Wiki-Pilotprojekt: Struktur der Gruppe, Kommunikation, Nebeneffekte

Um ein Firmenwiki auf die Nutzung durch alle Mitarbeiter vorzubereiten, empfehlen wir die Etablierung eines Pilotteams. So startet das Wiki in einer „sicheren“ Umgebung. Im ersten Artikel zum Thema haben wir die optimale Größe und die Aufgaben dieser Pilotgruppe beschrieben. Nun wollen wir die Struktur des Pilotteams besprechen und auf die Kommunikation im Rahmen der Pilotphase sowie auf schöne Nebeneffekte eingehen.

Struktur der Pilotgruppe

Mit der Zusammensetzung der Pilotgruppe steht und fällt das Pilotprojekt. Grundsätzlich ist man möglicherweise versucht, den Weg des geringsten Widerstandes zu gehen und ausschließlich technologiebegeisterte Mitarbeiter für die Pilotphase zu rekrutieren, von denen man annehmen kann, dass sie dem neuen Werkzeug von vornherein positiv gegenüberstehen.

Solche Mitarbeiter sind sicherlich schnell als Teilnehmer zu gewinnen. Diese sog. Early Adopters werden das Wiki zwar rasch annehmen, allerdings bringt ein Team, das ausschließlich aus „Geeks“ besteht, das Pilotprojekt in Gefahr.

Gewiss ist es sinnvoll und wichtig, diese Mitarbeiter für das Wiki zu begeistern und unter ihnen Unterstützer zu finden. Der Nachteil besteht darin, dass bei weniger technologieaffinen Mitarbeitern Misstrauen geschürt werden könnte. Das Motto: Systeme, die nur die Technik-Fans ausprobiert haben und von denen sie nun schwärmen, sind höchstwahrscheinlich sehr kompliziert.

Der Wiki-Pilot dient auch als Testlauf für den Einsatz im gesamten Unternehmen. Die Zusammensetzung der Pilotgruppe ist daher ebenso wichtig wie die Auswahl der Teilnehmer an einem User-Test. Es gilt die Regel Garbage in, garbage out: Sind nicht die richtigen Personen involviert, erhält man keine brauchbaren Ergebnisse. Insofern ist es wichtig, hier – natürlich je nach zu bearbeitendem Anwendungsfall – auch “normale” Mitarbeiter zu integrieren und Personen zu beteiligen, die eine geringe Affinität haben.

Die Teilnehmer am Wiki-Piloten sollten einen möglichst repräsentativen Querschnitt des Unternehmens abbilden. Deshalb ist es erforderlich, eine möglichst heterogene Gruppe zu rekrutieren, also ältere und jüngere, weibliche und männliche, technikbegeisterte und technikfremde Mitarbeiter usw. Je mehr unterschiedliche Nutzer involviert sind, desto mehr Probleme im Umgang mit dem Wiki wird man aufdecken können.

Nicht zu vernachlässigen ist in diesem Zusammenhang auch die angestrebte Mund-zu-Mund-Propaganda. Nehmen am Pilotprojekt auch Mitarbeiter teil, die bekanntermaßen eher etwas vorsichtig in Bezug auf neue Technologien sind, werden die ersten Ergebnisse aus der Pilotphase umso eindrucksvoller sein.

Wenn diese Personen ihren Kollegen davon berichten, wie unsicher sie zu Beginn waren und wie nützlich und nutzerfreundlich sie das Wiki inzwischen finden, hat das mit ziemlicher Sicherheit einen enormen Einfluss auf die Akzeptanz im ganzen Unternehmen.

Kommunikation in der Pilotphase

Die Pilotgruppe muss grundsätzlich wissen, dass sie eine Pilotgruppe ist. Von vornherein muss dem Team also verdeutlicht werden, dass es negative Seiten gibt, dass es sich um einen Versuch handelt, dass das System noch nicht ausgereift ist, dass die Mitglieder Beta-Tester sind, dass eine Menge Arbeit auf sie wartet, dass an vielen Stellen Stolperfallen zu erwarten sind.

Gleichzeitig müssen dem Team aber auch die positiven Seiten aufgezeigt werden: Die Teilnehmer haben die wichtige Aufgabe, bei der Einführung eines neuen Systems zu helfen, sie können die Gestalt des Systems beeinflussen, sie sind für die Qualität des Systems verantwortlich. Es ist wichtig, einen Teamgeist zu schaffen und das übergeordnete Ziel zu verdeutlichen: Die Einführung eines sehr coolen, neuen Tools im Unternehmen.

Und Kommunikation ist auch hier von großer Bedeutung: Es sollte in der Pilotphase regelmäßige Treffen geben. Die Teilnehmer müssen sich darüber austauschen, was gut und was schlecht ist: Was haben wir in der letzten Woche mit dem Wiki gemacht? Was war positiv, was negativ? Hilfreich sind auch Abfragen nach dem Prinzip “Try, Keep, Drop”. Solche Meetings können als kurze Retrospektiven konzipiert werden, wie sie aus dem agilen Projektmanagement nach Scrum bekannt sind.

Nebeneffekte

Zu den nützlichen Nebeneffekten eines Pilotprojekts gehört, dass so eine Gruppe von Unterstützern geschaffen wird. Wenn ein Team bereits erfolgreich mit dem Wiki arbeitet, sinkt erstens die Gefahr, dass das Wiki wieder abgeschaltet wird. Zweitens besteht fast schon die Gewissheit, dass die Unterstützer mit Kollegen darüber sprechen werden, wie positiv sich das Wiki auf die eigene Arbeit auswirkt und so indirekt Werbung für das Wiki machen. Eine solche positive Mund-zu-Mund-Propaganda ist Gold wert.

Und nicht zuletzt lassen sich aus den Teilnehmern des Wiki-Piloten diejenigen Wissensträger rekrutieren, die beim Rollout Schulungen halten, Screencasts mit Anleitungen erstellen und Wiki-Wissen weitergeben. Durch die Teilnahme am Wiki-Piloten erwerben die Mitarbeiter eine Qualifikation und bauen Expertise auf – mit dem Effekt, dass später externe Dienstleistungen eingespart werden können.

Planen Sie eine Wiki-Einführung im Unternehmen? Brauchen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt? Benötigen Sie weitere Informationen über Inhalte und die Durchführung eines Pilotprojekts? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne: Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Informationen finden Sie auch auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis.

Weiterführende Informationen

Wiki-Einführung: Das Pilotprojekt als Pflichtprogramm
Größe und Funktion der Pilotgruppe
Erfolgsfaktoren für Wikis: Organisation ist der Schlüssel
Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
Return on Investment von Firmenwikis

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