Produktive Meetings – Teil 1: Die äußeren Faktoren

Teamwork, Austausch und das gegenseitige Profitieren von Know-how genießen einen höheren Stellenwert als je zuvor, und Meetings sind ein geeignetes Mittel, um schnell und effizient Informationen auszutauschen und konkrete Ergebnisse zu erzielen. Der erste Artikel dieser dreiteiligen Serie gibt Ihnen grundlegende Hinweise, welche äußeren Faktoren Sie im Hinblick auf ein produktives Meeting beachten sollten.

1. Die Größe der Räumlichkeit

Produktives Arbeiten erfordert eine Umgebung, in der alle Diskussionsteilnehmer sich wohl fühlen. Ein weitläufiger Tagungssaal, in dem sich wenige Personen verlieren, hemmt unter Umständen; in einem kleinen Raum Schulter an Schulter sitzend fühlen sich Ihre Mitarbeiter dagegen bedrängt. Passen Sie die Größe der Räumlichkeit also der Anzahl der Teilnehmer an, gewähren Sie allen Personen ausreichend Beinfreiheit und einen genügenden körperlichen Abstand voneinander.

2. Die Einrichtung

Ein karger, schmuckloser Raum kann demotivierend wirken, ein Zimmer voller Accessoires verhindert womöglich die Konzentration aufs Wesentliche. Dosieren Sie die Einrichtung und finden Sie einen harmonischen Mittelweg zwischen Gemütlichkeit und Arbeitsatmosphäre. Pflanzen beleben einen Saal und ein Blumenstrauß trägt ebenso wie warme Farben zu einem entspannten Ambiente bei – denn das Auge debattiert mit.

3. Das Raumklima

Temperatur und Luftqualität wirken sich wesentlich auf das Gesprächsklima und die Konzentrationsfähigkeit aus. Nehmen Sie sich im Sinne eines optimalen Sitzungsergebnisses die Zeit, um den Gesprächsraum im Vorfeld der Veranstaltung ausgiebig zu lüften und auch gegebenenfalls die Klimaanlage oder die Heizung nachzuregulieren.

4. Die Verpflegung

Durst, Hunger oder ein niedriger Blutzuckerspiegel vermindern die Konzentrationsfähigkeit und münden nicht selten in einer angespannten und gereizten Atmosphäre. Kaffee, Tee und auch koffeinhaltige Limonaden beleben Körper und Geist, Fruchtsäfte und Mineralwasser gleichen den Flüssigkeitshaushalt aus. Kekse und Schokolade sind Nahrung fürs Gehirn und halten den Blutzuckerspiegel konstant. Im Rahmen längerer Sitzungen sollten Sie dafür Sorge tragen, dass Snacks und mundgerechte Häppchen zur Verfügung stehen.

5. Pausen

Gewähren Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitern Pausen und legen Sie diese im Vorfeld fest. Niemandem ist damit gedient, wenn beispielsweise Raucher von Stunde zu Stunde nervöser und unkonzentrierter werden oder manchen Teilnehmern nach langem Sitzen die Beine schmerzen. Haben Sie Pausenzeiten angekündigt, kann und muss sich jeder Kollege darauf einstellen.

Der kommende zweite Teil der Serie befasst sich mit dem optimalen Ablauf eines Meetings, die Voraussetzungen hierfür wurden ja gerade erfüllt.

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