HP Digital Sender: Ein Schritt ins papierlose Büro

Es gibt sie schon lange: große und teure Kopierer, die auch Scannen können. Sie schicken Dokumente an lokale PCs oder vorkonfigurierte E-Mail-Adressen. Aber eigentlich sind es eben Kopierer – zum Kopieren. Sie produzieren Papier und vermeiden es nicht.

Der HP Digital Sender ist anders. Er ist nebenbei auch ein Kopierer. Aber ein eher schlechter.

Das Gerät ist dafür geeignet, um ein Papierdokument mit einer oder beliebig vielen Seiten als PDF-Dokument in schwarz-weiss oder Farbe per E-Mail zu verschicken. Nicht mehr und nicht weniger.

Das besondere an dem Gerät ist, dass er diesen Vorgang so narrensicher macht, dass er im Büroalltag schnell funktioniert und dadurch auch wirklich eingesetzt wird.

Für die Installation braucht man nur folgendes:

  • Strom
  • eine IP-Adresse im Netzwerk und Anschluss daran
  • einen Zugriff auf ein LDAP-Verzeichnis oder Active Directory für die Benutzer

Wenn man kein LDAP-Verzeichnis hat, kann man die Benutzer über eine einfach zu bedienende HTML-Oberfläche leicht selbst einfügen.

Das Scannen und Versenden eines Papierdokuments erfolgt so:

  1. Dokument einlegen – Mehrseitige Dokumente sind auch kein Problem, dürfen aber natürlich wegen des Einzuges nicht getackert sein. Ansonsten kann man bei Büchern natürlich auch die einzelnen Seiten auf das Scanglas legen.)
  2. Betreffzeile für E-Mail auf großer Tastatur des Geräts eingeben.
  3. Empfänger-E-Mail-Adresse eingeben – Über das Netzwerk kann sich der DigitalSender E-Mail-Adressen aus einem zentralen Pool ziehen, wenn gewünscht.
  4. Notiz eingeben und Einstellungen vornehmen, wenn gewünscht.
  5. Dokument abschicken, indem der Scan- und Versende-Knopf gedrückt wird. Der Scan-Vorgang ist sehr schnell erledigt.

Vorteile eines HP Digital Senders:

  • Digitalisierung des Posteingangs (Briefe, Korrespondenz) möglich
  • Elektronische Verarbeitung, Freigabe und Zahlung von eingehenden Rechnungen möglich
  • Sofortige Kommunikation und Dokumentation von unterzeichneten Verträgen (Aufträge, Mitarbeiterverträge, …) und damit größere Unabhängigkeit von der Verfügbarkeit des Papiers
  • Verbesserung der Potenziale für Unternehmensdokumentation und Dokumenten-Management-Systeme
  • Geringere Abhängigkeit der Präsenz bestimmter Mitarbeiter an bestimmten Orten
  • Anstelle doof vor einem Fax zu stehen und zu warten, bis es durchläuft, kann man unterzeichnete und andere wichtige Dokumente nun schnell und einfach per Mail verschicken.

Meine Empfehlung: Besorgen Sie sich einen HP Digital Sender für Ihr Unternehmen!

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