ein Unternehmen ein Wiki einsetzt, desto höher schätzt es den Nutzen des Wikis ein.
• Unternehmen, die das Wiki zunächst sinnvoll in einer Pilotgruppe real testen und kontrolliert einführen, sind häufig erfolgreicher damit.
• Die Anwendung von Wikis für die Generierung von Ideen und zu Dokumentationszwecken steigt mit zunehmender Nutzung des Wikis.

Die Studie macht also anhand konkreter Zahlen deutlich, dass Unternehmen Wikis einen außerordentlich hohen Stellenwert beimessen und dass Wikis einen beachtlichen Return on Investment aufweisen, was sich mit unseren eigenen intensiven Erfahrungen deckt. Es dürfte schwerlich zu bestreiten sein, dass Unternehmen, die auf ein Wiki im Intranet verzichten, im Hinblick auf die Effektivität und die Effizienz der internen Kommunikation inzwischen einen nicht unrelevanten Wettbewerbsnachteil in Kauf nehmen.

Damit ein Wiki jedoch zu einer umfangreichen und organisch wachsenden Wissensbasis wird, gilt es, Strategien zu entwickeln und gezielt anzuwenden, um die Nutzung des Systems zu fördern und Probleme aus dem Wege zu räumen – dies sind unserer Meinung nach sogar die Hauptaufgaben und die wesentlichen Herausforderungen bei der Wiki-Etablierung.

Weiterführende Informationen

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