Gefahren einer Wiki-Einführung

In unserem Blog, in Präsentationen, in Workshops und an vielen Stellen im Web stellen wir Firmenwikis – der Eindruck mag entstehen – häufig als “eierlegende Wollmilchsau” dar. Ja, wir sind der Ansicht, dass ein gut funktionierendes, von den Mitarbeitern angenommenes Enterprise Wiki ein tolles, für Unternehmen eminent wichtiges und nützliches Werkzeug ist.

Doch Interessenten und Kunden fragen uns hin und wieder auch nach den Risiken eines Firmenwikis, von denen zu lesen oder zu hören sei. Grundsätzlich: Ja, ein Wiki birgt auch Gefahren. Zumeist handelt es sich dabei zwar um theoretische Szenarien, in der Diskussion rund um eine (mögliche) Wiki-Einführung müssen sie dennoch ernstgenommen werden.

Missbrauch/Sicherheitsrisiken durch Mitarbeiter

Besonders misstrauisch sind einige Entscheider der Partizipation und der stärkeren Einbindung der Mitarbeiter in kommunikative Prozesse gegenüber. Die Befürchtung: Mitarbeiter können das Firmenwiki wissentlich missbrauchen oder dem Unternehmen auch unbeabsichtigt Schaden zufügen:

  • Offenheit ist nicht in jedem Unternehmen gewünscht. (Jeder Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten kann Inhalte verändern.)
  • Möglichkeit absichtlich gestreuter Fehlinformationen, die in einer umfangreichen Änderung untergehen können
  • Unabsichtlich gestreute Falschinformationen
  • Wichtiges Firmenwissen kann via Copy & Paste “geklaut” werden.
  • Theoretisch besteht die Gefahr, dass durch eine Benutzereingabe auch schädlicher Code eingeschleust werden kann.
  • Informationen landen im Wiki, die nicht hineingehören (Kundeninformationen, die nicht jedem zugänglich sein sollen, Passwörter werden ggf. im Wiki abgelegt und sind durchsuchbar, etc.).

Chaos

Andere Befürchtungen betreffen die Organisation von Inhalten: verloren- oder untergehende Informationen auf der einen, Redundanzen und wertlose Inhalte auf der anderen Seite.

  • Dokumente existieren mehrfach in unterschiedlicher Ausführung und in verschiedenen Iterationsstufen, was den Nutzer verunsichert: Er beseitigt das Problem nicht, sodass es sich potenziert.
  • Datenhalde: wahlloser Import von Informationen z.B. aus Netzlaufwerken
  • Unsortierte und nicht themen- und kontextbasiert auffindbare Inhalte

Systemische Probleme

Insbesondere seitens einiger IT-Abteilungen beziehen sich Einwände auf den systemischen Hintergrund. Angesichts der Vielzahl bereits vorhandener Systeme im Intranet sehen sie zusätzliche Tools aufgrund der folgenden potenziellen Risiken kritisch:

  • Verdrängungswettbewerb mit anderen Systemen, die gefördert und nicht bekämpft werden sollen
  • Redundanz: Es entstehen Informationen aus einer “Klasse” an zwei verschiedenen Stellen. Das ist ein Problem und kann nicht ignoriert werden.
  • Schon wieder ein neues System! Wir sollten erstmal zusehen, dass die bestehenden vollumfänglich und bestimmungsgerecht genutzt werden: Stop starting, start finishing!

Kosten

Als gefährlich schätzen einige Unternehmen die schwer kalkulierbaren Folgekosten eines Wiki-Projekts ein. Nicht ohne Grund, denn auch wenn ein Wiki längst ausgerollt ist, entstehen Betriebskosten und werden interne Ressourcen dauerhaft gebunden:

  • “Fass ohne Boden”
  • Fixe Kosten für Server, Pflege, Lizenzen, Updates, Plugins einspielen, Wiki-Gärtner, …
  • ggf. langfristige Abhängigkeit von Spezialisten

Datenschutz

Um die Sicherheit sensibler Informationen sorgen sich vor allem Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte in Unternehmen. Kritik zielt zumeist auf diese Risiken ab:

  • Mitarbeiter erhalten zu viele Informationen über ihre Kollegen
  • Verletzung strenger Datenschutzrichtlinien im Unternehmen

Stabilität, Performance und Sicherheit

Wiederum aus technologischer Perspektive entstehen Gefahren dadurch, dass Produkte unterschiedlicher Hersteller in ein System integriert werden müssen und dass nicht abzusehen ist, ob insbesondere Open-Source-Communities auch mittel- und langfristig noch aktiv sind:

  • Viele Wiki-Plugins kommen von Fremdanbietern: Mangelnde Sicherheit und Ausgereiftheit gefährden potenziell das gesamte System.
  • Weiterentwicklung der Wiki-Software oft nicht garantiert (siehe das Beispiel TWiki: Seit einem Fork der Community wird das einst ausgereifteste Open-Source-Wiki kaum noch weiter vorangetrieben.)

Wie eingangs angemerkt: Die meisten dieser Risiken sind theoretischer Natur und bestehen mehr oder weniger potenziell. Teilweise sind Gefahren in der Unternehmenspraxis gegenstandslos (z.B. Vandalismus durch Mitarbeiter), teilweise beruhen Risiken auf Missverständnissen oder können minimiert werden, sofern die entsprechende organisatorische und technische Expertise vorhanden ist. Vom Tisch sind die Gefahren damit freilich nicht und müssen diskutiert werden.

Sehen Sie sich im Zusammenhang mit einer geplanten Wiki-Einführung diesen oder ähnlichen Befürchtungen gegenüber? Benötigen Sie Argumente, um ein Wiki-Projekt intern durchzusetzen? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation mit Erfahrung aus Dutzenden Wiki-Projekten und unterstützen Sie gerne dabei, die Risiken eines Firmenwikis zu minimieren bzw. auszuschließen und Vorbehalte zu entkräften. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Informationen haben wir auch auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis für Sie zusammengestellt.

Weiterführende Informationen

Vandalismus und Edit Wars im Firmenwiki: Scheinriesen
Firmenwikis aus Sicht des Betriebsrats: Tipps, Tricks und Fehleinschätzungen
Erfolgsfaktoren für Wikis: Organisation ist der Schlüssel
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