Trotz Wiki, zentralem Aufgabenmanagement und Microblog kommen noch ausreichend Nachrichten aus dem eigenen Unternehmen an, und die externe E-Mail-Kommunikation lässt sich mithilfe interner Tools nur in Grenzen einschränken. Hier sind einige operative Tipps zur möglichst effizienten Bearbeitung der E-Mail-Flut, mit der viele Mitarbeiter zu kämpfen haben.

Wir beziehen neue Büros in der Wiesbadener City und haben schon ab 26. September 2011 eine neue Postanschrift. Zu Beginn unseres Umzugs baut unsere IT am 22. September unsere interne Infrastruktur inklusive aller Server ab. Daher werden wir an diesem Tag ab 12:00 Uhr und am folgenden Freitag leider nicht per E-Mail und telefonisch nur eingeschränkt erreichbar sein.

Within a company there can be many approaches for the development of texts as well as the sharing of texts for further revision. We could, for example, write a text in Word and then load the final version into the enterprise wiki. We could also send around texts by e-mail, asking colleagues to read them and, if necessary, to make changes. But we could also develop a text directly within a wiki. What should we think of this particular work process?

Ihr E-Mail-Postfach sagt Ihnen, ob Sie ein Wiki und/oder Jira brauchen [ 7:23 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Sie denken darüber nach, ob ein Firmenwiki oder ein Aufgabenmanagementsystem wie Jira für Sie in Frage kommt und in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist? Analysieren Sie Ihr E-Mail-Postfach! In einem ersten Schritt macht schon ein grobes Durchsehen deutlich, in wie vielen Fällen die E-Mail sich als problematisch erweist. Konkrete Anhaltspunkte findet man, indem man nach zwei Kategorien von E-Mails Ausschau hält: nach solchen mit Dateianhängen und solchen, in denen Aufgaben delegiert werden.

36 Anwendungsfälle für einen Enterprise Microblog (25 - 36) [ 7:30 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Ein interner Microblog bietet die Möglichkeit, die Cafeteria- und Flurgespräche der Mitarbeiter digital abzubilden: Kollegen tauschen Informationen, Neuigkeiten, Ideen und Projektdetails aus und geben sich gegenseitig Feedback und Input. Davon können Unternehmen profitieren. Wir haben 36 Use-Cases für einen Enterprise Microblog gesammelt. Hier beschreiben wir die Anwendungsfälle 25 bis 36.

36 Anwendungsfälle für einen Enterprise Microblog (13 - 24) [ 7:28 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

In früheren Blog-Artikeln haben wir die Potenziale des “Zwitscherns” im Unternehmen schon ausführlich dargestellt: Die digitale Form des Flurgesprächs, bei dem Mitarbeiter Informationen, Nachrichten, Ideen und Projektdetails austauschen und Feedback und Input erhalten, ist ein Gewinn für Unternehmen. Doch welche Anwendungsfälle für einen Enterprise Microblog bieten sich konkret an? Wir haben 36 Use-Cases zusammengestellt. Hier sind die Anwendungsmöglichkeiten 13 bis 24.

36 Anwendungsfälle für einen Enterprise Microblog (1 - 12) [ 7:59 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Ein interner Microblog kann ein eminent wertvoller Kommunikationskanal im Unternehmen werden. Ähnlich wie beim gemeinsamen Kaffeetrinken, in der Zigarettenpause draußen im Sonnenschein oder beim Schwatz auf dem Flur tauschen Mitarbeiter im Microblog Informationen, Neuigkeiten, Ideen oder Projektdetails aus. Aber welche konkreten Anwendungsfälle gibt es eigentlich, und wie kann das interne Zwitschern seine Stärken entfalten? Wir haben 36 Use-Cases gesammelt, hier ist das erste Dutzend.

Im Unternehmen bieten sich verschiedene Vorgehensweisen an, um Texte zu entwickeln und zur Weiterbearbeitung zur Verfügung zu stellen. So können wir einen Text zunächst in Word schreiben und die finale Version im Firmenwiki ablegen. Wir können Texte auch per E-Mail herumschicken mit der Bitte an die Kollegen, ihn zu lesen und gegebenenfalls Veränderungen vorzunehmen. Es gibt aber auch die Möglichkeit, einen Text direkt im Wiki zu entwickeln. Was ist von diesen Arbeitsmethoden zu halten?

Argumente für ein professionelles Aufgabenmanagement im Unternehmen [ 9:24 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Viele Unternehmen geben sich im Tagesgeschäft mit einem mittelmäßigen Projektmanagement, sehr geringer Transparenz und stark verbesserungswürdiger Effizienz zufrieden. Manche Manager sind regelmäßig selbst überrascht, wie gut die Ergebnisse trotz so wenig Struktur, Konsequenz und Effizienz in der operativen Umsetzung am Ende sind. Nicht selten sind Projekte aber auch reine Wundertüten. Die Software JIRA hat das Potenzial, solche Situationen aufzulösen.

Zeitgesteuerte E-Mail-Kampagnen: Mit Kommunikationsketten Kunden informieren und Interessenten überzeugen [ 7:09 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Viele Unternehmen haben den Wunsch nach praktischen, kleinen CRM-Lösungen und Interesse daran, einfach mit Kunden und Interessenten in Kontakt zu bleiben, ohne dafür umfangreiche Ressourcen aufwenden zu müssen. Das funktioniert auch: Personalisiertes, automatisiertes, zeitgesteuertes E-Mail-Marketing mit Mailchimp ist eine schlanke Möglichkeit, Kunden zu binden und Interessenten zu überzeugen. Dabei müssen Sie nur einmalig hochwertigen Content erstellen, anschließend verwalten Sie nur noch die Versandzeitpunkte und Empfänger.

Nach wie vor gehört es in vielen kleinen und großen Unternehmen und selbst in Konzernen zum Alltag, intern und mit Kunden PowerPoint-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen usw. “gemeinsam” dezentral zu bearbeiten, weiterzuentwickeln und per E-Mail hin und her zu schicken. Das behindert die Projektarbeit und führt zu Ineffizienz und Produktivitätsverlust.

Die Einführung neuer Kommunikationskanäle hat vor allem das Ziel, die Effizienz der internen Kommunikation und damit die Produktivität im Unternehmen zu erhöhen, denn vielfach werden Informationen per E-Mail kommuniziert, für deren Abbildung andere, viel besser geeignete Systeme zur Verfügung stehen. Diese Systeme müssen aber auch konsequent zum Einsatz kommen. Einige Fehlerquellen und Beispiele für die falsche Nutzung von Kommunikationskanälen.

Mittlerweile zeichnet sich die Kommunikationslandschaft bei vielen Unternehmen durch eine Vielzahl von möglichen Kommunikationswegen aus, mit deren Hilfe Kommunikation kanalisiert und ihre Effizienz erhöht werden soll und kann. Die Herausforderung besteht darin, auch tatsächlich eine Effizienzsteigerung der internen Kommunikation zu erreichen.

Bestätigungs-E-Mails Teil 2: Optimierung der Inhalte [ 7:06 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Die Konzeption der tatsächlichen Inhalte von automatisierten Bestätigungs-E-Mails nach Transaktionen im Web ist eine Herausforderung. Vor allem gilt es, solche Nachrichten davor zu bewahren, als Spam angesehen und vom Empfänger unbeachtet gelöscht zu werden, weil er sich belästigt fühlt.

Bestätigungs-E-Mails Teil 1: Potenziale und Realität, Versandzeitpunkt und Häufigkeit [ 6:09 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Bestätigungs-E-Mails gehören zu jeder Web-Transaktion und in ihnen steckt einiges Potenzial. Leider nutzen Unternehmen dieses Potenzial oft nicht aus und behandeln ihren automatisierten E-Mail-Verkehr mit dem Kunden eher nachlässig. In diesem Artikel stellen wir Möglichkeiten und Realität einander gegenüber und gehen auf Zeitpunkt und Frequenz des Versands von Bestätigungsnachrichten ein.

E-Mail-Missbrauch 3: Aufgaben gehören nicht in E-Mails [ 8:10 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Neben der Kommunikation von statischem Wissen ist der Versand von Aufgaben per E-Mail eine Missbrauchsform dieser Technologie, die Unternehmen hemmt und zu Verlusten an Effizienz und Arbeitseffektivität führt. Dieser dritte und abschließende Beitrag zum E-Mail-Missbrauch widmet sich also Formen des Aufgaben-Managements.

E-Mail-Missbrauch 2: Der E-Mail-Anhang ist oft die falsche Anwendung von Technologie [ 8:59 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Eine Form dieses Technologie-Missbrauchs, die einen maßgeblichen Anteil an der E-Mail-Flut hat, ist der E-Mail-Versand von statischem Wissen, Referenzmaterial, Unternehmens-Know-how und Nachschlageinformationen per E-Mail-Anhang. Die Kern-These dieses Artikels lautet: Wenn E-Mails Dateianhänge enthalten, ist dies in den meisten Fällen die falsche Anwendung von Technologie.

E-Mail-Missbrauch Teil 1: Warum der Siegeszug der E-Mail zu weit gegangen ist [ 7:51 ] Jetzt abspielen | Play in Popup | Download

Die E-Mail hat die (geschäftliche) Kommunikation so stark verändert wie keine zweite Kommunikationsform in den letzten Jahrzehnten. Es ist völlig unbestritten, dass die E-Mail die Dinge dramatisch modernisiert und beschleunigt hat, ihr ist eine schnellere und unkompliziertere Kommunikation als je zuvor zu verdanken. Die falsche Anwendung dieser Technologie schadet Unternehmen jedoch.

This post outlines how you’ll probably use Google Wave in the future and also gives you advice on how to implement it in your company or your team of coworkers. It also reveals some big usability problems in the current version. Those issues aside, I would like to show you the advantages of the “wave” once again and describe some cool use cases that might make you love it at some point in the future.

Google Wave ist derzeit ein mächtig heißes Thema. Wer sich nun intensiv mit der Preview-Version beschäftigt, stellt jedoch schnell fest, dass Google Wave noch mit etlichen Mängeln behaftet ist: Usability-Probleme, übermäßige Komplexität, fehlende Revisionskontrolle, Performance-Schwierigkeiten – um nur einige zu nennen. In diesem Beitrag gehe ich auf den Stand der Dinge ein, führe Vor- und Nachteile an und erläutere, wie man Google Wave später wahrscheinlich nutzen wird und wie es am besten im Unternehmen implementiert werden kann.