E-Mail-Missbrauch 3: Aufgaben gehören nicht in E-Mails

Dieser //SEIBERT/MEDIA-Artikel ist am 12. Januar 2010 auch im Online-Magazin Dr. Web erschienen.

Neben der Kommunikation von statischem Wissen per Anhang ist der Versand von Aufgaben per E-Mail eine Missbrauchsform dieser Technologie, die Unternehmen hemmt und zu dramatischen Verlusten an Effizienz und Arbeitseffektivität führt. In diesem dritten und abschließenden Beitrag zum E-Mail-Missbrauch widme ich mich also Formen des Aufgaben-Managements.

Aufgaben gehören in ein zentrales System, nicht in E-Mails

Sicherlich kann diese These zunächst für Stirnrunzeln sorgen, doch die meisten Leute halten es nur deshalb für zweifelhaft, wenn jemand die Auffassung vertritt, man dürfe keine Aufgaben per E-Mail verschicken, weil sie keine konkrete Vorstellung davon haben, welche anderen, weitaus besseren Möglichkeiten es gibt.

Aufgaben sollten in einem zentralen und professionellen Aufgaben-Management-System wie JIRA abgebildet werden. In die E-Mail gehören nur der Hinweis auf das Vorhandensein einer Aufgabe und die Bitte um Erledigung. Dies ist die bestimmungsgemäße Anwendung der jeweiligen Technologie.

Dabei definiert sich nicht über die Größe des Projekt-Teams, ob es sinnvoll ist, eine Aufgabe per E-Mail zu verschicken oder nicht – selbst Kleinst-Teams aus vier, drei oder zwei Mitarbeitern profitieren von einem systematischen Aufgaben-Management.

Ich räume ein, dass es immer Mitarbeiter geben wird, die ihr Aufgaben-Management weiterhin in der spontanen E-Mail-Hülle betreiben werden. Das sei diesen Leuten ungenommen. In vielen Aspekten schlägt ein zentrales, professionelles Aufgaben-Management die Verwaltung per E-Mail allerdings um Längen. Stellen wir die Vorteile beider Arbeitsweisen einander gegenüber.

Vorteile von E-Mails

  • E-Mails sind einfach und schnell erstellt, Aufgaben rasch kommuniziert.
  • Die spontane Hülle funktioniert.
  • Es ist keine Einarbeitung nötig, jeder Mitarbeiter kann eine E-Mail schreiben.
  • Das Aufgaben-Management per E-Mail ist opportun („Ich mache das, was alle machen.“). Selbst in Unternehmen, die ein zentrales System betreiben, werden auch (noch) Aufgaben per E-Mail verschickt.

Damit wären die Vorteile jedoch bereits dargestellt – oder können Sie weitere ins Feld führen? Das stärkste Argument ist in diesem Zusammenhang wahrscheinlich die Lobbyfähigkeit der E-Mail, und lobbyfähig wird sie wohl auch bleiben – geeigneter macht sie das indes nicht.

Vorteile eines Aufgaben-Management-Systems

  • Dokumentation: Es ist immer nachvollziehbar, wer wem welche Aufgabe zugeteilt hat.
  • Vollständigkeit und Zentralisierung: Alle Aufgaben sind erfasst und zentral verfügbar. Keine Aufgaben gehen in E-Mail-Postfächern (bzw. gar in der Zettelwirtschaft) unter oder geraten in Vergessenheit.
  • Planbarkeit: Der Aufwand für die Erledigung einzelner Aufgaben wird im Vorfeld beschätzt, eine verlässliche Kapazitätsplanung ist möglich. Es ist ersichtlich, wie viele Aufgaben einem Mitarbeiter zugeteilt sind und wie lange er benötigen wird, um diese zu bearbeiten.
  • Transparenz: Anhand der Statusinformationen ist erkennbar, ob mit der Erledigung einer Aufgabe schon begonnen wurde und wie der aktuelle Stand der Bearbeitung ist.
  • Kontrolle: Die Erledigung und die Einhaltung von Terminen kann nachverfolgt werden. Ein professionelles Aufgaben-Management-System bietet zudem mächtige automatisierte Auswertungsmöglichkeiten.
  • Kundeneinbindung: Dank der Rechtestruktur ist es möglich, Kunden in die Planung einzubeziehen und so die Transparenz bei der Zusammenarbeit zwischen Projekt-Team und Kunden zu erhöhen.
  • Minimales Briefing: Projekte können in jeder Phase einem anderen Projekt-Manager übergeben, neue Mitarbeiter jederzeit problemlos integriert werden. Alle Aufgabenbeschreibungen sind inklusive aktueller Statusinformationen zentral verfügbar.
  • Integration: Ein System wie JIRA verfügt über eine API, über die die Software an andere Applikationen wie das Projektmanagement-System, die Zeiterfassung usw. angebunden werden kann. Die Software ist nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrierbar und in hohem Maße anpassbar.

Mit einer ausgereiften Aufgaben-Management-Software ist die Abbildung kompletter Entwicklungslebenszyklen von der Ideensammlung und dem Anforderungs-Management über die Abarbeitung bis zur Qualitätssicherung möglich. Ein solches System bietet die Möglichkeit, sich zentral einen aktuellen Überblick über sämtliche Fortschritte in einem Projekt zu verschaffen. An diesen Eigenschaften muss sich das Aufgaben-Management per E-Mail messen lassen und kann hier natürlich nicht gewinnen.

Hindernisse für die Etablierung eines Aufgaben-Management-Systems

Freilich ist eine Aufgaben-Management-Software wie JIRA komplex, sie erfordert Einarbeitung und die Etablierung ist (ähnlich wie die Wiki-Einführung) kein Selbstläufer: Maßnahmen zur Mitarbeiteraktivierung müssen getroffen werden, Schulungsaufwände sind in der Regel unverzichtbar, auch fallen für JIRA Lizenzkosten an (wobei die Lizenzpolitik des Herstellers Atlassian allerdings sehr transparent und fair ist).

Doch die Vorteile überwiegen die Nachteile, die durch einige zu überwindende Hürden entstehen, ganz klar; der Effizienz-, Transparenz- und Arbeitseffektivitätsgewinn, den ein Unternehmen aus einem professionellen Aufgaben-Management-System ziehen kann, ist unschätzbar.

Eine bestimmungsgemäße Technologieanwendung bringt Unternehmen voran

Stellt man also die spontane E-Mail-Hülle und ein professionelles Aufgaben-Management einander gegenüber, wird deutlich, dass der sinnvollste Umgang mit der E-Mail ihr sachgemäßer Gebrauch ist. Es geht nicht darum, dass der Mitarbeiter keine E-Mail erhalten soll, in der er über eine Aufgabe informiert wird; das ist sinnvoll. Allerdings soll es dabei bleiben. Und es ist gewiss möglich, dass sich aus einer E-Mail eine Aufgabe extrahieren lässt, dass aus dem Inhalt heraus also eine Aufgabe entsteht. Der Inhalt sollte aber nie die Beschreibung der Aufgabe sein – ein feiner, aber bedeutsamer Unterschied.

Wenn Aufgaben nicht per E-Mail kommuniziert und zumindest intern und innerhalb bestehender Geschäftsbeziehungen keine Anhänge per E-Mail ausgetauscht werden, nähern wir uns der bestimmungsgemäßen Nutzung von Technologie ein gehöriges Stück. Unternehmen können davon nur profitieren, denn sie ziehen signifikante Vorteile aus dieser Arbeitsweise:

  • E-Mails, die mit dem Lesen erledigt sind
  • Reduzierung des E-Mail-Aufkommens
  • Effizienzsteigerung
  • Effektivitätsgewinn
  • produktivere Zusammenarbeit
  • mehr Transparenz
  • systematische Projektabläufe
  • hochwertigere Ergebnisse

Weiterführende Informationen

Aufgaben-Management: Argumente für JIRA
JIRA: Aufgaben-Management, Scrum und agiles Projekt-Management für Entwickler und Manager (Vodcast)
JIRA-Workflows: Aufgaben in systematische und transparente Abläufe überführen
Atlassian-Lizenzen: Warum ein Kauf bei //SEIBERT/MEDIA eine gute Wahl ist

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