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Vielen Unternehmen ist nicht klar, wie ein erfolgreiches Wiki-Projekt gestartet und durchgeführt werden soll. Dieser Artikel will hierüber eine Übersicht geben und grundlegend informieren. //SEIBERT/MEDIA erbringt transparente Dienstleistungen. Letztendlich kochen wir auch nur mit Wasser, haben aber mit dem Ablauf von Wiki-Projekten schon viele Erfahrungen gesammelt, die wir hier gerne darstellen möchten – unabhängig davon, ob Sie gerade ein Projekt mit uns durchführen, eines mit uns planen oder ganz ohne uns mit Ihrem Wiki erfolgreich werden wollen.

Der Ablauf eines Wiki-Projekts sieht bei uns in der Regel wie folgt aus:

1. Informations- und Orientierungsphase vor dem Auftrag

Während Sie zu Beginn das Wiki-Projekt planen und sich bei uns über einen optimalen Ablauf informieren, sind viele Leistungen von //SEIBERT/MEDIA für Sie kostenfrei. Wir bieten Ihnen eine Budget-Übersicht mit einem Orientierungs-Projektangebot für Wikis, eine Übersicht über mögliche Wiki-Workshops, vergleichen mit Ihnen führende Open-Source-Wikisysteme wie Foswiki mit kommerziellen Systemen wie Confluence.

Darüber hinaus geben wir Ihnen Studienergebnisse über die Einführungserfahrungen anderer Unternehmen, Informationen zur Mitarbeiter-Aktivierung sowie zur Bedeutung eines individuellen Wiki-Designs und weitere kostenlose Informationsmaterialien an die Hand. Gerne demonstrieren wir Ihnen in dieser Phase die Wiki-Software-Lösungen und deren Unterschiede. Zudem können wir Ihnen in Rahmen von Workshops eine kostenlose Testinstanz zur Verfügung stellen, in der Sie die Systeme schon einmal ausprobieren und prüfen können.

Unsere Wiki-Beispiele, Referenzen und die vielen öffentlichen Informationen über Wiki-Projekte wie inzwischen über 80 Fachartikel zu Wikis (davon über 25 als PodCasts für Ihren MP3-Spieler) sowie zahlreiche Videos von //SEIBERT/MEDIA und Tutorials über Wikis sollen dabei helfen, uns als qualifizierten und attraktiven Dienstleister zu positionieren.

2. Workshops und Planung und Vorbereitung

Häufig strukturieren und planen wir gemeinsam mit unseren Kunden in gemeinsamen Workshops, welche Leistungen in Wiki-Projekten erforderlich sind. Diese Workshops können sowohl bei uns in Wiesbaden als auch gemeinsam mit Ihrem Projektteam vor Ort bei Ihnen stattfinden. Natürlich bieten wir auch Webinare und Schulungen über das Internet an. Dann telefonieren wir gemeinsam und schauen gleichzeitig auf einen Bildschirm. Mit Abstand am wirkungsvollsten sind aber die persönlichen Termine bei Ihnen.

3. Auftragserteilung an //SEIBERT/MEDIA

Sie beauftragen //SEIBERT/MEDIA mit der Betreuung Ihres Wiki-Projekts. Das kann eine umfangreiche und vollständige Projektbetreuung von der Strategie-Beratung über Konzeption, Design, Umsetzung und Anpassungsprogrammierung bis zum Betrieb und der Betriebssicherstellung des Wikis sein. Wir erbringen gerne aber auch nur Teilleistungen und treten als Spezialist zur Ergänzung auf.

4. Projekt-Kickoff-Meeting und Planung des Wiki-Piloten

Der Beginn eines Wiki-Projekts ist eine wichtige Phase, weil Unternehmen hier versuchen sollten, Fahrt aufzunehmen und das Wiki nach und nach zu einem wirklichen Informationsmagneten zu entwickeln. Dazu gehört viel inhaltliche Arbeit und damit auch eine signifikante Beteiligung und Integration unserer Kunden. Wer an dem Wiki-Piloten teilnimmt und welche Aufgaben an wen übertragen werden, sind neben der Strukturierung des Projektablaufs wichtige Elemente für den Kick-off-Workshop.

5. Das Wiki-Pilot-Projekt

Als Wiki-Pilot-Projekt bezeichnet man die erste Phase nach dem Kick-off-Meeting, in der die Mitarbeiter des Unternehmens häufig in Zusammenarbeit mit einem Profi die Strukturierung und Etablierung der ersten Inhalte übernehmen. In dieser Phase brauchen Sie sogenannte „Adder“ (gemäß einer Studie, die einen Wiki-Nutzertyp „Hinzufüger“ identifiziert hat), die Ihnen dabei helfen, möglichst viele relevante Inhalte strukturiert in das Wiki einzubringen, damit es interessant und attraktiv für alle Kollegen in Ihrem Unternehmen wird. Das ist eine Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Wiki-Piloten: Erst der Inhalt gibt dem Wiki Sinn.

6. Erste Best-Practice-Beispiele in Ihrem Unternehmen

Das wichtigste Ziel des Wiki-Piloten ist nicht, eine umfassende Abbildung des Unternehmenswissen in dem neuen digitalen Informationssystem zu schaffen. Das ist ein häufiges Missverständnis. Es wäre viel zu viel Arbeit und insgesamt auch ein zweifelhaftes Unterfangen, ein paar wenige Mitarbeiter das Wissen aller Mitarbeiter digitalisieren und aufbereiten lassen zu wollen. Das Ziel des Wiki-Piloten besteht insbesondere darin, „strahlende und erfolgreiche Beispiele für die Wiki-Nutzung“ zu etablieren.

Im besten Fall laufen Ihre Mitarbeiter und Teilnehmer des Wiki-Piloten im Unternehmen herum und erzählen: „Wir haben ja dieses neue Wiki-System. Da machen wir jetzt das und das. Früher war sowas aufwändig und fehleranfällig. Mit dem Wiki ist das wirklich schnell, transparent und effizient geworden. Das solltet Ihr bei Euch in der Abteilung auch mal ausprobieren.“

7. Organische Ausweitung des Projekts

Wenn der Wiki-Pilot erfolgreich ist, setzt die oben beschriebene Mund-zu-Mund-Propaganda ein. Sollte diese wider Erwarten nicht einsetzen, sollten Sie darüber nachdenken, den Wiki-Pilot neu zu strukturieren, zu verändern oder sogar neu aufzusetzen. Mit der Mundpropaganda im Rücken können Sie sich auf den Weg machen, weitere kleine Pilot-Projekte in den einzelnen Unternehmensbereichen zu etablieren. Auch dort ist wieder das Ziel, dass für den Bereich spezifische Best Practices mit dem Wiki umgesetzt werden, die allen Beteiligten zeigen, wie wertvoll ein Wiki im Tagesgeschäft sein kann.

Bitte unterschätzen Sie diese Phase des Wachstums nicht. Es geht hierbei nicht darum, das Wiki möglichst vielen Abteilungen „aufzudrücken“, sondern dafür zu sorgen, dass mehr und mehr Begeisterte von der Wiki-Idee den richtigen Weg in die Wiki-Nutzung finden:

Ein erfolgreiches Wiki ändert Verhaltensweisen und Rituale. Zwang ist da nicht hilfreich. Erdrückende Erfolge schon.

Und noch einmal: Wenn Sie es nicht schaffen, dass Ihr Wiki sich von selbst verbreitet, gehen Sie zurück zum Piloten und prüfen und revidieren Sie. Nerven Sie niemals Mitarbeiter, die dem Wiki und den damit einhergehenden Veränderungen skeptisch gegenüberstehen, mit suboptimalen Lösungen und Kompromissen. Die entstehenden Blockaden und Abwehrreaktionen lassen sich später nur sehr schwer überwinden. In dieser wichtigen Phase des Projekts arbeiten viel zu viele Unternehmen ganz allein und lassen sich die wertvollen Erfahrungen von Wiki-Beratern entgehen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie in dieser Phase stehen. Wir haben viele Informationsunterlagen zur Aktivierung von Mitarbeitern und tolle Praxisbeispiele für die Etablierung von Best Practices im Unternehmen.

8. Der Roll-out des Wikis an mehr und mehr Mitarbeiter

Nach dem Wiki-Piloten sollten Sie nach Mitarbeitern Ausschau halten, die dem Wiki offen gegenüberstehen. Diesen sollten Sie helfen, die ersten Schritte zu gehen und Best Practices für die eigenen Bedürfnisse zu etablieren. Wenn Sie es schaffen, dass das Wiki sich als hilfreich für die Tagesgeschäftsprozesse etabliert, dann haben Sie auch gute Karten für ein Wiki als erfolgreiches Wissensmanagement-System.

9. Stoppschilder und Absperrungen auf obsolete und ausgetretene Pfade

Sobald Sie innovative Wege gefunden haben, um zum Beispiel E-Mail und Papier durch einen kontrollierten und transparenten Wiki-Prozess zu ersetzen, wird es Sie ärgern, wenn trotzdem noch die ausgetretenen Pfade genutzt werden. Wenn Sie einen besseren Weg im Wiki haben, der erprobt und erfolgreich ist, sollten Sie beginnen, Stoppschilder und Absperrungen auf diesen ausgetretenen Pfaden anzubringen.

Ja, wir empfehlen sogar, dass die Unternehmensspitze untersagt, diese suboptimalen Prozesse weiter anzuwenden. Zu diesen Anweisungen gehören aber inhaltliche Informationen, Begründungen und Diskurs. Häufig gibt es noch praktische und gute Gründe dafür, am Status Quo festzuhalten. Diese müssen erfragt, analysiert und ausgeräumt werden. Hier empfehlen wir, es wie Fredmund Malik zu halten: Seien Sie sehr skeptisch, wenn die Veränderung von wichtigen Prozessen im Unternehmen ohne Diskussion hingenommen wird. Was nicht heftig diskutiert wurde, ist häufig entweder nicht wichtig oder nicht richtig durchdacht.

10. Interne Marketing-Kampagnen für das Wiki

Je mehr Erfolge Sie im Unternehmen vorzuweisen haben, desto mehr Nutzung wird das Wiki erfahren. Sie werden mehr und mehr das Bedürfnis verspüren, all Ihren KollegInnen Zugriff auf das Wiki zu geben und sich wünschen, dass alle noch viel mehr mit dem System arbeiten. Grundsätzlich ist dies ein Prozess, der nie aufhört. Aber Sie können ihn durch interne Informations- und Marketing-Kampagnen unterstützen.

//SEIBERT/MEDIA/DESIGN entwickelt für Sie Plakate, Kugelschreiber und Notizblöcke, die auf das Wiki und die speziellen Vorteile im Unternehmen hinweisen. So hat beispielsweise einer unserer Kunden Kugelschreiber und Notizblöcke produzieren lassen, auf denen „Ich schreib’s noch ins Wiki: wiki.unternehmensname.de“ steht. Diese Maßnahme soll Mitarbeiter, die sich beispielsweise unterwegs Notizen machen, daran erinnern, dass Wissen mit anderen im Wiki geteilt werden soll, dass es transparent und verfügbar sein muss. Und eine solche Aktion muss gar nicht teuer sein:

• Aufwand für Kugelschreiber: 268,00 Euro für die Produktion (zum Beispiel 500 Stück, Senator “Challenger”, 1farbig) und 240,00 Euro für das professionelle Design plus Projektmanagement
• Aufwand für Notizblöcke: 409,90 Euro für die Produktion (zum Beispiel 500 Schreibblöcke, A5, 50 Blatt, 4/0 farbig) und 400,00 Euro für das Design plus Projektmanagement

Im Folge-Artikel Architektur eines Wiki-Projekts: Häufige Fragen von Kunden und Informationsquellen werden ergänzend Fragen zu Themen beantwortet, die für viele Kunden neu oder zumindest missverständlich gewesen sind.