Rezepte gegen die E-Mail-Flut: E-Mails effizient beantworten

In einer speziellen Serie unter dem Titel “Inbox Zero” stellt Merlin Mann seine Ideen und Konzepte für mehr Produktivität bei der Beantwortung von E-Mails dar. Mann präsentiert Fertigkeiten, Werkzeuge und Einstellungen, die man entwickeln und nutzen sollte, um der steigenden Flut von wichtigen, interessanten und überflüssigen elektronischen Nachrichten Herr zu werden. Dabei sind sowohl seine unkomplizierte und direkte Schreibweise als auch die listenartigen Anweisungen interessant und hilfreich.

Hier einige Auszüge:

Terminieren Sie “E-Mail-Blöcke”, in denen Sie sich um Ihre E-Mails kümmern. Wer ständig jede neue eingehende Mail prüft und beantwortet kommt nicht selten zu kaum anderem (Siehe auch: Desktop-Benachrichtigungen zerstören Produktivität und Kreativität). In einem ersten Schritt schlägt Mann vor, sich zu überlegen, wie häufig man eigentlich wirklich folgendes machen muss:

  1. Checking for/being notified of any new email — even dumb stuff
  2. Scanning your new messages for items needing time-critical input from you
  3. Quickly responding to the time-critical items
  4. Processing “the pile” into actions, calendar events, and messages in need of a short response only
  5. Responding to new and non-critical messages that have accumulated
  6. Performing occasional metawork like mailbox refactoring, rules tweaking, etc.

Er rät die Intervalle so hoch wie möglich zu wählen und dann zum Beispiel wie folgt zu verfahren:

  1. New email check + scanning + super-fast responses: 2 minutes every 20 minutes
  2. Non-critical responses: 10 minutes or 5 emails every 90 minutes
  3. Processing “the pile”: 2 minutes every hour + 15 minutes at the end of the day
  4. Metawork: 15 minutes twice a week
  5. Further culling, responding, and clearing “the pile”: Through the day, as available, in 5-8 minute dashes

Und darüber hinaus? Keine E-Mails lesen. Produktivere Sachen erledigen! Aus eigener Erfahrung kann ich bestätigen, dass die Produktivität dadurch deutlich steigt.

Benefits of the scheduled email dash

  • gets you out of the perpetual notification business
    • allowing you to focus on your non-email work without interruption or distratction
    • perchance to get some flow on!
  • gives you more contextual insight into your true priorities
    • rather than letting the existence of new mail always equate the need for your instant and undivided attention
    • slightly higher-level vantage point lets you choose richest targets in context
    • dash format forces you to wisely pick best use of your time
    • surprisingly many “crises” will resolve themselves between dashes
  • a regular schedule firewalls your time and attention
    • ensures that you won’t get so absorbed in hitting “Get new mail” that the real “thinking work” gets short shrift
    • says you take your email work seriously enough to give it access to your brain as well as your eyes

Mehr zum Thema im Original: Inbox Zero: Schedule email dashes

In anderen Artikeln erklärt Mann, dass man sich darüber klar werden müsse, dass es für die meisten bereits heute und alle anderen spätestens übermorgen absolut unmöglich sein wird, alle eingehenden E-Mails zu lesen. Erst wenn man erkennt, dass die eigenen Ressourcen begrenzt sind und die externen Erwartungen deren Kapazität überschreiben, könne man sinnvoll mit der eigenen Zeit haushalten. Eine Liste von Tipps aus Inbox Zero: Articles of faith:

  • Unterscheiden Sie immer zwischen wichtigen und unwichtigen Mails und Sendern. Behandeln Sie die Mails entsprechend.
  • Machen Sie sich klar, dass E-Mails beantworten “Geld” in Form von Zeit kostet, und seien Sie sparsam.
  • Haben Sie keine Skrupel davor, 1-Zeilen-Antworten zu schreiben. Auch dann nicht, wenn der Sender einen halben Roman geschrieben hat.
  • Führen Sie keine E-Mail-Diskussionen, die 10-mal hin und her gehen. Schreiben Sie sich eine Aufgabe und telefonieren Sie über die Angelegenheit, wenn es wirklich wichtig ist.

Eine wirklich einfache und schnell umsetzbare Idee ist die einer Demilitarisierten Zone (DMZ) für E-Mails. Man verschiebe einfach alle Mails in einen Ordner DMZ und starte mit einem leeren Eingangskorb. Das endbindet einen zwar nicht davon, die alten Mails noch mal anzusehen, aber man hat einen neuen Start. Das geht allerdings vermutlich nicht allzu häufig. :-) Mehr zu dieser Idee: Fresh Start: The E-Mail DMZ

In Five sneaky email cheats gefallen mir folgende Punkte am besten:

The question

I’m not proud of this one, but I do use it. If I’ve sat on an email
for a long time, I sometimes get the ball back in motion with a very
low-threshold question to the sender.

Honestly? Asking “Do you still need this?” might be the most time-saving question you’ve ever asked.

The “I don’t know”

If you don’t have an answer for something, please just say so.
Definitely don’t do the opposite — tap-dancing gamely for three screens
to try and seem smart.

“I have absolutely no idea” is a valid answer and gives the sender
exactly the information needed to keep looking; “I don’t know — but
here’s three people who might” is even better and might make you the
big hero.

Interessante Ideen aus Five fast email productivity tips:

  • Stellen Sie Ihr E-Mail-Programm so ein, dass es nur alle 20 Minuten E-Mails abruft. (Tatsächlich nutzt Mann selbst ein Intervall von 60 Minuten.)
  • Schreiben 1-2 Zeilen-Antworten.
  • Schreiben Sie generell weniger in E-Mails.
  • Sagen Sie häufiger “I don’t know.”
  • Benutzen Sie Vorlagen für wiederkehrende Anfragen.
  • Seien Sie ehrlich. Und wenn Sie nicht können, dann löschen Sie die Mail mit der unangenehmen Frage einfach!

Laut Mann gibt es nur folgende Aktivitäten, die man durchführen kann, wenn man E-Mails bearbeitet:

  • delete it
  • archive it
  • defer it for later response
  • generate an action from it
  • respond to it immediately (if it—literally—will take less than 2 minutes or is so Earth-shattering that it just can’t wait)

Tipps für gute E-Mails, die auch beantwortet werden:

  • Schreiben Sie eine gute Betreffzeile mit Aussagekraft.
  • Je kürzer Sie Ihr Anliegen ausdrücken können, desto größer ist die Antwortwahrscheinlichkeit.
  • Denken Sie über Kopfzeilen wie folgende nach.
    This email is:    [ ] actionable   [x] fyi        [ ] socialResponse needed:  [ ] yes          [x] up to you  [ ] no Time-sensitive:   [ ] immediate    [ ] soon       [x] none
  • Schreiben Sie E-Mails mit sinnvollen Absätzen. Dann können andere besser zitieren.
  • Folgende Tipps wären wirklich lustig, wenn Sie nicht so üblich wären:

    Five E-Mail tics I’d love for you to lose

    1. The liberal use of the “VERY HIGH PRIORITY!!!” flag
    2. The 18-line sig about all the Bad Things that will happen to me if
      I ever reveal the contents of your privileged, confidential (and unencrypted) message
    3. The unrequested press release (and the serial ignoring of the “Unsubscribe” I sent you for the previous seven press releases)
    4. The graphical background, font and table tags, and remaining 14k of HTML cruft associated with every. single. message. you’ve ever sent
    5. The including of my — plus 98 other strangers’ — personal email addresses in the “To:” line of your friendly reminder about Tyler’s birthday party

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