Leser sollen im Firmenwiki Informationen möglichst schnell erfassen und rasch Mehrwert aus den vorgehaltenen Inhalten ziehen können. Und wenn Unternehmen Informationen in einem öffentlichen Wiki oder einem Extranet auf Wiki-Basis anbieten, sind eine vollständige Operationalisierung und eine sorgfältige Qualitätssicherung sowieso Pflicht. Daher ist es hilfreich, beim Erstellen von Wiki-Seiten einige checklistenartige Tipps im Hinterkopf zu haben.

Wird dem Leser eine klare Aussage bzw. ein eindeutiger Schwerpunkt vermittelt?

Wiki-Seiten sollen leicht zu erfassen sein, damit das Wiki eine seiner großen Stärken entfalten kann: Effizienz. Voraussetzungen dafür sind, dass eine Seite auch nur ein Thema hat (sofern es sich nicht gerade um eine Portal- oder Übersichtsseite handelt) und dass die Inhalte formal web-typisch aufbereitet sind, also den Lesegewohnheiten der Nutzer im Internet entsprechen: Die wichtigsten Informationen stehen am Anfang, der Seitenaufbau folgt dem Konzept der Inverted Pyramid.

Wirkt die Seite gut strukturiert und nicht zu chaotisch?

Auch die klare, durchgehende Strukturierung hilft maßgeblich, Content schnell und effizient zu überfliegen. Sinnvolle Gliederungen mit aussagefähigen, einheitlich gebrauchten Zwischenüberschriften, kurze Absätze und rasch erfassbare Listen sind gute Voraussetzungen.

Stehen auf der Seite nur aktuelle Informationen?

Veraltete (und heute womöglich gar falsche) Inhalte führen immer zu Missverständnissen und Ärgernissen. Wer eine Wiki-Seite bearbeitet, sollte darauf achten, den Content auf Gültigkeit zu scannen. Auch die Etablierung eines Wiki-Gärtners, der das interne oder externe Wiki pflegt und eine systematische Qualitätssicherung betreibt, ist ein probates Mittel, um die inhaltliche Aktualität sicherzustellen.

Stehen nicht zu viele Informationen auf der Seite? Ist die Seite nicht zu lang?

Wiki-Seiten sollten kompakt sein und die wesentlichen Informationen auf den Punkt bringen. Die wenigsten Leser kämpfen sich gerne durch Textwüsten, die etliche Bildschirme füllen. Bei sehr vielen Informationen zu einem Thema bietet es sich an, eine Portalseite einzurichten und die Inhalte auf mehrere untergeordnete Spezialseiten zu verteilen.

Sind die Texte fehlerfrei?

In internen Wikis sind Tipp- und Flüchtigkeitsfehler ärgerlich, auf öffentlichen Seiten oder in einem Kunden-Wiki machen sie einen unprofessionellen und schlampigen Eindruck. Die wenigen Sekunden, um seinen Text noch einmal korrekturzulesen, sind immer eine gute Investition.

Werden wichtige Design-Grundsätze berücksichtigt?

Insbesondere externe Wiki-Seiten sollten professionell und sorgfältig erstellt werden und einige zentrale Gestaltungsanforderungen erfüllen. Gibt es zwischen allen Inhalten genügend Abstand, "kleben" die Bilder nicht am Text? Kommen Überschriften einheitlich zum Einsatz? Laufen Inhalte in Gestaltungselementen nicht über die illustrativen Elemente? Sieht der Zeilenumbruch gut aus oder muss man ggf. einen benutzerdefinierten Umbruch herbeiführen? Haben Bilder und Widgets eine einheitliche Größe bzw. unterscheiden sich unterschiedliche Formate ausreichend voneinander? Die Erstellung exakt definierter Seitenvorlagen ist in diesem Zusammenhang sicherlich hilfreich. Bei besonders relevanten Seiten kann die Qualitätssicherung durch einen Designer nicht schaden.

Gibt es zu Multimediainhalten sinnvolle, kurze Erläuterungen?

Mitarbeiter und Kunden möchten wissen, ob es sich lohnt, die begrenzte Zeit in ein eingebundenes Video oder eine integrierte Slideshare-Präsentation zu investieren. Eine knappe, aber aussagekräftige Zusammenfassung hilft bei der Entscheidung. Außerdem ist es sinnvoll, Multimediainhalte wie Tutorials, Anleitungen, Produktvideos usw. nicht nur per Widget, sondern auch als Download-Version anzubieten, vor allem wenn man mit einem öffentlichen Wiki oder einem Extranet auf Wiki-Basis Unternehmenskunden anspricht, da viele Firmen die Nutzung von Multimediadiensten wie YouTube unterbinden.

Sind die Inhalte auf der Seite nicht redundant?

Gerade in vergleichsweise häufig bearbeitete und aktualisierte Seiten schleichen sich schnell Inhalte ein, die bereits in ähnlicher Form vorgehalten werden. Redundanzen auf ein und derselben Page sind bei der Erstellung vergeudete Zeit und beim Lesen ärgerlich und ineffizient. Es hilft schon, das zu editierende Dokument vor dem Ändern kurz zu überfliegen, um festzustellen, ob eine kleine Ergänzung des bestehenden Textes bereits ausreicht oder ob tatsächlich ein neuer Abschnitt nötig ist.

Gibt es sinnvolle Stellen, um Teaser-Boxen oder Buttons einzusetzen?

Störer wie Teaser und Buttons sind aufmerksamkeitsstarke und aktivierende Elemente, die sich sehr gut dazu eignen, Nutzern bestimmte Klickpfade vorzuzeichnen oder zentrale Informationen hervorzuheben. Maßvoll verwendet, helfen diese Elemente Nutzern, relevante Inhalte noch schneller zu erfassen bzw. weitere zentrale Infos schnell zu erreichen.

Gibt es einen weiterführenden Links oder Crosslinks, ist die Seite mit Tags verschlagwortet?

Sowohl in internen als auch in öffentlichen Wikis ist es wichtig, Kontext herzustellen und für eine bestmögliche Auffindbarkeit zu sorgen. Dies lässt sich über interne Verlinkungen und das Setzen von sinnvollen Schlagwörtern einfach realisieren. Außerdem ist eine zweckmäßige Verortung innerhalb der Wiki-Hierarchie kaum verzichtbar.

Sind Links dynamisch?

Wird im Wiki ein Link in Form einer URL gesetzt, funktioniert er natürlich nur, solange diese URL aufrufbar ist. Benennt nun ein anderer Mitarbeiter eine verlinkte interne Wiki-Seite um oder verschiebt sie, führt der statische Link auf eine unschöne Fehlerseite. Confluence bietet hier bequeme Abhilfe: Im Menü Verknüpfung einfügen lassen sich mit Suchen bzw. Kürzlich angezeigt dynamische interne Links setzen. Werden sie umbenannt, wird automatisch der Link angepasst.

Werden Umlaute und Eszetts in Seitentiteln vermieden?

Ein Wiki generiert aus dem Seitentitel die URL, unter der die Page erreichbar ist. Im Idealfall geht aus dieser URL bereits konkret hervor, welche Inhalte den Nutzer erwarten. Confluence akzeptiert zwar Eszetts und Umlaute in Seitentiteln, allerdings wird durch ein simples Ü aus einer aussagekräftigen URL wie

http://infos.seibert-media.net/display/Productivity/Tipps-fuer-Wiki-Seiten

die kryptische Adresse

http://infos.seibert-media.net/pages/viewpage.action?pageId=11209237.

Auch unter SEO-Aspekten sind "sprechende" Links natürlich deutlich hilfreicher.

Sind die konzeptionellen Vorgaben (Inverted Pyramid, Kürze) einmal verinnerlicht, sind die einzelnen Operationalisierungs- und Qualitätssicherungsmaßnahmen nicht aufwendig und zumeist eine Sache von Sekunden. Berücksichtigt man diese operativen Hinweise, schafft man gute Voraussetzungen, um Usern in internen, öffentlichen und Kunden-Wikis angenehme, zielführende Nutzererlebnisse zu bieten.

Weiterführende Informationen

Denken Sie über eine Wiki-Einführung nach? Möchten Sie mehr über die Potenziale von Firmenwikis wissen? Oder benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation mit Erfahrungen aus weit über 100 Wiki-Projekten und helfen Ihnen gerne. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an.

Ausführliche Informationen inklusive umfangreicher Videoinhalte finden Sie auch auf unserer speziellen Seite rund um die Einführung von Firmenwikis und in unserem umfangreichen Wiki-Orientierungsangebot in unserem öffentlichen Wiki mit ausführlichen Leistungsbeschreibungen und Beispielkalkulationen.

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