Scrum ist das beliebteste unter den agilen Vorgehensmodellen. Mitunter wird jedoch die Häufigkeit von Meetings, die durch die Scrum-Regeln vorgeschrieben werden, kritisiert. Dies hängt sicherlich auch mit der allgemeinen Skepsis gegenüber Meetings zusammen, die sich in den letzten Jahren durch einen gewissen Meeting-Wahn entwickelt hat. (Siehe hierzu den sehr lesenswerten Artikel von Seth Godin: Getting serious about your meeting problem.)

Die Erfahrung aus unseren eigenen Projekten hat allerdings gezeigt, dass alle Meetings, die Scrum erfordert, äußerst hilfreich für einen effizienten und erfolgreichen Projektverlauf sind - sofern sie gut geleitet und diszipliniert durchgeführt werden. Dieser Beitrag zeigt, welche Bedeutung die einzelnen Scrum-Meetings für den Projektverlauf haben und warum wir sie für erforderlich halten.

Schaut man sich die typische grafische Darstellung des Scrum-Prozesses an, fällt auf, dass die Sprints (so bezeichnet man in Scrum die Iterationen) als zwei Kreise dargestellt werden:

Diese Kreise sind von zentraler Bedeutung. Sie sind angelehnt an den Demingkreis, auch als PDCA-Zyklus bekannt, aus dem Qualitätsmanagement. Der Demingkreis stellt einen Problemlösungsprozess mit vier Phasen dar:

• Plan (Planen)
• Do (Tun)
• Check (Prüfen)
• Act (Handeln)

Ein mehrmaliges Durchlaufen der vier Phasen soll eine kontinuierliche Verbesserung sicherstellen:

Die Scrum-Meetings

Bei genauerer Betrachtung der Meetings in Scrum lässt sich feststellen, dass sie darauf ausgerichtet sind, Teams in regelmäßigen Abständen durch einen solchen Prozess zu führen. Mit jedem Sprint (großer Kreis in der Darstellung des Scrum-Prozesses) und mit jedem Tag (kleiner Kreis) wird ein PDCA-Zyklus durchlaufen. Die Meetings, die dabei unterstützen, sind:

• Sprint-Planungstreffen
• Daily Scrum
• Sprint-Review
• Sprint-Retrospektive

Sprint-Planungstreffen

Das Sprint-Planungstreffen dient, wie der Name bereits vermuten lässt, der Planung der Arbeiten für den anstehenden Sprint. Der Product Owner erklärt dem Team das Sprintziel und die von ihm getroffene Vorauswahl von Anforderungen. Er stellt dann zunächst die am höchsten priorisierte Anforderung vor. Diese wird soweit besprochen, dass eine gemeinsame Vorstellung von der Anforderung entsteht. Auch die Kriterien für die Abnahme der Anforderung am Ende des Sprints werden gemeinsam erörtert.

Das Team zergliedert anschließend die Anforderung in alle erforderlichen Aktivitäten, inklusive Design-, Test- und Dokumentationsaufgaben. Diese Aufgaben werden beschätzt und das Team prüft, ob es sich zutraut, diese Anforderung inklusive aller Aufgaben im aktuellen Sprint umzusetzen. Ist das für die Anforderung der Fall, wird sie in das Sprint-Backlog übernommen.

Nun ist die Anforderung mit der nächsthöchsten Priorität an der Reihe und durchläuft die gleichen Schritte. Das Team übernimmt nur so viele Anforderungen in das Sprint-Backlog, wie es sich umzusetzen zutraut.

Eine auch bei //SEIBERT/MEDIA angewendete Variante des Planungstreffens sieht eine Aufteilung in zwei Meetings vor: Im ersten Teil besprechen wir mit dem Product Owner, welche Anforderungen für den Sprint eingeplant werden. Erst nach dem Commitment des Teams auf die Anforderungen werden in einem zweiten Meeting die Details abgeklärt und die Unterteilung in die einzelnen Aufgaben vorgenommen.

Nach der Klärung der Aufgaben kann sich das Team schließlich die ersten Aufgaben vornehmen und mit der Realisierung starten.

Daily Scrum

Das Daily Scrum ist ein tägliches Treffen von maximal 15 Minuten Dauer. Es dient der Selbstorganisation des Teams und findet jedenTag zur gleichen Zeit am gleichen Ort statt. In diesem Meeting beantwortet jedes Teammitglied kurz drei Fragen:

1. Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum erledigt?
2. Welche Herausforderungen sind aufgetreten?
3. Was nehme ich mir für das nächste Daily Scrum vor?

Mit Unterstützung des Daily Scrum wird ein täglicher PDCA-Zyklus durchlebt. Das Meeting beginnt mit einem Check, ob das Team die Ziele, die es sich im letzten Meeting vorgenommen hat, auch erreichen konnte. Die Erkenntnisse aus dem Vortag können dann in die Planung des Tages gleich einbezogen werden.

Dieses Zusammentreffen hilft, den täglichen Informationsaustausch und die Aufgabenverteilung sicherzustellen. Alle Teammitglieder werden über den aktuellen Fortschritt informiert und das Team erhält frühzeitig die Möglichkeit, ggf. Gegenmaßnahmen einzuleiten („Inspect and adapt“), wenn der gewünschte Fortschritt nicht erreicht wird.

Sprint-Review

Am letzten Tag des Sprints findet ein Sprint-Review statt, in dessen Rahmen das Team seine Arbeitsergebnisse dem Product Owner zur Abnahme vorstellt. Mit dem Sprint-Review hat das Team zum Ende des Sprints einen festen Abgabetermin vor Augen, zu dem ein potenziell auslieferbares Produktinkrement vorliegen muss. Abnehmen kann der Product Owner nur Anforderungen, die bis zum Sprint-Review vollständig und fehlerfrei umgesetzt sind. Angefangene, aber nicht abgeschlossene Arbeiten werden als nicht erledigt gewertet. Beim Sprint-Review mit seinem Check-Charakter wird in besonderem Maße sichtbar, was bereits erarbeitet wurde und wo möglicherweise noch Anpassungsbedarf besteht.

Sprint-Retrospektive

Am Ende des Sprint-Zyklus’ steht eine Retrospektive. Diese unterscheidet sich sehr stark von den anderen Scrum-Meetings. Der produktive Teil des Sprint-Zyklus ist mit dem Sprint-Review abgeschlossen. In der Sprint-Retrospektive wird die Zusammenarbeit der Beteiligten nun offen und ehrlich reflektiert. Das Team spricht Probleme konkret an, lastet sie aber einzelnen Mitarbeitern nicht an. Die Ursachen für Komplikationen werden gemeinsam durchdacht, damit nicht Symptome, sondern die Wurzeln der Probleme angegangen werden können.

Vergleichbar ist die Sprint-Retrospektive mit einer Einsatz-Nachbesprechung bei der Feuerwehr oder einem Debriefing beim Militär. Wie das Review-Meeting hat auch die Retrospektive vor allem einen Check-Charakter, hier ist der Fokus jedoch nicht auf das Produkt, sondern auf den Prozess und die Zusammenarbeit gerichtet. Die Erkenntnisse aus dem Sprint-Review und der Retrospektive gilt es dann zu nutzen, um Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten.

Fazit

Durch eine professionelle Moderation und die Festlegung einer Timebox kann sichergestellt werden, dass die Meetings diszipliniert und zielführend ablaufen. Jedes einzelne Meeting leistet dann einen wertvollen Beitrag zu einem erfolgreichen Projektverlauf.

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Quellen und weiterführende Informationen

Agile Projekte und Scrum in der Praxis: Elemente, Nutzen, Tools, Hürden (mit den Ergebnissen der State of Agile Survey 2010)
Welche Vorteile bietet mir als Kunde ein Scrum-Projekt?
Scrum in der Praxis: Papier und JIRA
Scrum: Agile Software-Entwicklung bei //SEIBERT/MEDIA

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