Vorurteile beruhen auf Hörensagen, auf Misstrauen gegenüber Fremdem, auf aus der Masse herausgepickten Einzelfällen und auf diffusen Ängsten, selten halten sie einer soliden, unvoreingenommenen Argumentation stand.  Doch Vorurteile sind hartnäckig, gerade beim Thema Firmenwikis. In diesem Zusammenhang haben viele Gerüchte ihren Ursprung in der grundsätzlichen Skepsis gegenüber neuen Technologien und Methoden der Zusammenarbeit. Einigen dieser Urban Legends, die in Wiki-Projekten immer wieder zur Sprache kommen, wollen wir hier Argumente gegenüberstellen. Zunächst: Worum sorgen sich Entscheider?

Rechte und Kontrolle

Wir brauchen ein Rechtekonzept für eine hierarchische Kontrolle!

Ein Rechtekonzept ist eine Sache, ein Kontrollkonzept eine ganz andere. Sicherlich darf in einem Firmenwiki nicht jeder Nutzer Admin-Status erhalten und soll nicht jeder User auf sämtliche Inhaltsbereiche zugreifen können. Hierfür bieten etablierte Wiki-Systeme ausgereifte Berechtigungskonzepte.

Weniger ist aber wie so oft mehr: Geschützte Areale sollten überlegt und sparsam angelegt werden. Ist Absperrung die Regel und nicht die Ausnahme, werden viele Mitarbeiter sich fragen, warum das Unternehmen von ihnen die Weitergabe des eigenen Wissens wünscht und ihnen gleichzeitig so viele Inhalte vorenthält.

Allerdings gibt es einen feinen Unterschied zwischen Zugangs- und Inhaltskontrolle. Ja, Erweiterungen wie z.B. das Ad-hoc-Workflow-Plugin für Confluence bieten die Möglichkeit, wichtige Inhalte systematisch und automatisiert einem Prüfungs- und Freigabeprozess zu unterziehen.

Sollen aber sämtliche Inhalte kontinuierlich inhaltlich qualitätsgesichert und kontrolliert werden, gelangt man schnell in die Situation, die das Wiki eigentlich vermeiden soll: Ein Wiki lebt von seinem organischen Wachstum auf der Basis von Freiwilligkeit aufseiten der Mitarbeiter, und zu viel Kontrolle schadet, denn Überwachung schreckt ab. Muss jedes Dokument zunächst in die Freigabewarteschleife, wird am Ende kein Unterschied mehr zum klassischen Intranet bestehen, das statisch ist, in dem Inhalte nur selten aktualisiert werden und das am One Administrator’s Syndrome krankt.

Wenn eine hierarchische Kontrolle tatsächlich das bevorzugte Konzept ist und der vorherrschenden Firmenkultur entspricht, muss man ernsthaft darüber nachdenken, ob Social Media der richtige Ansatz ist und ob sich nicht andere, klassische Tools im kulturellen Kontext besser eignen.

Unternehmen, die es mit Enterprise 2.0 ernst meinen, empfehlen wir die Erarbeitung und Etablierung von Richtlinien, die für alle Nutzer verbindlich sind. Unserer Erfahrung nach ist eine solche interne Wiki-Charta der wirksamste Kontrollmechanismus.

Vertrauen wird ausgenutzt

Mitarbeitern kann man nicht trauen!

Ja, es gibt viele Unternehmen, die mit einer Kultur der strengen Hierarchien, des kategorischen Top-down-Ansatzes und des Misstrauens sehr erfolgreich wirtschaften. Solchen und allen anderen Unternehmen stellt ein Wiki die „Vertrauensfrage“: Worauf basiert das Miteinander?

Misstrauen bedeutet in der Regel nichts anderes, als die Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter geringzuschätzen oder aber ihnen böse Absichten zu unterstellen. Ist Ersteres der Fall, empfiehlt es sich, eine Wiki-Einführung zunächst aufzuschieben und sich stattdessen intensiv um den Umbau des Recruitings zu kümmern. 😉 Freilich wird man in den wenigsten Unternehmen die Mitarbeiter per se für unfähig halten. Folglich befürchtet das Management – wenn vielleicht auch unterschwellig –, dass Mitarbeiter im Wiki Unsinn anstellen und dem Unternehmen Schaden zufügen; die Stichwörter lauten hier Vandalismus, absichtlich gestreute Falschinformationen, Kontrollverlust.

Wir haben in einem anderen Artikel bereits ausführlich dargestellt, warum es sich dabei um Scheinriesen handelt und nicht um reale Bedrohungen: Ein internes Firmenwiki folgt anderen Mechanismen als ein öffentliches Forum, Wikipedia oder der Kommentarbereich eines Blogs. Es kommt nicht einfach ein Nutzer des Weges und stiftet Unheil. Und erst recht gibt es keinen Mitarbeiter, der im Firmenwiki vorsätzlich falsche Inhalte einstellt und Schaden anrichten will, sofern ihm am Fortbestehen seines Anstellungsverhältnisses gelegen ist. Und wenn er es doch tut, erwischen Sie ihn, denn im Wiki arbeitet niemand anonym und ist jede Änderung personalisiert und nachvollziehbar.

Es gibt im Wiki keinen Vandalismus, keine Trolle und keine Editierkriege, wie wir sie aus Wikipedia kennen. Und wer befürchtet, dass Mitarbeiter Informationen stehlen, sollte sich vergegenwärtigen, dass diese Gefahr überhaupt nichts mit einem Wiki zu tun hat: Ebenso gut kann jemand E-Mails nach außen weiterleiten, Unterlagen herausschleusen, Dateien aus dem DMS kopieren.

Auch hier gilt: Herrscht im Unternehmen eine Misstrauenskultur vor und bildet sie eine offenbar unüberwindliche Hürde, ist ein Wiki wahrscheinlich nicht das geeignete Werkzeug und muss man mit den vielen Nachteilen der klassischen Unternehmenskommunikation wohl leben.

Und Vertrauen heißt ja nicht, das Sagen im Unternehmen aus der Hand zu geben, mit allen Kollegen per Du zu sein und bereichsübergreifend innige Freundschaften zu pflegen. Es reicht vollkommen aus, auf das erwachsene, verantwortungsvolle, seriöse Miteinander zu setzen, das man in den allermeisten Unternehmen antrifft.

Geheimhaltung

Unsere Informationen sind alle geheim!

Natürlich muss ein Unternehmen ein ausgeprägtes Sicherheitsbedürfnis nach außen haben. Nach innen ist aus einem gesunden Sicherheitsdenken über Jahre hinweg allerdings mitunter Sicherheitsaktionismus geworden. Die Frage lautet: Welche Informationen sind sensibel und welche sollen nur um des Schützens willen geschützt werden? Die Praxis sieht häufig so aus: Es wird angestrengt und erbittert darüber diskutiert, jede noch so nebensächliche Information intern geheimzuhalten, und gleichzeitig tragen viele Mitarbeiter wirklich wichtige Daten und Inhalte auf ihren Notebooks, in E-Mails auf Smartphones, auf USB-Sticks, auf Papier spazieren.

Also: Sind Tipps und Tricks zur Bedienung der internen Software-Systeme vertraulich und schadet es dem Unternehmen in irgendeiner Form, wenn Mitarbeiter zentral auf Tutorials und Anleitungen zugreifen können? Oder auf Informationen, die neuen Mitarbeitern beim Onboarding helfen? Oder auf Projektdetails, die heute per E-Mail kursieren und Gegenstand der täglichen Flurgespräche sind? Oder auf den Bestand der Fachbibliothek? Und so weiter.

Mit einer Wiki-Einführung geht selbstverständlich nicht die Verpflichtung einher, sämtliche Informationen intern offenzulegen und z.B. die Gehälter aller Mitarbeiter zu veröffentlichen oder alle Details einer in Entwicklung befindlichen Innovation großflächig zu kommunizieren.

Wie erwähnt, bieten ausgereifte Wiki-Systeme ausgezeichnete Berechtigungskonzepte, wenn Vertraulichkeit gewährleistet werden muss: Mit ganz wenigen Klicks lässt sich der Zugriff auf einen Wiki-Bereich oder auch eine einzelne Seite auf eine ganz bestimmte Nutzergruppe oder einzelne Mitarbeiter beschränken.

Fehler passieren schnell

Wenn die Mitarbeiter frei sind, streuen sie leicht unabsichtlich Fehlinformationen!

Natürlich passieren Fehler im Wiki, aber in E-Mails, in Meetings, in der Projektarbeit ebenfalls. Bei der Arbeit mit dem Wiki machen Mitarbeiter nicht mehr oder weniger Fehler als sonst. Doch wo eine einmal an einen Kunden abgeschickte E-Mail voller peinlicher Rechtschreibfehler für immer voller peinlicher Rechtschreibfehler bleibt, besteht ein Charakteristikum eines Wikis im Viele-Augen-Prinzip.

Einen Tippfehler auf einer Wiki-Seite kann jeder Leser innerhalb von Sekunden korrigieren. Auch das gehört zum Konzept der Zusammenarbeit. Eine Wiki-Seite mit vielen Fehlern oder auch mit offensichtlich fachlichen Ungenauigkeiten kann der Kollege selbst bearbeiten und ergänzen oder den Autoren per Kommentar oder E-Mail auf die Probleme aufmerksam machen. Oft ist auch ein Hinweis an einen dritten Nutzer sinnvoll, der seinerseits fachliche Unstimmigkeiten rasch beseitigen kann.

Im Wiki machen Leute Fehler. Aber das Wiki-Konzept unterstützt eine effektive und effiziente Qualitätssicherung in besonderem Maße.

Der folgende zweite Teil des Beitrags widmet sich Ängsten und Vorurteilen auf Mitarbeiterseite.

Denken Sie über eine Wiki-Einführung nach? Benötigen Sie Unterstützung  bei einem laufenden Wiki-Projekt? Haben Sie Fragen zur  Mitarbeiteraktivierung oder suchen Sie Wege, intern politische Ressentiments zu überwinden? Wir sind Experten für  Unternehmenskommunikation mit Erfahrungen aus Dutzenden Wiki-Projekten  und helfen Ihnen gerne. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Informationen inklusive umfangreicher Videoinhalte finden Sie auch auf unserer speziellen Seite rund um die Einführung von Firmenwikis.

Weiterführende Informationen

Wiki-Studie: Was bringen Wikis konkret und welche Probleme treten auf?
Erfolgsfaktoren für Wikis: Unternehmenskulturelle Widerstände überwinden
Social-Software-Projekte: Woran die Einführung von Enterprise-2.0-Tools scheitern kann
Vandalismus und Edit Wars im Firmenwiki? Scheinriesen!
Gefahren einer Wiki-Einführung

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