Vorteile der Abrechnung nach Aufwand

Jeder der sich im Projekt-Geschäft bewegt kennt die zwei häufigen Abrechnungsarten. Die Abrechnung zum vereinbarten Festpreis und die Abrechnung nach Aufwand. Beide haben Tücken und Schwächen. Und in beiden Fällen gibt es Vorteile. Das Für und Wider der Abrechnungsformen soll hier dargestellt und beleuchtet werden. Es braucht nicht verhehlt zu werden, dass dieser Artikel auch ein Plädoyer für die Abrechnung nach Aufwand ist.

Die Abrechnung zum Festpreis

Vermeintliche Vorteile für den Auftraggeber:

  • Fester und kalkulierbarere Preisrahmen – Für viele Unternehmen ist dieser Vorteil schon der entscheidende, weil er in die Systematik der Budget-Planung und die Denkweise vieler Buchhalter und Finanzmanager passt. Frei nach dem Motto: “Wir kaufen eine Dienstleistung genau so ein, wie Ubiquitäten im Supermarkt.”
  • Viele Dienstleister lassen sich auf Festpreisverträge ein, bei denen der Leistungsumfang nicht exakt definiert ist. Ohne diese Definition ist es später nicht möglich, den Aufwand auf das ursprünglich kalkulierte zu beschränken.
  • In der oben genannten und vielen weiteren Situationen erhält der “starke Einkäufer” (Auftraggeber) die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen in den Vertrag zu integrieren, ohne dass der Dienstleister eine zusätzliche Vergütung erwirken kann.
  • In vielen Fällen erhält der Auftraggeber im ersten Projekt mehr Leistung für weniger Geld.

Nachteile für den Auftraggeber:

  • Unsicherheit, welche Leistung der Auftragnehmer genau erbringen wird. In der Regel sind gerade komplexe Software-Projekte im Vorfeld gar nicht genau zu dokumentieren.
  • Kaum Einfluß – Der Auftragnehmer kann in der Regel selbst bestimmen, welche Teile des Auftrags er wie ausgestaltet. Für die Erfüllung der Vertragsanforderungen reichen in der Regel bereits 20% der eigentlich gewollten Leistung.
  • Gefahr von hohen Zusatzkosten – In Software-Produkten entstehen die Wünsche der Kunden mit der Entwicklung der Software. Fast 75% der Anforderungen von Kunden, die mit Verfügbarkeit des ersten Prototyps einer Software von Kunden vorgebracht werden, beziehen sich auf inhaltliche Erweiterungen oder Änderungen des bisher gewollten. Lediglich 25% beziehen sich auf Funktionsfehler oder Nichteinhaltung der geplanten Funktionen. Aus diesen zusätzlichen Anforderungen können Auftragnehmer jederzeit enorme Zusatzforderungen etablieren. Natürlich kann der Auftraggeber einen zusätzlichen Auftrag unterlassen. Aber wer will eine Software ohne Weiterentwicklung überhaupt aus der Taufe heben?
  • Fixierung auf Budgets statt auf Inhalte – Anstelle sich auf die relevanten inhaltlichen und fachlichen Ziele zu konzentrieren ist der “professionelle” Dienstleister bei Festpreisen geradezu angehalten sich auf die Budgeteinhaltung zu konzentrieren und seinen Leistungseinsatz zu minimieren, um den Profit zu maximieren.
  • Kurzfristperspektive – Wenn ein Auftragnehmer sich im ersten Projekt verkalkuliert haben sollte, wird er in Erweiterungen des Projekts oder Folgeprojekten versucht sein, seinen vermeintlichen Verlust auszugleichen. Der Auftraggeber hat keinen Einblick in die Kalkulation und kann das im Zweifel nicht einmal nachvollziehen.
  • Kostspieliger Administrationsaufwand – Jede Änderung und jede Anforderung bedarf eines Angebots. Das muss erstellt werden, was mit in die Kostenkalkulation eingeht. Jedes Angebot bedarf einer Beauftragung seitens des Auftraggebers und einer Auftragsbestätigung seitens des Auftragnehmers. Selbst bei einer wohlwollenden pauschalen Schätzung sind die Gesamtaufwände für ein Angebots-Auftragsverfahren mit mindestens 1 Stunde pro Partei vermutlich günstig geschätzt. Zeiten, die bezahlt und berücksichtigt werden müssen.

Die Abrechnung nach Aufwand

Vorteile für den Auftraggeber:

  • Konzentration auf den Erfolg – Da der Auftragnehmer nicht durch ständige Reduktion und Budgeteinhaltungszwänge abgelenkt wird, kann er sich voll und ganz auf den Erfolg des gemeinsamen Projekts konzentrieren.
  • Freiheit bei Ausgestaltung – Wenn man sich nicht sklavisch an eine “ursprüngliche” und durch die hohe Abstraktion zu Beginn häufig auch schlechte erste Planung halten muss, kann eine evolutionäre und auf die tatsächlichen Bedürfnisse abgestimmte Entwicklung ermöglicht werden.
  • Langfristige Kooperation – Da der Auftraggeber nur bezahlt, was er auch erhält, braucht er nicht ständig in aufwändigen Angebotsvergleichen zu prüfen, ob die Einzelleistung fair kalkuliert ist.
  • Lerneffekte – Eine Abrechnung nach Aufwand erfordert, dass der Dienstleister “die Hosen herunter läßt” und dem Auftraggeber intimen Einblick in die eigenen Aktivitäten gewährt. Ohne eine exakte Zeiterfassung und detaillierte Aufschreibung und Dokumentation fehlen nicht nur die Grundlagen für eine Abrechnung nach Aufwand sondern auch schnell das Vertrauen des Auftraggebers. Bei Verfügbarkeit einer solchen Zeiterfassung sind die Lerneffekte für den Auftraggeber dafür um so größer. Er kann schnell einschätzen, welche Arbeiten, wie lange dauern und welche Mitarbeiter schnell und effektiv arbeiten.
  • Schnelle Reaktionsfähigkeit wie vom Arbeitskollegen – Da nicht jede Kleinigkeit erst über ein Genehmigungs- und Angebotsverfahren abgewickelt werden muss, können die Entwickler im direkten Kontakt mit den Kunden Arbeitsinhalte abstimmen und direkt umsetzen. Das sorgt dafür, dass Entwickler so unkompliziert und schnell im Zugriff wie Arbeitskollegen im eigenen Unternehmen sind. Bei //SEIBERT/MEDIA wird regelmäßig der Begriff des embedded employees benutzt.
  • Optimierungspotenzial – Dadurch, dass Auftraggeber und Auftragnehmer vollen Einblick in die Leistungen haben und Transparenz herrscht, besteht eine hervorragende Grundlage, um Optimierungen durchzuführen. Es können leicht überflüssige und langatmige Arbeiten identifiziert und vermieden werden. Das spart auf beiden Seiten Aufwände und Kosten.

Voraussetzungen
Folgende grundlegenden Voraussetzungen muss ein Dienstleister anbieten können, um eine Abrechnung nach Aufwand sinnvoll und attraktiv zu machen:

  • Exakte Zeiterfassung – Alle Leistungen müssen peinlich genau erfasst werden. Bei //SEIBERT/MEDIA werden Arbeitszeiten minutengenau erfaßt.
  • Ausführliche Dokumentation – Alle Arbeiten müssen genau und verständlich beschrieben werden, damit der Kunde versteht warum, wann und an welcher Stelle Aufwände entstanden sind und wie diese ggf. zukünftig vermieden oder optimiert werden können.
  • Faire und kulante Abrechnung – Nicht alle Leistungen sind abrechenbar und nicht jeder Mitarbeiter arbeitet gleich schnell. Zu einer Abrechnung nach Aufwand gehört seitens des Auftragnehmers auch ein realistischer Blick auf die eigenen Leistungen. Eine faire Abrechnung schafft Vertrauen und langfristige Kooperation. Überhöhte Rechnungen sind leicht identifizierbar und sorgen schnell für Mißtrauen.
  • Professionalität und Kompetenz – Nach Aufwand kann nur abrechnen, wer sich nicht erst in Dinge einarbeiten oder einlesen muss. Wer weiß, dass er erst Grundlagen der eigenen Kompetenz erarbeiten muss, sollte diese Leistungen von der Fakturierung ausnehmen. Nur kompetente Arbeiten sind für eine Abrechnung relevant. Das gilt auch für Festpreise.
  • Vertrauen – Wie auch bei Festpreisen gilt für die Abrechnung nach Aufwand, dass sich nur ein vertrauensvoller Partner als Dienstleister für eine Abrechnung nach Aufwand qualifizieren kann. Daher werden erste Projekte nur selten nach Aufwand abgerechnet werden können. Das ist erst möglich, wenn erste Projekte gemeinsam erfolgreich abgewickelt werden konnten.

Zusammenfassung

Langfristig führen Festpreisprojekte immer zu Winner-Loser-Situationen.

Gewinner ist der Dienstleister, wenn er es schafft, seinen Angebote mit großen Kalkulationspuffern zu versehen und seine tatsächlichen Leistungen zu minimieren. Der Auftraggeber wird als Gewinner bemüht sein, dem Auftragnehmer Leistungen im Rahmen des Auftrags aufzudrücken, die eigentlich nicht Bestandteil von dessen Kalkulation sind.
Aber kann es Sinn einer langfristig ausgelegten Partnerschaft sein, dass der eine versucht, seine Leistungen zu minimieren und bei der Kalkulation große Puffer einzubauen, während der andere Gleiches ins Gegenteil zu verkehren versucht? Wohl kaum. Das klingt mehr nach Politik und Taktik statt nach Konzentration auf die Sache und deren Erfolg.

Entscheiden Sie sich für ein kurzfristiges Intermezzo mit einem Dienstleister, sollten Sie auf Festpreise beharren. In der Regel sind Dienstleister bereit in eine neue Kundenbeziehung zu investieren und sie können aus dem ersten Projekt als “Winner” hervorgehen. Wenn danach eine langfristige Perspektive wichtig und sinnvoll ist, sollten Sie eine Abrechnung nach Aufwand in Betracht ziehen. Sie ist die fairste und nachhaltigste Form der Kooperation in Software-Projekten.

Quellen:

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