Vorurteile beruhen auf Hörensagen, auf Misstrauen gegenüber Fremdem, auf vermeintlich exemplarischen Einzelfällen und auf diffusen Ängsten, selten halten sie einer soliden, unvoreingenommenen Argumentation stand. Doch Vorurteile sind hartnäckig, gerade beim Thema Firmenwikis. Einigen dieser Gerüchte, die in Wiki-Projekten immer wieder zur Sprache kommen, haben wir im ersten Teil des Artikels diskutiert. Nun betrachten wir, welche Vorbehalte viele Mitarbeiter pflegen und wie man im Rahmen einer Einführungsstrategie argumentieren und überzeugen kann.
Wissen teilen heißt verlieren
Wissen ist Macht, davon will ich lieber nichts abgeben!
Hierbei handelt es sich wohl um das Wiki-Vorurteil Nummer 1 auf Nutzerseite. Viele Mitarbeiter fürchten insgeheim um ihren „Marktwert“: Wer sein Herrschaftswissen zentral zugänglich macht, würde letztlich weniger wertvoll für den Arbeitgeber und womöglich gar überflüssig.
Das Missverständnis: Der Wert des Mitarbeiters für das Unternehmen besteht gar nicht in den Daten und Informationen, die er im Wiki hinterlegt, sondern in der richtigen, zielführenden Anwendung seines Wissens – also darin, was er in Projekten und der täglichen Arbeit tut. Die Fähigkeit, sein Wissen im Kontext anzuwenden, ist der Grund, warum das Unternehmen einen Mitarbeiter eingestellt hat und beschäftigt. Das kann man in einem Wiki-Dokument aber nicht festhalten.
Letztlich bringt das Teilen dem einzelnen Mitarbeiter keine Nachteile, sondern entscheidende Vorteile: Wenn Herrschaftswissen zentral zugänglich ist, nehmen interne Fachfragen, die aufwendig per E-Mail oder persönlich beantwortet werden müssen, ab; der Mitarbeiter hat mehr Zeit für produktive Arbeit, was ihn am Ende sogar wertvoller für das Unternehmen macht. Gleichzeitig nimmt seine interne Reputation als Fachmann stetig zu, da andere Mitarbeiter z.B. auf dem Wiki-Dashboard sehen, welche Inhalte ein Kollege einstellt und in welche Dokumente er inhaltlich einarbeitet.
Die Situation hat drei Gewinner: den Mitarbeiter, der produktiver ist und seinen Expertenstatus untermauert, die Kollegen, die Fachwissen im Wiki selbst finden können, und das Unternehmen, das von einer höheren Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter profitiert. Wissen zu teilen, heißt gewinnen.
Wikis kosten viel Zeit
Ein Wiki bedeutet viel Mehrarbeit!
Natürlich kostet die Arbeit im Wiki Zeit. Allerdings sollte ein Mitarbeiter, der Informationen ins Wiki einstellen soll, sich fragen, wie viel Zeit ihm später dadurch erspart wird, dass er den Mehraufwand initiierend in Kauf nimmt. Wir sprechen in diesem Zusammenhang von der Social Media Hurdle:
Die Grafik soll den Zusammenhang zwischen der Nutzung klassischer Kommunikationskanäle vs. Social Media und dem kurz-, mittel- und langfristigen Arbeitsaufwand verdeutlichen.
Ja, es ist einfach und man ist daran gewöhnt, schnell eine E-Mail zu schreiben.
Ja, es ist aufwendiger, das Wiki aufzurufen, sich in den richtigen Bereich durchzuklicken und eine Seite anzulegen, ehe man mit der inhaltlichen Arbeit beginnt. Außerdem ist das Dokument möglichst sinnvoll zu strukturieren, sind ggf. Tags zu vergeben etc.
Der Effekt, den die Grafik visualisieren soll, tritt erst im Zeitverlauf ein. Der Mitarbeiter, der lieber eine E-Mail geschrieben hat, muss das bei der nächsten ähnlich gelagerten Frage abermals tun: die ursprüngliche Mail heraussuchen, den Text anpassen, womöglich einen aktuelleren Anhang anfügen, Detailnachfragen wiederum per E-Mail beantworten, Weiterleitungen vornehmen, vielleicht ein angehängtes Office-Dokument, das mehrere Personen dezentral bearbeitet haben, aufwendig zusammenführen usw.
Der Aufwand der E-Mail-Kommunikation nimmt im Zeitverlauf also stetig zu. Das ausführliche Wiki-Dokument muss der Mitarbeiter dagegen nur ein Mal anlegen und vielleicht von Zeit zu Zeit um neue Informationen erweitern. Die eingangs ausgearbeitete Wiki-Seite ist beliebig oft nutzbar und kostet später so gut wie keine Zeit mehr.
Der Initialaufwand für die inhaltliche Arbeit im Wiki zahlt sich mittel- und langfristig also in Form von weniger Aufwand für die interne Kommunikation und mehr Zeit für produktive Tätigkeiten aus. Somit hilft die Arbeit im Wiki jedem einzelnen Mitarbeiter dabei, später Zeit einzusparen, und zwar dem Leser und dem Verfasser der Inhalte gleichermaßen.
Fehler sollte besser niemand machen
Fehler sind in meinem Unternehmen nicht erwünscht, die macht man besser nicht!
Fehler sind in keinem Unternehmen erwünscht – aber das hat nichts mit dem Wiki zu tun. Jedenfalls fordert ein Wiki nicht mehr oder weniger Fehler heraus als andere interne Systeme, als E-Mails, als Präsentationen, als Meetings, als die tägliche Arbeit im Projekt.
Doch natürlich ist ein Wiki ein neues System, das man kennenlernen muss; es ist für alle im Unternehmen Neuland, auch für das Management und das Wiki-Team. Bei einer Wiki-Einführung muss unbedingt gelten: Fehler sind hier erlaubt.
Hier sind Unternehmensführung und Wiki-Team gefragt, Mitarbeitern die Angst vor Fehlern zu nehmen und ihnen zu kommunizieren, dass das Wiki zunächst auch dazu dient, auszuprobieren und Möglichkeiten zu erforschen. Eine Bestrafungskultur ist Gift für eine Wiki-Teilnahme, weil in einem Wiki Fehler ja über die Historie dauerhaft verfügbar bleiben. Mitarbeiter, die nach den ersten Gehversuchen wegen eines falsch einsortierten Wiki-Dokuments zur Schnecke gemacht werden, werden das System künftig höchstwahrscheinlich meiden.
Im Rahmen der Wiki-Einführung hat eine Kultur des Vergebens und Vergessens also hohe Priorität: Ein Wiki-Dokument durchlebt im Idealfall einen kontinuierlichen Prozess von iterativen Ergänzungen, Änderungen und Korrekturen. Und in einem solchen Prozess wiegen Fehler weit weniger schwer als in gewohnten Arbeitsprozessen. Niemand ist vor Fehlern gefeit und jeder macht im Tagesgeschäft welche. Ein Wiki verzeiht Fehler schneller als jedes andere Werkzeug.
Denken Sie über eine Wiki-Einführung nach? Benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt? Haben Sie Fragen zur Mitarbeiteraktivierung oder suchen Sie Wege, intern politische Ressentiments zu überwinden? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation mit Erfahrungen aus Dutzenden Wiki-Projekten und helfen Ihnen gerne. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Informationen inklusive umfangreicher Videoinhalte finden Sie auch auf unserer speziellen Seite rund um die Einführung von Firmenwikis.
Weiterführende Informationen
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