Strategische Firmenwikis und Unternehmenswikis im Tagesgeschäft: Eine wichtige Unterscheidung

Der erfolgreiche Einsatz von Unternehmenswikis ist nicht selbstverständlich. Viele Wiki-Champions in Unternehmen finden es schwierig dafür zu sorgen, dass das eigene Wiki nicht nur von wenigen begeisterten Kollegen, sondern von allen Mitarbeitern genutzt wird. Hierfür sind viele verschiedene Faktoren verantwortlich. Einer davon ist die organisatorische Komponente. In ihr wird zum Beispiel definiert, was eigentlich mit einem Wiki gemacht werden soll. Dieser Artikel soll sich genau darauf konzentrieren und Wiki-Einsatzgebiete im Unternehmen in zwei große Bereiche kategorisieren:

  1. Strategische Wikis
  2. Unternehmenswikis im Tagesgeschäft

Kurz zusammenfasst sind strategische Wikis wertvoll und politisch einfach bei der Geschäftsführung einzuführen. Tagesgeschäfts-Wikis sind dafür deutlich besser für eine hohe Mitarbeiterakzeptanz und Nutzungsintensität. Beide Ausprägungen befruchten sich gegenseitig, weshalb die meisten Unternehmen auch planen, beide Formen früher oder später zu nutzen.

Strategische Firmenwikis: Dokumentation und Wissen

Die Unternehmen, die Firmenwikis einsetzen, um strategischen Nutzen zu stiften, sind in der Mehrzahl. Vielen Unternehmen imponiert der Erfolg von Wikipedia und es entsteht der Bedarf, vorhandenes Unternehmenswissen und Informationen im Unternehmen systematisch und gemeinschaftlich zu erarbeiten, zu organisieren und zu dokumentieren. Es werden Werte geschaffen, die das Unternehmen voranbringen (Referenzmaterial, Anleitungen, Richtlinien und Prozessdokumentationen). Diese strategische Anwendung von Wikis im Unternehmen ergänzt oder ersetzt häufig bestehende oder andere geplante Wissensmanagement-Systeme.

Bewertung des strategischen Ansatzes

Vorteile:

  • Hier entsteht das wirklich wertvolle Wissen für das Unternehmen.
  • Die Arbeiten in diesem Bereich wirken lange nach und veralten nicht so schnell.
  • Diese Informationen sind in der Regel für sehr viele Mitarbeiter wichtig und relevant.
  • Viele Unternehmen haben in diesem Bereich noch gar keine Lösung etabliert, die akzeptabel funktioniert. Auf diese Weise stößt ein Wiki in eine existierende Lücke und kann sich vollkommen und ohne Überschneidungspunkte als internes „Lexikon“ oder besser: Referenzwerk etablieren.
  • Politisch ist die Einführung von einem solchen Wiki häufig vergleichbar einfach. Es gibt einfach keine Argumente dagegen – außer vielleicht ein bestehendes Wissensmanagement-System, das bisher nicht genutzt wird (häufig z.B. Microsoft Sharepoint).
  • Ein solches Ziel kann vergleichsweise gut in ein Projekt gefasst und kontrolliert werden. Es wird daher häufig in Wiki-Piloten zum Einsatz gebracht.

Herausforderungen:

  • Die Mitarbeiter müssen oftmals Überstunden machen, um das strategische Wiki voranzutreiben. Da die Informationen im Tagesgeschäft zwar gebraucht werden, ihre Erstellung aber nicht in Tagesgeschäftsprozesse integriert ist, sind nahezu alle Arbeiten für ein strategisches Wiki „Extra-Leistungen“. Wenn Sie als Unternehmen also einen strategischen Ansatz verfolgen wollen, dann sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie Ihren Mitarbeitern dafür ausreichende Kapazitäten/Ressourcen einräumen müssen und dass Sie wertvolle Arbeitszeit, die sonst vielleicht auf Kundenarbeiten verwendet worden wäre, investieren müssen.
  • Vielen Unternehmen ist nicht klar, dass die Redaktionsinvestition nicht von selbst entsteht, nur weil Wikis sehr leicht und schnell zu bedienen sind.
  • Es ist besonders schwierig, einen strategischen Ansatz zu verfolgen, wenn man nicht die Unterstützung der Geschäftsführung hat. In diesem Bereich ist „Strong Backing from the Top“ nahezu unerlässlich.
  • Es ist schwierig, die Mitarbeiter, die über das meiste Wissen verfügen, aus ihren häufig wichtigen Tagesgeschäftsaufgaben herauszuholen, um für die Dokumentation und den Wissensschatz im Unternehmen zu arbeiten. Hier ist das Fingerspitzengefühl der Projektleiter gefragt.
  • Die Mitarbeiter mit dem meisten Wissen im Unternehmen sind häufig auch am stärksten ausgelastet. Hier müssen sinnvolle Lösungen geschaffen werden (z.B. Interviews durch Redakteure, die dann die Inhalte erstellen).

Tagesgeschäftswikis: Produktivität steigern und Zeit sparen

Wikis, die im Tagesgeschäft eingesetzt werden, konzentrieren sich darauf, den Anwendern einen direkten Nutzen bei ihrer täglichen Arbeit zu ermöglichen. Die Probleme, die heute Zeit kosten, und Informationen, die heute im Projekt nicht sinnvoll geteilt werden, können mit einem solchen Wiki verfügbar gemacht werden. Solche Tagesgeschäftswikis haben es häufig deutlich leichter im Unternehmen Fuß zu fassen. Diese Systeme helfen dabei, die E-Mail-Flut im Unternehmen zu reduzieren, etablieren virtuelle Arbeitsbereiche für Teams für eine bessere Zusammenarbeit und ergänzen Projektmanagement-Systeme.

Bewertung von Wikis im operativen Tagesgeschäft

Vorteile:

  • Tagesgeschäftswikis entfalten Ihren Nutzen nahezu sofort.
  • Gerade die Mitarbeiter, die besonders stark belastet sind, erfahren durch operative Wikis den größten Nutzen. In Zahlen ausgedrückt: Mitarbeiter, die heute drei Stunden täglich mit E-Mails und deren Bearbeitung verbringen, können mit Wikis diesen Zeitraum auf zwei Stunden verkürzen und trotzdem erreichen, was sie sonst nur in dreieinhalb Stunden erreicht hätten. Das klingt möglicherweise für den einen oder anderen wie „Schaumschlägerei“, ist in der Realität aber das schlagende Argument für den Erfolg vieler Firmenwikis.
  • Ein kurzes Beispiel zur Demonstration: Ein Projekt wird mit einem Firmenwiki organisiert. Der Projektleiter erstellt eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen. Bisher hat er nun regelmäßig alle Verantwortlichen per E- Mail angeschrieben und nach dem Status gefragt. Heute erstellt er ein zentrales Dokument mit einer Aufgabenliste. Die Mitarbeiter berichten ihren Status im Wiki. Der Projektmanager spart dadurch sehr viel Zeit und viel Abstimmungsaufwand und alle haben ständig den aktuellen Projektstand im Blick.
  • Der Aufwand, um Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass ein Wiki bei der täglichen Arbeit Zeit einsparen kann, ist verhältnismäßig gering.
  • Operative Wikis sind vergleichsweise leicht und schnell bei Mitarbeitern einzuführen.
  • Ein intensiv genutztes Tagesgeschäftswiki fördert auch den strategischen Ansatz. Wenn Sie die zentralen Mitarbeiter über das Tagesgeschäft häufig ins Wiki ziehen können, werden diese auch viel häufiger als sonst wertvolles Wissen, Dokumentationen und strategische Informationen dort hinterlegen.
  • Die Dynamik des Wikis nimmt deutlich zu. Die Informationen darin wachsen schneller und intensiver.

Herausforderungen:

  • Gerade große Unternehmen haben bereits zahlreiche Prozesse und Abläufe etabliert, deren Einhaltung wichtig ist und gefördert werden soll. Ein Wiki bildet nun viele dieser Prozesse auf andere Weise ab. Es entstehen leicht Redundanzen.
  • Die klare Regelung von Hierarchien und Abläufen in Projekten und Prozessen geht im Wiki leichter verloren, weil es keine festgeschriebenen Strukturen und Vorgaben gibt. Die Mitarbeiter können dadurch verunsichert werden, dass Prozesse flexibler und offener sind. Die Anforderungen an das Wissen und die Wiki-Erfahrung der „internen Antreiber“ im Wiki-Projekt (Wiki-Champions) sind deutlich höher. Viele Unternehmen, für die Firmenwikis heute ganz neu sind, verfügen zu Beginn nicht über ausreichende Erfahrungen, Grundlagenwissen und auch Vertrauen in die Wiki-Technologie, um bereit zu sein, alte Prozesse über Bord zu werfen und dafür das Wiki einzusetzen. Hier ist ein kontrolliertes und schrittweises Vorgehen sinnvoll.
  • Die höhere Dynamik von operativen Wikis steigert aber auch das Chaos-Potenzial. Wenn jeder einfach seine Inhalte einstellt, ohne auf Struktur und Vorgaben zu achten, geraten unerfahrene und neue Wiki-Nutzer häufiger in Verwirrung und scheitern beim Versuch, sich einen Überblick über das Wiki zu verschaffen.

Und jetzt? Gut nachdenken und auf ein Ziel fokussieren!

Es gibt keinen eindeutigen Weg, der zu bevorzugen ist. Wichtig ist eine Übereinstimmung Ihres Vorgehensmodells mit den Zielen Ihres Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Wir empfehlen, dass Sie sich zu Beginn auf klare und wenige Prioritäten im Wiki konzentrieren und dafür gründliche und wirklich hochwertige Lösungen entwickeln. Dann haben Sie ein erstes, strahlendes Aushängeschild, das die Möglichkeiten eines Wikis eindrucksvoll demonstriert. Ob Sie mit den strategischen Dingen anfangen und entsprechende Ressourcen bereitstellen oder lieber erst auf die Aktivität der Mitarbeiter setzen und im Tagesgeschäft beginnen, ist egal.

Für das Einfach-Durchwursteln fehlt den meisten Unternehmen und Mitarbeitern die Wiki-Vorerfahrung. Deshalb muss beides gut durchdacht und vorbereitet werden. Gerne unterstützen wir Sie hierbei.

Quellen und weiterführende Informationen

In-the-Flow & Above-the-Flow: Two Types of Wikis at Work
Unsere spezielle Seite zum Thema Firmenwikis
Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
Architektur eines Wiki-Projekts: Häufige Fragen von Kunden und Informationsquellen
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