Viele Unternehmen nutzen Wikis für formale Dokumentationen, für funktionelle und technische Spezifizierungen von Projekten und in Entwicklung befindlichen Produkten, zur Planung von Meetings und internen Veranstaltungen etc. Hierbei besteht nicht nur die Gefahr, dass ein Wiki unübersichtlich wird, sondern dass Mitarbeiter zudem veraltete Informationen für aktuell halten. Kurz: Bestimmten Dokumenten wohnt naturgemäß ein Aktualitätsverlust inne.
Dies betrifft mehrere Arten von Wiki-Dokumenten und nicht nur die Seiten zu einem Meeting oder einem einmaligen Event. Beispielsweise sind spezifische Dokumentationen schnell nicht mehr aktuell, weil sich auch die betreffenden Systeme oder Produkte rasch verändern. Freilich ist eine konkrete Leistungsbeschreibung nützlich und sinnvoll, wenn ein Projekt beginnt oder ein bestimmtes Produkt entwickelt wird. Es kommt jedoch vor, dass mit der Weiterentwicklung des Produkts oder mit dem Voranschreiten des Projekts diese Dokumente nicht mehr gepflegt und aktualisiert werden. (Unternehmen, die Wert auf Agilität legen, wollen nicht von Dokumentationen abhängig werden. Zuviel des Guten verlangsamt Prozesse – und zwar gerade, wenn Informationen ständig aktualisiert werden müssen.)
Wie ist diesem Aktualitätsverlust nun zu begegnen? Es wäre jedenfalls kaum effizient, einen Mitarbeiter abzustellen, der ein umfangreiches Wiki immer wieder nach veralteten Dokumenten durchforstet und diese als „Nicht mehr aktuell“ kennzeichnet oder um veraltete Informationen bereinigt.
In einigen Wiki-Systemen, darunter beispielsweise Confluence, können mit wenigen Handgriffen Vorlagen für verschiedene Arten von Dokumenten erstellt werden. Ein Nutzer, der ein Wiki-Dokument anlegt, kann bei Bedarf also zwischen mehreren (auch individuellen) Vorlagen wählen.
Um Nutzern bei der Arbeit mit dem Wiki zu helfen und vor allem das System übersichtlich zu halten, ist es sehr empfehlenswert, für zeitlich begrenzte, aber relevante Wiki-Dokumente eine entsprechende Vorlage anzulegen und in diese Elemente zu integrieren, die auf die Gültigkeitsdauer hinweisen. Neben der üblichen kurzen Projektbeschreibung, der Vorgangsnummer im Projektmanagement-System, der Produktnummer usw. empfehle ich einen Gültigkeitshinweis wie „Dieses Dokument wird voraussichtlich nach dem 31. März 2009 nicht mehr aktualisiert“ und die Integration einer einfach zu erstellenden Box wieder dieser:
Ist ein solches Element am Seitenkopf positioniert, ist jeder Mitarbeiter, der das Dokument aufruft, sofort im Bilde über dessen Status – und die Wiki-Nutzung durch eine Detailergänzung erheblich effektiver und effizienter.
