MS SharePoint als Wiki: Wenig Funktionen, nicht kompatibel

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Update am 31.07.2009: Dieser Artikel ist intensiv diskutiert worden. Offensichtlich sind einige Punkte, die auf der WikiSym von anderen angeführt wurden falsch. Diese Punkte beziehen sich aber nicht auf die Wiki-Funktionen. Deshalb bleibt trotzdem die Aussage des Artikels wahr und valide: "Im Unternehmen taugt SharePoint als ausgereiftes Firmenwiki leider bisher noch nichts." Sharepoint ist eine hervorragende Software, aber eben kein Firmenwiki.

Die Grundlagen für diesen Artikel sind jüngst in einer Open-Space-Session auf der WikiSym in Portugal unter der Leitung von Martin Seibert erarbeitet worden. Das Original-Dokument ist in englischer Sprache unter dem Titel „How good is MS Sharepoint as a wiki?“ verfügbar.

Ohne professionelles Wissensmanagement verschenken Unternehmen Potenziale, verschwenden Ressourcen und verschaffen sich ungewollt Wettbewerbsnachteile. Neben vielen anderen stellt deshalb auch der Branchenriese Microsoft mit SharePoint eine Applikation zur Verfügung, die es erlaubt, Daten zentral abzulegen und zu bearbeiten.

Aber ist MS SharePoint tatsächlich eine Alternative zu einer ausgereiften Enterprise Wiki-Applikation? Unsere Antwort ist eindeutig: Nein.

Microsoft SharePoint as a Wiki

Microsoft bietet nicht mehr Funktionen, als für ein ganz rudimentäres Wiki überhaupt erforderlich. Man kann Seiten anlegen, ändern und Links einfügen. Wenn man den Internet Explorer nutzt, kann man die Seite so ähnlich wie dies in Word möglich ist anreichern. Das war's. Das reicht jedoch nicht, um ein wirklich hilfreiches Unternehmenswiki zu sein. 🙁

Geschwindigkeit
Insbesondere wenn das System über mehrere Standorte verteilt ist, erweist sich die Arbeit mit SharePoint als sehr problematisch: Dateien müssen häufig auf den lokalen Server heruntergeladen werden, ehe sie editierbar sind. Anschließend ist wieder ein Upload nötig. Wenn das noch nicht erfolgt ist, erzeugt das lästige Wartezeiten.

Produktivität der User
Bereits das Downloaden eines Dokuments aus dem WAN kostet Zeit, und sei es nur eine Minute. Merkt der User dann, dass es sich um die falsche Datei handelt, ist das nicht nur ein Ärgernis, sondern eine ernst zu nehmende Einschränkung der Produktivität. Die Bearbeitung von Wiki-Dokumenten selbst ist da häufig viel schneller und effizienter.

Nicht kompatibel
MS SharePoint basiert auf Microsoft-Produkten. Jeder Rechner benötigt Office Professional, Microsoft-Clients sind unerlässlich, um die proprietären Dateien zu öffnen. Zudem kann bei der Arbeit mit SharePoint uneingeschränkt nur der Internet Explorer verwendet werden.

Hier ist ein Screenshot von MS SharePoint im Editiermodus mit einem Firefox-Browser:
Screenshot of MS Sharepoint without Internet Explorer
Besonders problematisch ist, dass der User sogar im Standard-Dokument direkt mit Quellcode und HTML-Steuerzeichen konfrontiert wird. Das trägt nicht zu einer guten Usability und der Integration von wenig technisch versierten Nutzern bei. Vollkommen unbenutzbar werden Dokumente, die umfangreich formatiert worden sind oder aus denen zum Beispiel Word-Inhalte einkopiert wurden. Ganz abgesehen davon kann man einfach nicht alle Funktionen nutzen, die ein vernünftiger Rich-Text-Editor in anderen Wiki-Systemen anbietet.

Bedienbarkeit
SharePoint ist kompliziert und nicht jeder Mitarbeiter somit in der Lage, das System ohne weiteres zu handhaben. Schulungen und unproduktive Einarbeitungszeiten sind erforderlich.

Datenaustausch
SharePoint wurde in erster Linie dafür konzipiert, Daten zentral zu sammeln. Aktives Wissensmanagement mit gemeinsamen Texten und Web-Inhalten ist nicht vorgesehen. Alles konzentriert sich auf Microsoft-Office-Dokumente. Zumindest lässt das System viele erforderliche Werkzeuge eines professionellen Enterprise Wikis bisher vermissen.

Erweiterbarkeit
SharePoint sieht an der Oberfläche zunächst professionell aus. Und es ist in sich abgeschlossen. Doch darin liegt auch der Nachteil: Vor allem die Entwicklung von unternehmensspezifischen Erweiterungen ist hier nicht so leicht möglich wie bei vergleichbaren Wiki-Systemen. Leider sind die Wiki-Funktionen von SharePoint sehr basal, so dass eine Erweiterung dringend erforderlich wäre.

Verstecken statt teilen?
In MS SharePoint werden neue Elemente häufig erst einmal „sicher“ nur für den Nutzer selbst veröffentlicht. In der Standardeinstellung kann also nur er selbst oder der Nutzer mit ein paar wenigen Kollegen auf die neu eingestellten Inhalte zugreifen. Das ist das genaue Gegenteil dessen, was ein Wiki eigentlich propagiert. „Jeder nimmt am Wiki teil jeder kann neue Inhalte sehen“, lautet ein Teil der Erfolgsformel von erfolgreichen Wikis. Nur solche Inhalte, die andere nicht sehen sollen, werden geschützt und versteckt.

Weitere Nachteile
Darüber hinaus ergeben sich aus den genannten und einigen technischen Restriktionen weitere Herausforderungen, die hier kurz listenartig dargestellt werden sollen:

  • SharePoint kann als Wiki nicht als Extranet eingesetzt werden, weil definitiv auch andere Browser als der Internet Explorer zu erwarten sind.
  • Es ist wahrscheinlich, dass Microsoft an zahlreichen anderen Stellen noch wichtigere Kämpfe hat, die dazu führen dürften, dass das schwache Wiki in MS Sharepoint weiter schwach bleibt. Ein paar Beispiele:
    • Microsoft Office konkurriert mit zahlreichen Offline- und Online-Alternativen wie zum Beispiel „Open Office“ auf dem Desktop oder mit Google Docs, Zoho oder Adobe Buzzword im Internet. All diese Alternativen sind ausgereift und inzwischen weit verbreitet.
    • Aber auch im wichtigen Browser-Markt hat Google Chrome in jüngster Vergangenheit für deutliche Bewegung gesorgt. Mit Firefox steht zudem eine weit verbreitete und in vielen technischen Belangen überlegene Alternative zur Verfügung.
    • Bei Betriebssystemen stellt Apple mit Mac OS X heute eine ernstzunehmende Konkurrenz zu Windows Vista bereit. Auch die Ausgereiftheit und Beliebtheit von Linux-Betriebssystemen steigt.
  • Wir glauben, dass Microsoft das Feld „Enterprise Wikis“ derzeit nicht fokussiert. Das zeigt auch die Kooperation mit Atlassian (siehe unten).
  • Es gibt keine Kommentar- und Diskussionsfunktion, wie sie in ausgereiften Wiki-Systemen Standard ist.
  • Wenn man eine Datei in das System einspielen möchte, benötigt man einen sinnvollen Ablageplatz in MS SharePoint. Man kann die Datei nicht einfach (wie in anderen Systemen) von der Festplatte hochladen, sondern muss sie erst in SharePoint verorten.
  • Es handelt sich um ein einfaches und beschränktes Whiteboard-Wiki ohne die Vorteile eines Structured Wikis. Es gibt keine Hierarchien und keine Hilfen bei der Navigation durch die Wiki-Seiten.
  • MS SharePoint wird bei Wikipedia nicht als „Enterprise Wiki“ aufgeführt. Beim Wiki-System-Vergleichsdienst WikiMatrix wird das System nicht einmal geführt. Der Betreiber gibt auf Nachfrage an, dass Microsoft kein Interesse habe, mit dem Produkt auf einer Wiki-Vergleichsseite geführt zu werden. Das wäre beim Vergleich der Funktionen vermutlich auch ziemlich ernüchternd.
  • In der E-Mail-Benachrichtigung über Änderungen sieht man nicht die Änderungen, sondern immer nur den kompletten Artikel. Das ist nicht besonders hilfreich.
  • Es gibt keine Übersicht der Änderungen, in der man auch sehen kann, was sich eigentlich geändert hat. Wer eine Nachverfolgung von Änderungen wie in Microsoft Word erwartet, wird vom System bitter enttäuscht.
  • Diese Liste wurde in der Diskussion auf der WikiSym2008 noch umfangreich ergänzt. Da es sich jedoch weitgehend um zwar plausible, aber nicht fundierte Mutmaßungen handelt, werden diese hier nicht erneut wiedergegeben. Die Gerüchte können jedoch hier nachgelesen werden.

Rettungsanker: Confluence
Wenn Sie aus politischen Gründen unbedingt MS SharePoint einsetzen müssen weil Ihre internen Richtlinien oder Entscheidungen das vorschreiben, sollten Sie versuchen, mit Hilfe von Atlassians Confluence und deren SharePoint-Connector sozusagen durch die Hintertür ein voll kompatibles Enterprise Wiki einzusetzen. Die Vorteile sind eine uniforme Suche, die Möglichkeit Inhalte in Confluence und teilweise Confluence-Inhalte in Sharepoint einzubetten. Darüber hinaus ermöglicht der Connector eine gemeinsame Userverwaltung in beiden Systemem. Wenn Sie dazu mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.

Die Probleme von SharePoint sind offensichtlich. Deshalb ist MS SharePoint für den Einsatz als Wissensmanagement-Applikation nahezu unbrauchbar und keine Alternative zu einem richtigen Enterprise Wiki. Das Fazit: SharePoint eignet sich in erster Linie zur Sammlung von Daten, insbesondere von Office-Dokumenten. Wirklich effizientes Wissensmanagement kann man unserer Ansicht nach mit SharePoint nicht durchführen.

Weitere Informationen:
Erfolgsfaktoren für Wikis: Auswertungen, Design, Showcases
Wikis im Intranet: TWiki in der Praxis
Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält

Die Wiki-Broschüre von //SEIBERT/MEDIA

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Disclaimer: Nicht alle der oben genannten Kritikpunkte sind persönlich von mir validiert worden. Ich ging mir in dem Artikel tatsächlich auch darum, die Nachteile von Sharepoint als Wiki aufzuzeigen. Dass es viele Vorteile von Sharepoint gibt, die zu einer hohen Verbreitung und viel Erfolg des Systems führen, ist unbestritten. Als Wiki ist eigentlich alles, was ich von Sharepoint gesehen und gehört habe, nicht geeignet, um es als Enterprise Wiki zu qualifizieren. Und genau darum ging es in diesem Artikel.

Update am 18.02.2009: Nach der Kritik von Axel (unten) habe ich versucht ein paar Kritikpunkte, die mir etwas seicht vorkamen und einseitige "Sprüche" entfernt. Gerne mache ich weitere Korrekturen. Vielleicht finden sich ja sogar begeisterte Sharepoint-Wiki-User. 🙂


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