Es gibt einen schönen Artikel von Chris Brogan, in dem er sich mit den Voraussetzungen für konzentrierte und weniger schwammige Meetings beschäftigt. Über einige grundlegende Richtlinien für gute Meetings habe ich mir einmal Gedanken gemacht und überlegt, wie ein Wiki die praktische Umsetzung und Einhaltung von Meeting-Regeln unterstützen kann.
Meeting-Richtlinie #1: In der Kürze liegt die Würze. Meetings, die länger als 30 Minuten dauern, sind fürchterlich.
Wiki-Tipp: Wenn die vorgesehene Meeting-Zeit abgelaufen ist, fordern Sie die Teilnehmer auf, weitere Kommentare im Wiki-Dokument zu hinterlassen, in dem auch die Agenda liegt und das Protokoll zur Verfügung gestellt wird.
Meeting-Richtlinie #2: Fangen Sie pünktlich an. Wenn Sie auf verspätete Kollegen warten, dauert auch das Meeting entsprechend länger.
Wiki-Tipp: Nutzen Sie das Wiki vor, während und nach dem Meeting. So vermeiden Sie zermürbende Themen- und Grundsatzdiskussionen im Meeting und ermöglichen eine wirklich konzentrierte Diskussion. Kommt jemand zu spät, kann er seinen Input immer noch im Wiki hinterlassen: als Notiz in der Agenda, als Frage, als Kommentar usw.
Meeting-Richtlinie #3: Der Chef ist nicht der Chef des Meetings. Es ist Ihr Meeting. Seien Sie standhaft und höflich, aber vor allem standhaft.
Wiki-Tipp: Auch hier bietet sich das Wiki an. Legen Sie den Grundstein, indem Sie die Verantwortung für die Agenda-Seite im Wiki übernehmen. Antworten Sie auf Kommentare, priorisieren Sie auftretende Fragen hinsichtlich ihrer Bedeutung für das Meeting etc. Sind die Leute dann versammelt, wissen alle genau, wer das Sagen hat.
Meeting-Richtlinie #4: Seitenweise mitzuschreiben hilft niemandem. Es kommt darauf an, Inhalte und die nächsten Schritte und Aktivitäten zu verstehen.
Wiki-Tipp: Genau deshalb empfehle ich immer wieder, alle Teilnehmer in die Erstellung des Protokolls einzubinden, anstatt die Verantwortung einem einzelnen aufzuhalsen. Sie erzielen einen besseren Konsens über die Inhalte der Diskussion und rücken die notwendigen nächsten Schritte in den Blickpunkt.
Meeting-Richtlinie #5: Jede Idee braucht einen Urheber. Wird das Meeting mit einem neuen Punkt fortgesetzt, müssen Sie herausfinden, wer ihn auf die Tagesordnung gesetzt hat. Es ist an Ihrem Kollegen, die Aufgabe grob zu erläutern.
Wiki-Tipp: Das ist natürlich ein Fall für das Wiki. Wenn Sie die Agenda-Seite erstellen, verwenden Sie eine einfache Vorlage zum Einfügen von Inhalten und erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, ihre Namen hinter jedem Beitrag und einen Fälligkeitszeitpunkt für die jeweilige Aufgabe zu hinterlassen.
Meeting-Richtlinie #6: In manchen Meetings werden eigentlich nur E-Mail-Diskussionen und aktualisierte Projektpläne thematisiert. Kürzen Sie, wo Sie können. Die Leute verabscheuen Meetings, und mit denjenigen, die Meetings lieben, stimmt in der Regel etwas nicht.
Wiki-Tipp: Genau deshalb sollte ein Meeting mit dem Wiki-Dokument beginnen. So wird schnell deutlich, zu welchen Punkten im Grunde kein Diskussionsbedarf besteht und welche Themen es gar nicht wert sind, Meeting-Zeit mit Ihnen zu vergeuden. Hinterlassen Sie eine eindeutige Botschaft auf der Wiki-Seite und verschicken Sie eine kurze E-Mail mit der URL. Anschließend verfolgen Sie die Entwicklung des Dokuments und reagieren Sie auf Fragen und Kommentare. Die meiste Arbeit lässt sich im Wiki erledigen.
Mithilfe eines Wikis setzen Sie allgemeine Ratschläge zur Optimierung von Meetings in die Tat um. Ein Wiki ersetzt keine persönliche Diskussion und Meetings sind immer wieder erforderlich, aber die Vor- und Nachbereitung im Wiki stellt sicher, dass jedes Meeting genau so wird, wie es eigentlich sein soll: effizient, produktiv, konzentriert und kurz.
