Allzu oft sitzen Leute in Meetings, ohne ihre Ideen beizusteuern, obwohl wir sie genau deshalb eingeladen haben. Sie haben tolle Ideen, sitzen aber schweigend da.

Leider hat dieses Schweigen häufig damit zu tun, wie wir Meetings leiten. Das klassische Meeting-Format macht es diesen Leuten schwer, ihren Beitrag zu leisten.

Ein typisches Meeting begünstigt die mächtigen Personen, die sowieso kein Problem damit haben, sich zu äußern. Die Teammitglieder aus der ersten Reihe werden ihre Meinung zuerst sagen, Gründe sind etwa Seniorität auf der einen und Respekt oder auch Schüchternheit auf der anderen Seite.

Das nennen wir den HiPPO-Effekt: Highest Paid Person’s Opinion. Durch den HiPPO-Effekt werden Gegenmeinungen und alternative Ideen unterbunden, selbst wenn sie besser sind, weil die Leute ihre Vorgesetzten nicht herausfordern wollen.

Selbst wenn der HiPPO-Effekt nicht zum Tragen kommt, kommen gute Ideen mitunter nicht ans Tageslicht, weil einige wohlmeinende Personen das Meeting dominieren. Diese Leute reißen die Diskussion an sich, oftmals voller Enthusiasmus und Begeisterung für ihre eigenen Ansichten. Die Kehrseite: Überschwänglicher Enthusiasmus bremst die Diskussion aus, wenn Kollegen involviert sind, denen es nicht behagt, dazwischenzureden oder die Konfrontation zu suchen.

Zwei einfache Tricks für Moderatoren

Als Teamleiter können Sie die guten Ideen herauskitzeln, indem Sie Meinungen ausgleichen. Einige Tricks haben wir im Laufe der Jahre von erfahrenen Meeting-Moderatoren gelernt. Wer sie anwendet, kann die typischen sozialen Muster schnell auflösen und jenen Leuten helfen, ihre Ideen zu präsentieren, die normalerweise kaum dazu Gelegenheit erhalten. Das Ergebnis ist häufig erstaunlich – die Erfahrung lehrt, dass diese Leute ihre Brillanz bis zu diesem Moment nur zurückgehalten haben.

Die Tricks können einen enormen Effekt auf die Ergebnisse eines Meetings haben und kosten normalerweise nur ein klein wenig Zeit und ein paar normale Büroartikel. Wenn Sie verstehen, wann diese Tricks hilfreich sind, können Sie sie genau im richtigen Moment hervorzaubern, um den gesamten Raum an einem Thema zu beteiligen.

Der Ideen-zuerst-aufschreiben-Trick

Einige Tricks sind kriminell einfach. Dieser ist einer der größten Gauner.

Worin besteht der Trick? Sie bitten die Meeting-Teilnehmer, für einige Minuten unabhängig voneinander ein kurzes Brainstorming durchzuführen, indem sie ihre Ideen notieren, bevor sie sie den anderen vortragen.

Warum funktioniert er? Wenn die Leute ihre Ideen zuerst aufschreiben, werden sie nicht von anderen Teilnehmern beeinflusst. Die Forderung, ein Minimum an Ideen zu notieren, hilft, von den üblichen, naheliegenden Floskeln wegzukommen. Wenn die Teilnehmer dann gebeten werden, ihre Notizen vorzulesen, tragen sie ihre Konzepte vor, auch wenn sie völlig konträr zu denen der anderen sind.

Wann zaubern Sie diesen Trick aus dem Hut? Er ist perfekt geeignet, wenn Sie möchten, dass Ihr Team Ideen oder Lösungen zusammenträgt.

Was benötigen Sie, damit er funktioniert? Sie brauchen Stifte und Papier für alle Teilnehmer (wenn diese kein Notebook dabei haben). Außerdem werden Sie ein Whiteboard oder ein Flipchart benötigen, um die Vorschläge festzuhalten.

Wie gehen Sie vor? Beginnen Sie ungefähr so: „Okay, lassen Sie uns ein paar Ideen zusammentragen. Nehmen Sie doch bitte mal rasch Papier und Stift zur Hand und schreiben Sie mindestens drei Vorschläge auf, wie wir dieses Problem lösen können.“

Nachdem Sie den Teilnehmern ein bisschen Zeit zur Ideenfindung gegeben haben, lassen Sie ihnen eine weitere Minute. Diese zusätzliche Zeit (und Stille) führt oft zu weiteren Gedankenblitzen.

Wenn alle ihre Ideen aufgeschrieben haben, wählen Sie jemanden aus, der normalerweise nichts sagt. Lassen Sie ihn einen seiner Vorschläge vorlesen. Schreiben Sie die Ideen ohne Diskussion und ohne Kommentar auf das Whiteboard. Dann wählen Sie den nächsten Kollegen und so weiter, bis Sie schließlich alle Meinungen auf dem Whiteboard zusammengetragen haben.

Es ist nicht ungewöhnlich, wenn jemand sagt: „Ich habe das zwar nicht aufgeschrieben, aber während wir all das gehört haben, bin ich noch auf eine andere Idee gekommen." Das ist gut. Es ist toll, wenn Teilnehmer sich gegenseitig inspirieren.

Was kommt dabei heraus? Sie werden eine ziemlich umfassende Liste haben. Es wird vielleicht einige Wiederholungen geben, aber ganz sicher sind ein paar brillante Lösungen dabei, die man sich genauer anschauen sollte.

Der Mit-den-Fingern-abstimmen-Trick

Diesen Trick haben wir bei der Priorisierung von Anforderungen kennengelernt. Es geht schnell und fokussiert die Konversation auf die Unterschiede in den Ansichten.

Worin besteht der Trick? Alle stimmen gleichzeitig über eine Idee, eine Anforderung, einen Maßnahmenvorschlag ab – mit den Fingern einer Hand. Eine kurze Diskussion über die extremen Stimmen gibt Aufschluss über Unklarheiten. Nach einer anschließenden Wiederholung der Abstimmung kristallisiert sich dann in der Regel ein gemeinsamer Standpunkt des Teams heraus.

Warum funktioniert er? Da alle Personen zur gleichen Zeit abstimmen, wird die Einflussnahme durch andere im Raum vermieden. Die anschließende kompakte Diskussion deckt die unterschiedlichen Sichtweisen auf. Die erneute Abstimmung stellt sicher, dass jeder Standpunkt auch gehört worden ist.

Wann zaubern Sie diesen Trick aus dem Hut? Dieser Trick ist perfekt, wenn Sie Ideen bewerten müssen. Wir verwenden ihn beispielsweise, um die Elemente eines Design-Entwurfs zu definieren, der das Grundgerüst für die weitere Entwicklung bilden soll.

Was benötigen Sie, damit er funktioniert? Sie benötigen eine Liste der Dinge, über die abgestimmt werden soll. Die Leute brauchen lediglich eine Hand.

Wie gehen Sie vor? Zuerst legen Sie für jeden Punkt auf Ihrer Liste eine Skala fest. Wenn Sie z. B. über die Priorität von Anforderungen abstimmen, können Sie die Eins als "gar nicht wichtig" und die Fünf als "sehr wichtig" definieren. (Manchmal ist es hilfreich, auch einen Punkt in der Mitte dabei zu haben, zum Beispiel die Drei für "wäre nett".)

Die Gruppe soll nun jede Anforderung bewerten. Sie können zum Beispiel sagen: "Unser nächster Punkt ist Humor. Wie wichtig ist es, dass unser Content humorvoll ist? Stimmen Sie ab, in dem Sie einen, zwei, drei, vier oder fünf Finger heben."

Nachdem alle ihre Finger hochgehalten haben, lesen Sie das Ergebnis vor: "Eins, vier, fünf, drei, fünf, drei." So kann jeder alle Bewertungen hören, auch wenn er nicht alle Hände sieht. Außerdem wissen die Leute so, dass ihre Meinung auch wirklich registriert worden ist.

Wenn sich die höchsten und die niedrigsten Bewertungen um mehr als einen Punkt unterscheiden, fragen wir eine Person, die die niedrigste Bewertung abgegeben hat, nach den Gründen dafür. Nach einer kurzen Erklärung bitten wir eine Person, die die höchste Punktzahl vergeben hat, uns auch diese Entscheidung zu erläutern.

Nachdem wir beide Ansichten gehört haben, eröffnen wir eine kurze Diskussion, in der jeder kurz darlegt, warum er wie abgestimmt hat und die Kollegen so von seiner Sichtweise überzeugen kann.

Nach einigen Minuten sollten Sie sagen: "Okay, wir stimmen noch einmal ab. Sie können ihre Bewertung entsprechend der eben gehörten Argumente natürlich auch ändern. Heben Sie noch einmal Ihre Finger." Jeder vergibt erneut Punkte per Handzeichen und wieder sagen Sie jede Bewertung an.

Die finale Bewertung ermitteln wir, indem wir den Durchschnitt berechnen und ihn runden. Bisweilen können wir sicherlich auch Werte wie 3,5 oder 2,5 erlauben, aber es ich leichter, mit ganzen Zahlen zu arbeiten. Der Knackpunkt besteht darin zu erfahren, welches Gewicht die Punkte auf der Liste in Relation zueinander haben. Präzision ist hier weniger wichtig.

Was kommt dabei heraus? Innerhalb kurzer Zeit ist jeder Punkt auf der Liste bewertet. Sie wissen, welche Punkte aus Sicht des Teams hohe und welche niedrige Priorität haben. Mit einer festen Skala, etwa der angesprochenen Bedeutung für das Design, kann diese Liste extrem hilfreich für künftige Weiterentwicklungen sein.

Das Schöne an dieser Technik ist, wie schnell der Teamleiter die Diskussion nur auf die extremen Meinungen fokussieren kann. Entweder haben die Leute im Raum komplett unterschiedliche Vorstellungen davon, was ein Punkt auf der Liste wirklich bedeutet, oder sie überraschen die Gruppe mit einer ungewöhnlichen Perspektive. Häufig stimmt eine Person ganz anders als der Rest des Teams ab und versucht dann, die anderen von seiner Sichtweise zu überzeugen und umzustimmen.

Die Leute mit den extremen Ansichten sind nicht immer die großen Redner oder eben jene Highest Paid Persons, und diese Technik befördert die besten Gedankengänge aller Teilnehmer ans Tageslicht. Der Durchschnittswert der zweiten Abstimmung führt zu einem Konsens und gibt allen das Gefühl, an einem demokratischen Prozess teilgenommen zu haben.

Die besten Ideen hervorbringen

Es ist sehr anregend, wenn sich das gesamte Team zusammentut, um tolle Ideen hervorzubringen und zielgerichtet zu diskutieren. Diese beiden einfachen Moderationstechniken helfen uns dabei, den Input aller im Meeting versammelten Köpfe zu generieren und unsere Projekte in die richtige Richtung zu stoßen.

Dieser Artikel wurde im Original am 1. Februar 2011 unter dem Titel Equalizing Opinions: Two Simple Tricks for Meeting Facilitators von Jared M. Spool veröffentlicht. Jared M. Spool gehört zu den führenden Usability-Experten unserer Zeit. Seine Website erreichen Sie unter http://www.uie.com. Weitere Artikel von Jared M. Spool finden Sie im Usability-Special von //SEIBERT/MEDIA.