Atlassians Tracking- und Projektmanagementsystem JIRA kommt in fast 200.000 Teams in 115 Ländern zum Einsatz. Aus welchen Gründen entscheiden sich so viele Unternehmen für JIRA? Kunden wünschen sich eine effektive Planung, eine effektive Kommunikation, eine schnelle Zusammenarbeit – und möglichst wenig Reibung bei der Projektumsetzung.

Kleine Aufgabenmanagementlösungen skalieren nicht

Eine Idee geht oft von einer einzelnen Person aus. Wenn diese Idee sich zu entfalten beginnt, entstehen schnell die ersten Aufgaben und die Frage, wie man diese Liste mit Arbeit handhabt. Ein Ein-Mann-Team sieht darin keine große Herausforderung und wird eine kleine Task-Management-App oder eine Excel-Tabelle nutzen, um die Aufgaben abzubilden und abzuarbeiten.

Müssen allerdings mehr Leute integriert werden, entsteht Reibung, denn die Arbeit muss synchronisiert werden, und je mehr Personen in ein Projekt involviert sind, desto größer sind die Reibungsverluste. Das Problem: Kleine Aufgabenmanagementlösungen skalieren nicht. Wo auch in einem Zwei-Mann-Team ein Aufgabenmanagement in Form von Meetings und einer geteilte Excel-Tabelle noch praktikabel ist, muss dieses Vorgehen in wachsenden Teams und Organisationen scheitern.

Excel-Tabellen waren nie dazu bestimmt, geteilt zu werden

Das Vorhalten einer Excel-Tabelle auf einem geteilten Server ist keine geeignete Form der kollaborativen Zusammenarbeit. Für Excel gibt es wunderbare Anwendungsfälle, aber Aufgabenmanagement im Team gehört nicht dazu, denn mit einer zentralen Version einer Excel-Aufgabenliste auf einem Server ist gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen keine vernünftige Option. Bei jeder Bearbeitung ist der Rest des Teams blockiert oder ein Projektmanager muss manuell jedes Detail zusammensuchen und die Tabelle ständig aktualisieren. Beides ist Zeitverschwendung und entspricht nicht der bestimmungsgemäßen Nutzung dieses Tools und schon gar keinem effektiven Projektmanagement.

Mit E-Mails entsteht Chaos

Ebenso sieht es mit E-Mails aus. Aufgabenlisten, die per E-Mail verschickt werden, sorgen für Chaos. In Postfächern liegen doppelte Versionen, das Original wird mit jedem Kopieren und jeder Bearbeitung verwässert, niemand weiß genau, ob die Liste im Posteingang aktuell ist, die Synchronisation wird immer schlechter. Eigentlich ganz einfache Dinge wie das Neu-Zuweisen einer Aufgabe sind kompliziert und führen dazu, dass die Beteiligten unterschiedliche Versionen des Plans haben und potenziell parellel an derselben Aufgabe arbeiten.

Historische Daten sind wichtig

Projektmanagement wird erst effektiv, wenn historische Daten vorliegen, die dabei helfen, künftige Planungen voranzutreiben. Dafür ist ein Tool erforderlich, das Einblicke in die frühere Performance bietet, um sinnvolle Beschätzungen vornehmen zu können. Das ist in wachsenden Teams mit Excel-Tabellen und Personal-Task-Management-Lösungen nicht abzubilden.

Das bietet JIRA 6

Geteilte und aktuelle Projektinformationen
JIRA reduziert Reibung, denn es gibt eine Master-Kopie des Projekts, die zentral verfügbar, immer aktuell und jedem Beteiligten für Aktualisierungen zugänglich ist. Die Aufgaben eines Projekts können mithilfe flexibler Workflows strukturiert werden; JIRA passt sich der Art und Weise an, wie Teams arbeiten wollen. Und da das Teilen zum JIRA-Konzept gehört, kann jeder Beteiligte seine Vorgänge updaten und den Gesamtstatus des Projekts verfolgen.

Klare Zuordnung von Aufgaben
Jeder Vorgang ist eindeutig einem Nutzer zugewiesen, sodass die "Besitzerschaft" über das Team hinweg klar ist. Dabei können Vorgänge auch neu zugewiesen werden. Geschieht das, erhält der neue Bearbeiter automatisch eine Benachrichtigung.

Individuelle Workflows
Dank konfigurierbarer Workflows, die sich an die Struktur und die Arbeitsmethoden des Teams anpassen lassen, arbeitet das Team exakt auf dieselbe Art und Weise.

Detaillierte Projekthistorie
Projektmanager haben Zugang zu einer detaillierten History des Projekts, um künftige Arbeit effektiv planen zu können.

Zentraler Projekt- und Statusüberblick
Alle Projektdaten lassen sich an einer Stelle nachvollziehen und verfolgen. Statt E-Mails mit dem letzten Status auszugraben, genügt ein Blick auf das anpassbare Dashboard, das ständig automatisch aktualisiert wird.

Agile Workflows abbilden
JIRA unterstützt nicht nur klassisch geprägte Projekte, sondern auch die agilen Frameworks Scrum und Kanban. Mit dem Plugin GreenHopper lassen sich alle in JIRA abgelegten Projektbestandteile visuell auf konfigurierbaren digitalen Boards ordnen und verwalten und alle Aktivitäten automatisiert und anpassbar auswerten.

JIRA 6 ist "mobile ready"
Über eine komfortable Mobile-Oberfläche können User vom Smartphone oder Pad aus mit Vorgängen arbeiten, Aufgaben zuweisen und kommentieren, Filter anwenden und immer den aktuellen Stand des Projekts und seiner Bestandteile im Blick haben.

Skalierbarkeit
Und ein nicht zu vernachlässigender Aspekt für wachsende Teams: JIRA ist skalierbar. Selbst tausende Nutzer und zigtausende Vorgänge sind kein Problem für eine vernünftig konfigurierte Instanz.

Fazit

JIRA 6 ist modern, schnell, einfach, mobile-fähig und skalierbar. Das an die eigenen Projekte und Arbeitsmethoden anpassbare System bietet sowohl kleinen Teams als auch großen Unternehmen beste Voraussetzungen, um ihre Ziele effektiv zu erreichen. Wenn Sie das neue JIRA noch nicht in Aktion gesehen haben, sollten Sie das unbedingt einplanen!

Weitere Informationen

//SEIBERT/MEDIA ist offizieller Vertriebspartner von Atlassian und hat den Status als Atlassian Platinum Expert inne. Wir unterstützen Sie gerne bei alle Aspekten rund um eine Einführung und produktive Nutzung von JIRA in Ihrem Unternehmen – von der strategischen Beratung und Planung über die Implementierung und Anpassung bis hin zur Aktivierung der Mitarbeiter und der Optimierung der Nutzung. Ausführliche Infos über JIRA-Projekte mit //SEIBERT/MEDIA inklusive Kalkulationsbeispielen haben wir für Sie in unserem umfangreichen JIRA-Orientierungsangebot vorbereitet.

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