Wiki-Einführungskampagne: Die Initialzündung für ein erfolgreiches Firmenwiki

7. Mai 2012 von Katja Weingärtner

Ein Enterprise Wiki ist dann erfolgreich und entfaltet dann seinen hohen Return on Investment, wenn viele Mitarbeiter es intensiv nutzen. In den wenigsten Unternehmen läuft eine Wiki-Einführung aber von allein und kommen die Mitarbeiter von sich aus sofort nach einem großflächiger Rollout in Scharen ins System. Eine gezielte Wiki-Einführungskampagne kann sehr gute Voraussetzungen schaffen, um das Wiki unternehmensweit bekannt zu machen und zu etablieren.

Besondere Herausforderungen bei einer Wiki-Einführung liegen in der Regel im kulturellen und organisatorischen Bereich. Drei Faktoren sind daher bei der Einführung von Bedeutung:

  • Informieren und schulen
  • Interesse wecken und begeistern
  • Die Zielgruppen einbeziehen

Informieren und schulen

Natürlich müssen die Mitarbeiter erst einmal wissen, dass es ein neues System gibt und was man damit anfangen kann. Eine E-Mail mit einem Hinweis auf das neue Wiki ist gut und schön, führt aber in den seltensten Fällen zu einem Knalleffekt. Es bedarf häufig mehr Energie und Einfallsreichtum, um das Wiki zu promoten. Nur wenn es bekannt und präsent ist, wird es auch genutzt.

Darüber hinaus ist die Schulung der Anwender kaum verzichtbar, sofern es sich nicht um besonders technologieaffine Mitarbeiter handelt, die selbst Spezialfunktionen effektiv und effizient von alleine herausfinden. Durch Information und Schulung lässt sich Angst vor dem neuen System abbauen und gleichzeitig der Sinn und Zweck des Mediums vermitteln.

Dies sind einige geeignete Maßnahmen:

  • Blogartikel, Artikel in Mitarbeiterzeitschriften, interne News etc.: In thematischen Häppchen über das System und sein Konzept sowie Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen, Nutzen, Vorteile und Hintergründe informieren
  • Anwender-Workshops: Persönliche Einführung in die Arbeit mit dem Wiki und paxisnahes Training
  • Screencasts: Videos zu Grund- und Spezialfunktionen des Wikis und einzelnen Arbeitsschritten
  • Zentrale Hilfe: Bereich im Wiki mit Anleitungen, Hilfestellungen und Tipps und Tricks (Für Confluence bietet //SEIBERT/MEDIA übrigens eine solche deutsche Hilfe an.)

Interesse wecken und begeistern

Ein Wiki beeinflusst viele Prozesse und Konzepte im Unternehmen und führt zu Veränderungen – aber nur, wenn die Leute es nutzen. Ein zentraler Aspekt einer Einführungskampagne: Ein Wiki ist etwas Neues und Sympathisches, es lohnt sich, sich für dieses Werkzeug und das mit ihm verbundene Konzept zu interessieren. Das Wiki kann für jeden Mitarbeiter hilfreich und nützlich sein.

Aufmerksamkeitsstarke Marketing-Maßnahmen helfen, passgenau auf die Anwendungsfälle des Firmenwikis hinzuweisen. Umsetzungsmöglichkeiten beginnen bei Streuartikeln wie einfachen Kugelschreibern oder Notizblöcken, die – mit der richtigen Botschaft versehen – an die Nutzung des Wikis erinnern. Mehr Raum für individuelle Botschaften bieten beispielsweise Plakate oder Pappaufsteller, die dort, wo sich viele Mitarbeiter aufhalten (z.B. in der Kantine oder im Eingangsbereich) wahrgenommen werden. Beispiele für solche Give-Aways und Gimmicks finden Sie hier.

Je größer die Skepsis Ihrer Mitarbeiter gegenüber dem neuen Wiki-System ist, desto wichtiger ist eine individuell auf die eigenen Anforderungen zugeschnittene Idee. Hier sind einige Möglichkeiten, um insbesondere Key User zu begeistern, die wiederum ihre Kollegen anstecken, und den Austausch unter den Kollegen zu fördern:

  • Interessante Wiki-Dokumente per E-Mail kommunizieren: Nutzen bieten und User dadurch ins Wiki locken
  • Plakate auf den Fluren: Neugierde wecken, die Kernbotschaft kommunizieren, konkrete Ankündigungen vermitteln
  • Virale Aktion: Mit ungewöhnlichen internen Marketing-Aktionen, die sich herumsprechen, überraschen und neugierig machen
  • Give-Aways für Mitarbeiter: Nützliche gebrandete Geschenke, die häufig in Gebrauch sind oder zur Streuung des Themas beitragen und so den Mitarbeitern das Thema “Wiki” immer wieder vor Augen bringen (z.B. Stifte, Post-its, Blöcke, Tassen)

(Ziele und Umsetzung solcher Marketing-Maßnahmen können Sie ausführlich auch in einem Auszug aus unserem Fachbuch über Enterprise Wikis nachlesen: Kleine Maßnahmen mit großem Effekt.)

Die Zielgruppen einbeziehen

Jedes Unternehmen ist anders und jeder Mitarbeiter hat andere Wünsche und Vorstellungen. Und die Mitarbeiter sind es, die täglich mit dem Wiki arbeiten sollen. Sie einzubeziehen, ist ein nicht zu vernachlässigender Bestandteil der Einführung und Optimierung eines Wikis. Möglichkeiten sind:

  • Collaboration Day: Mitarbeiter einbeziehen, um die Wiki-Nutzung weiterzuentwickeln und die Voraussetzungen für von den Mitarbeitern gewünschte Anwendungsfälle zu schaffen
  • Umfrage zur Wiki-Nutzung: Feedback zur Akzeptanz und Vorschläge für Optimierungen erhalten

Was bringt eine Kampagne?

Eine Einführungskampagne dient als Initialzündung, um die Mitarbeiter von der Idee hinter dem neuen Tool zu begeistern, und motiviert zur Teilnahme. Sie lenkt gezielt die Aufmerksamkeit auf das Wiki und weckt Interesse.

Die Omnipäsenz der Wiki-Idee in ihrer unmittelbaren Arbeitsumgebung bringt den Usern den Nutzen des Wikis immer wieder vor Augen – über Plakate in den Fluren, Blöcke und Kugelschreiber in den Meeting-Räumen, die Kaffeetasse mit Aufdruck auf dem Tisch usw.

Nimmt ein Mitarbeiter die Wiki-Idee mit einem positiven Gefühl auf (weil er z.B. etwas geschenkt bekommt oder etwas witzig oder schön findet), erinnert er sich höchstwahrscheinlich eher an diese Idee als an eine neutral übermittelte Information. Durch gezieltes Kommunizieren der relevantesten Vorteile der Arbeit mit dem Wiki wird ein Bewusstsein für den Nutzen des Systems geschaffen. Dies erhöht die Bereitschaft mitzumachen.

Hat der Mitarbeiter dann erste positive Erfahrungen mit dem System gemacht und den Nutzen auch für sich persönlich verstanden, baut er eine Identifikation mit dem Wiki auf und ist vielleicht sogar begeistert. Solche Kollegen werden zu Multiplikatoren der Idee im Unternehmen und stecken andere Kollegen mit ihrer Begeisterung an.

Es kommt bei einer Wiki-Einführungskampagne hauptsächlich darauf an, die Mitarbeiter in die richtige Richtung zu stoßen. In dieser Richtung heißt es “Mit dem Wiki arbeiten wollen!” statt “Mit dem Wiki arbeiten müssen …” Wir helfen Ihnen gerne dabei, diesen Weg einzuschlagen!

Weiterführende Informationen

Denken Sie über eine Wiki-Einführung nach? Benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt im Hinblick auf die Mitarbeiteraktivierung und die Ankurbelung der Nutzung? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation mit Erfahrungen aus weit über 100 Wiki-Projekten und kennen die vielfältigen technologischen, organisatorischen und unternehmenskulturellen Aspekte genau, die die Etablierung eines Wikis beeinflussen können. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an.

Ausführliche Informationen inklusive ausführlicher Videoinhalte finden Sie auch auf unserer speziellen Seite rund um die Einführung von Firmenwikis und in unserem umfangreichen Wiki-Orientierungsangebot in unserem öffentlichen Wiki mit ausführlichen Leistungsbeschreibungen und Beispielkalkulationen.

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