Use-Case-Workshops: Gemeinsam individuelle Wiki-Lösungen erarbeiten

Ein Firmenwiki ist weit mehr als „nur“ ein Kollaborations-Tool: Vor allem kann es der Abbildung und Optimierung zahlreicher Prozesse dienen. Doch in manchen Unternehmen soll ein Wiki gar nicht so breit aufgestellt sein, dass es das Gros der Unternehmensprozesse und Abläufe abbildet – vielleicht, weil dies mit anderen, etablierten Tools geschieht, vielleicht, weil das Wiki nach und nach ausgerollt werden soll. Oft geht es Kunden (zunächst) nur um ganz spezifische Anwendungsfälle und individuelle Einzelprozesse. Hier setzen die Use-Case-Workshops von //SEIBERT/MEDIA an.

Ansatz: Es gibt eine Herausforderung? Es gibt auch eine Wiki-Lösung!

Im //SEIBERT/MEDIA-Use-Case-Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Lösungsmöglichkeiten für konkrete Anwendungsfälle und Herausforderungen: Sie haben ein Problem und wir finden gemeinsam eine Lösung.

Dabei sind ganz unkomplizierte, schnelle Lösungen ebenso denkbar wie komplexe Ergebnisse wie vollautomatisierte Plugins mit Schnittstellen. Ein professionelles, ausgereiftes Wiki lässt da alle Wege offen. Dabei gehen wir in der Regel so vor:

  • In einem gemeinsamen Gespräch erfassen wir den Status Quo und die Problemstellung.
  • Wir entwickeln eine User-Story, die dem Idealzustand entspricht.
  • Ein erstes Lösungsszenario wird entweder direkt im Wiki oder mithilfe von Scribbles oder Wireframes beschrieben und etabliert.
  • Gemeinsam definieren wir Akzeptanztests für eine Lösung und anschließend das weitere Vorgehen.

Beispiel: Vom Problem zum Lösungsvorschlag

Beschreibung der Herausforderung
Was genau ist darunter nun zu verstehen? Wie ein Use-Case-Workshop ablaufen kann, zeigen wir am besten anhand eines Beispiels aus der Praxis:

Ein //SEIBERT/MEDIA-Kunde ist ein international agierendes Industrieunternehmen. Für den weltweiten Rollout neuer Produkte werden umfangreiche Marketingpläne erstellt und bislang als aufwändige Powerpoint-Präsentationen per E-Mail mit Anhang unternehmensweit kommuniziert. Außerdem werden Marketingplan-relevante Aufgaben und fast alle Meeting-Vorbereitungen in Word-Dokumenten abgebildet und ebenfalls per E-Mail verschickt. Ein denkbar ungünstiges Szenario, denn dieses Vorgehen geht zulasten von Produktivität und Effizienz:

  • Marketingpläne werden dezentral in Form von Präsentationen abgebildet.
  • Marketingpläne sind uneinheitlich aufbereitet.
  • Es sind nicht alle Vorlagen für die Erstellung der Marketingpläne zentral verfügbar. Im Unternehmen sind teilweise unterschiedliche Versionen im Umlauf.
  • Es sind nicht alle Iterationen der Marketingpläne zentral verfügbar.
  • Aufgaben werden in Word-Dokumenten abgebildet und dezentral per E-Mail kommuniziert.
  • Es gibt Herausforderungen bei der Transparenz, Kommunikation, Effektivität, Effizienz und insbesondere bei der Koordination der Aktivitäten.

Vorgehen: Welche Maßnahmen helfen?
Gemeinsam mit dem Kunden haben //SEIBERT/MEDIA-Berater eine User-Story erarbeitet, die ein optimales Vorgehen beschreibt:

  • Es soll im bestehenden Confluence-Firmenwiki des Kunden ein Portal eingerichtet werden, um die Marketingpläne zentral abzubilden.
  • Alle Informationen, die heute in Marketingplänen enthalten sind, sollen künftig in Form von Wiki-Dokumenten aufbereitet werden, die der Projektmanager per Klick aus vorbereiteten Vorlagen generieren kann und nur noch mit Inhalten befüllen muss.
  • //SEIBERT/MEDIA erstellt diese Vorlagen für Confluence, an denen sich Projektmanager orientieren können.
  • Um die Inhalte der Präsentationen adäquat abzubilden, sollen Confluence-Plugins genutzt und teilweise zusätzlich integriert werden, die aussagefähige Diagramme, Gantt-Charts und Tabellen ermöglichen.
  • Da dem Kunden das Aufgabenmanagement-System JIRA zu mächtig ist, soll für die zentrale Aufgabenverwaltung im Zusammenhang mit Marketingplänen das Confluence-Plugin TaskDock zum Einsatz kommen, das ein Wiki-internes Aufgabenmanagement und die Erstellung von seitenspezifischen Aufgaben inklusive Statusüberwachung ermöglicht.

Konkrete Optimierung: Wie der Prozess künftig ablaufen soll
Welche Auswirkungen hat diese grundlegende prozessuale Veränderung nach der Realisierung? Außerordentliche:

  • Per Klick kann ein Projektmanager einen Wiki-Space für einen Marketingplan anlegen und ebenfalls per Klick die einzelnen Dokumente aus Vorlagen erstellen, die nur noch mit spezifischen Inhalten gefüllt werden müssen.
  • Die wichtigen Informationen sind einheitlich aufbereitet und jederzeit auf einen Blick verfügbar.
  • Alle Informationen sind zentral abgebildet. Angefügte Powerpoint- und Word-Dateien werden versioniert und stehen in allen (auch früheren) Versionen zur Verfügung.
  • Marketingpläne sind stets aktuell und können auch von mehreren Beteiligten einfach bearbeitet und weiterentwickelt werden.
  • Aufgaben werden zentral abgebildet. Transparenz ist durch jederzeit verfügbare Statusinformationen gegeben.
  • Zusätzlich ist es möglich, Präsentationen direkt anzeigen zu lassen und mithilfe des WebDav-Plugins direkt aus Confluence zu bearbeiten.

Sie sehen: Ein Firmenwiki unterstützt mehr als die bloße Zusammenarbeit und ist in vielerlei Hinsicht der Schlüssel zu konkreten, individuellen Prozessoptimierungen. Man sollte sich eben nur mit erfahrenen Wiki-Experten zusammensetzen.

Ein Use-Case-Workshop von //SEIBERT/MEDIA setzt sich zumeist aus mehreren aufeinanderfolgenden Sitzungen zusammen, in denen wir in Kleingruppen gerne auch mehrere Themen be- und Lösungen erarbeiten. Wichtig ist jedoch: Use-Case-Workshops sollten mit entscheidungsbefugten Personen durchgeführt werden, die die internen Abläufe kennen und auch beeinflussen können. Sonst verläuft eine solche Veranstaltung leider häufig im Sande, ist kaum effizient und mitunter sogar frustrierend.

Haben Sie Interesse an professionellen Wiki-Schulungen und -Workshops durch Experten für Unternehmenskommunikation? Bitte sprechen Sie uns an. Ausführliche Informationen über unsere Schulungsleistungen haben wir für Sie auch auf einer Portalseite in unserem neuen öffentlichen Wiki zusammengestellt.

Weiterführende Informationen

Wiki-Admin-Workshops: Was sie beinhalten und für wen sie sich lohnen
Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
Wiki-Zusatzleistungen von //SEIBERT/MEDIA
Firmenwikis: Stärken von Confluence gegenüber Foswiki und MediaWiki
Welche Informationen gehören ins Firmenwiki? Beispiele aus der Praxis

Hinterlassen Sie eine Antwort

Kommentare