Welche Wiki-Software ist die richtige? Ergebnisse einer Studie

Ein Unternehmen, das ein Enterprise Wiki einführen möchte, steht früh im Projekt natürlich vor der Entscheidung für eine geeignete Wiki-Software. In anderen Artikeln in diesem Blog haben wir bereits wichtige Kriterien für die Auswahl von Wiki-Software zusammengetragen. Nun haben Mitarbeiter der Pumacy Technologies AG eine Studie mit dem Titel Die Qual der Wiki-Wahl – Wikis für Wissensmanagement in Organisationen erstellt, die eben jenen Fragen nachgeht: Welche Anforderungen sollte eine Wiki-Software erfüllen und wie schlagen sich die verschiedenen Systeme im Vergleich? Die Autoren Florian Adler, Ingo Frost und Daphne Gross referenzieren im Rahmen der Studie übrigens auch einen Fachartikel von //SEIBERT/MEDIA. Wir fassen die Erkenntnisse zusammen.

Die Auswahlkriterien

Um die Auswahl der verfügbaren Software-Systeme sinnvoll zu beschränken, stellen Adler, Frost und Gross zunächst eine Reihe von Kriterien auf, denen Wiki-Software für Unternehmen genügen muss:

  • Etablierung am Markt und Ausgereiftheit
  • Sicherheit z.B. durch Zugangsbeschränkungen
  • Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen wie z.B. das eigene Corporate Design
  • Integrationsmöglichkeiten z.B. via LDAP und Active Directory
  • Gute Usability

Auf Basis dieser Kriterien haben die Autoren die Auswahl auf sieben Systeme eingegrenzt: Confluence, DokuWiki, DrupalWiki, Foswiki, MediaWiki, TikiWiki und TWiki.

Ein kurzer Überblick über die ausgewählten Wiki-Programme

Confluence ist das populärste kommerzielle Firmenwiki (und das einzige proprietäre System im Test) und bietet zahlreiche Features, die über die Wiki-Grundfunktionen hinausgehen und speziell auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind. Zu den herausragenden Merkmalen gehören z.B. die sehr gute Usability, die exzellente Integration mit anderen Systemen wie JIRA, MS SharePoint und Office, die ausgereifte Suche und die einfache Einbindung erweiterter Funktionalitäten über Markros. Allerdings verursachen Confluence und einige wichtige kommerzielle Plugins im Gegensatz zu den anderen hier analysierten Firmenwikis Lizenzkosten.

DokuWiki bietet nur Wiki-Kernfunktionen. Als große Stärke sehen die Autoren der Studie die ausgereifte Rechtevergabe an.

DrupalWiki wurde speziell für den Einsatz in Unternehmen konzipiert. Das Rechtemanagement ist ebenso ausgereift wie die Suchfunktion. Zum Funktionsumfang gehören Kommunikationsmöglichkeiten wie Foren, Diskussionsseiten und Blogs sowie die Integration mit SharePoint und SAP.

MediaWiki ist die Wikipedia-Software und verdankt dem beispiellosen Erfolg der Web-Enzyklopädie seine Bekanntheit und auch seine recht hohe Verbreitung in Unternehmen. Wir haben schon ausführlich dargestellt, warum MediaWiki für ein öffentliches Wiki eine ausgezeichnete Wahl ist, sich für den Einsatz im Unternehmen aber nur sehr bedingt eignet. Zu diesem Schluss kommt auch die Studie und hebt besonders Sicherheitsprobleme und die stark eingeschränkte Rechtevergabe hervor.

TikiWiki sieht sich selbst als CMS- und Groupware-Lösung. Neben der Wiki-Funktion setzt das System insbesondere auf Diskussionsfunktionen und Workflow-Management. Als Herausforderung gelten Usability-Probleme.

TWiki eignet sich als stark systemorientiertes System mit zahlreichen Enterprise-Wiki-Funktionen vor allem für das strukturierte Ablegen von Informationen und wird hauptsächlich von mittleren bis großen Unternehmen genutzt. Seit dem Fork der Community steht die Weiterentwicklung von TWiki allerdings praktisch still.

Foswiki ist aus der Abspaltung der Community vom TWiki-Projekt hervorgegangen und die Weiterentwicklung von TWiki.

Die sieben Firmenwikis im Vergleich

Unter vier Hauptgesichtspunkten – einfaches Wissensmanagement, Strukturierung, Zugänglichkeit und Qualitätsvalidierung – haben Adler, Frost und Gross die ausgewählten Systeme einander gegenübergestellt. Ihre Ergebnisse im Detail:

Einfaches Wissensmanagement: In allen Firmenwikis ist das Anlegen neuer Inhalte schnell und einfach möglich, ein Rich-Text-Editor ist (bis auf MediaWiki) Standard. Allerdings hebt sich Confluence dadurch von der Open-Source-Konkurrenz ab, dass Wiki-Inhalte aus Office heraus bearbeitet und Dateien per Drag & Drop eingefügt werden können. Im Hinblick auf Kommentare erweisen sich der Studie zufolge Confluence, DrupalWiki und TikiWiki als sehr effektiv, Export- und Importfunktionen (z.B. PDF-Dateien) sind in Confluence und DrupalWiki besonders ausgereift.

Strukturierung: Das Anlegen von Wiki-Bereichen ist mit allen Systemen möglich, wobei auch hier Confluence die beste Unterstützung bietet. Mit Ausnahme von MediaWiki verfügen alle Wikis über eine gute Rechteverwaltung. Die Klassifikation nach festgelegten Kategorien ist wiederum eine Stärke von MediaWiki. Besonders ausgereifte interne Verlinkungsfunktionen bieten der Studie zufolge Confluence, DrupalWiki und MediaWiki.

Zugänglichkeit: Eine Volltextsuche ist in allen sieben Firmenwikis möglich, wobei aber nicht immer auch die Dateianhänge einbezogen werden. Hier sticht Confluence mit seiner vollumfänglichen Anhangsintegration und seiner Live-Indizierung neuer Inhalte hervor. Eine Besonderheit von MediaWiki besteht darin, dass Nutzer automatisch auf die Seite weitergeleitet werden, sofern ein Titel dem Suchbegriff entspricht. TikiWiki wiederum punktet mit einer guten Mobile-Integration.

Qualitätsvalidierung: In allen sieben Programmen wird eine Statistik über inhaltliche Veränderungen erstellt, wobei Confluence besonders detaillierte Informationen bietet. Über besonders ausgereifte Workflow-Funktionen verfügen Confluence und DrupalWiki, Foswiki/TWiki immerhin über basale Workflow-Prozesse.

Die Forschungsergebnisse auf einen Blick

Anhand übersichtlicher Tabellen haben Adler, Frost und Gross ihre Forschungsergebnisse visuell aufbereitet:



Fazit

Die detaillierten Studienergebnisse der Wissensmanagement-Experten der Pumacy Technologies AG zeigen, dass jede Software andere Schwachstellen und besondere Stärken hat. In Anbetracht der jeweiligen Unternehmenssituation und der spezifischen Erfordernisse des Arbeitsalltags muss das System ausgewählt werden, das den eigenen Kriterien am ehesten entspricht.

Dazu ist es unbedingt erforderlich, die individuellen Anforderungen an ein Wiki-Tool und die spezifischen Anwendungsfälle zu definieren, die mit dem Wiki umgesetzt werden sollen. Möchte man “lediglich” Wikipedia ins Unternehmen holen und das Firmenwissen enzyklopädisch im Intranet abbilden? Prima, dann sind MediaWiki oder DokuWiki wahrscheinlich keine verkehrte Wahl. Ob dieser Anwendungsfall mittel- und langfristig der einzige sein soll und wird, muss allerdings im Vorfeld mit Bedacht überlegt sein. Kaum etwas hemmt eine Wiki-Einführung mehr, als nach einer Weile erkennen zu müssen, dass das eingesetzte System die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter nicht erfüllt.

Deshalb empfehlen wir, von Beginn an auf eine ausgereifte und möglichst vielseitige Lösung zu setzen, die zahlreiche Optionen und erweiterte Funktionalitäten bietet.

Evaluieren Sie gerade Wiki-Software? Benötigen Sie Unterstützung bei der Anforderungsbestimmung und beim Treffen einer fundierten Entscheidung? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation. Gerne beraten wir Sie ausführlich und präsentieren Ihnen gerne verschiedene Systeme für unterschiedliche Anforderungen online: Bitte sprechen Sie uns an. Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch auf unserer speziellen Seite über Firmenwikis.

Weiterführende Informationen

Die Studie: „Die Qual der Wiki-Wahl“
Entscheidungskriterien für die Evaluation von Wiki-Software
Wikipedia in Unternehmen? Ja, aber nicht mit MediaWiki
Confluence- und Foswiki-Plugins: Ein Vergleich
Stärken von Confluence gegenüber MediaWiki und Foswiki

Hinterlassen Sie eine Antwort

Kommentare