TaskDock ist eine kommerzielle Software-Erweiterung für das Confluence-Firmenwiki, die eine kleine, schlanke, aber effektive Aufgabenverwaltung und insbesondere eine professionelle, systematische Wiki-Redaktion ermöglicht. Damit spricht das Plugin sowohl Unternehmen, denen "richtige" Aufgabenmanagementsysteme wie Jira (noch) zu mächtig und komplex sind, als auch Unternehmen an, die die Wiki-Redaktion professionalisieren wollen und die inbesondere im Rahmen der Wiki-Einführung die Befüllung des Wikis vorantreiben und systematisieren möchten.

Kurz: So funktioniert TaskDock

TaskDock ist vollständig in Confluence integriert und erlaubt das Erstellen, Beschreiben und Delegieren von Aufgaben direkt im Wiki, und zwar in Form von Confluence-spezifischen Aufgaben und von Tasks ohne direkten Wiki-Bezug. Diese Aufgabentypen lassen sich mit TaskDock anlegen:

• Inhalte zu einer Wiki-Seite hinzufügen
• Seite erstellen
• Seite kommentieren
• auf einen Kommentar antworten
• Anhang hinzufügen oder bearbeiten
• Allgemeine Aufgaben

Dabei können TaskDock-Aufgaben sowohl Einzelpersonen als auch frei definierbaren Teams zugewiesen werden: Diese Mitarbeiter erhalten automatisch E-Mail-Benachrichtigungen über neue Tasks vom System.

Führt ein Bearbeiter in Confluence eine Aktion durch, die einer ihm für diese Wiki-Seite zugewiesenen Aufgabe entspricht, erkennt TaskDock dies und fragt, ob damit die Aufgabe abgeschlossen ist. Tasks lassen sich jedoch auch direkt aus den vom Tool verschickten E-Mails heraus bearbeiten (z.B. werden Antworten inkl. Anhängen automatisch und je nach Aufgabentyp der entsprechenden Wiki-Seite hinzugefügt).

Im Wiki hat jeder Mitarbeiter sofort einen Überblick über seine TaskDock-Aufgaben und deren Status. Projektmanagern bzw. Wiki-Redakteuren stellt TaskDock Auswertungswerkzeuge mit Statusinformationen und Aktivitätsströmen zu jeder Aufgabe zur Verfügung.

Ausführlich: Live-Demonstration von TaskDock

Aber: Seeing is believing. Kürzlich haben sich die //SEIBERT/MEDIA-Mitarbeiter Eric Klein und Martin Seibert im Rahmen einer unserer regelmäßigen Live-Sessions zur kostenlosen Online-Beratung dieser Confluence-Erweiterung ausführlich und praxisbezogen gewidmet. Sehen Sie sich in unserer Aufzeichnung doch am besten ausführlich an, wie TaskDock funktioniert und was das Tool bietet:

Vorteile von TaskDock

Sie sehen: Tatsächlich bietet diese schlanke, effektive, nutzerfreundliche Lösung etliche Möglichkeiten und hat viele Vorteile. Fassen wir zusammen:

• Aufgaben können dort erfasst werden, wo sie entstehen oder auftauchen: im Wiki.
• TaskDock bietet die Möglichkeit, einfach mehr im Wiki zu erledigen und die Wiki-Aktivierung von Mitarbeitern voranzutreiben.
• Durch die zentrale Dokumentation von Aufgaben im Wiki nimmt die Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung zu, insbesondere im Vergleich zur reinen Aufgabenzuweisung per E-Mail.
• TaskDock verfügt über eine automatisierte Eskalation und schickt Bearbeitern eigenständig Erinnerungen per E-Mail und über die Confluence-Startseite.
• Dank TaskDock lässt sich Confluence komplett in die E-Mail-Kommunikation integrieren und wird so noch ein Stück weit "transparenter".
• TaskDock ist eine sehr sinnvolle Projektmanagement-Erweiterung für Confluence und bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten über Makros.
• Das Tool ist einerseits eine Alternative zu einem eigenständigen, komplexen Aufgabenmanagementsystem für Unternehmen, denen z.B. Jira zu mächtig ist. Andererseits bietet TaskDock eine vollständige Jira-Integration und ist damit eine sinnvolle und auch systemisch kompatible Ergänzung zu einem bereits bestehenden zentralen Aufgabenmanagementsystem.

Nachteile von TaskDock

Eine runde Sache also? Nur fast. Im Zusammenhang mit einer TaskDock-Etablierung können nämlich nicht unbeträchtliche organisatorische Hürden entstehen. Dies sind Nachteile:

• Das Plugin ist kostenpflichtig. (Ausführliche Informationen über die Lizenzkosten und Rabattierungsmöglichkeiten durch //SEIBERT/MEDIA haben wir in unserem öffentlichen Wiki zusammengestellt.)
• TaskDock ist "pushy" und kann den "Freiwilligkeitscharakter" eines Wikis zustören.
• Politisch kann TaskDock kontraproduktiv sein, wenn die Unterstützung der Geschäftsführung fehlt oder Mitarbeiter eher gegen zentrale Aufgabensysteme eingestellt sind.
• Die Aufgaben aus TaskDock beißen sich mit den Aufgaben im Workflow-Plugin. Hier wäre es schön, wenn Confluence eine Lösung schaffen würde.

Fazit

Trotz dieser Nachteile (die je nach Unternehmensrealität und -kultur womöglich auch gegenstandslos sind): Unserer Erfahrung nach ist TaskDock ein ausgereiftes, sehr nützliches Tool, das ein komplettes Aufgabenmanagementsystem wie Jira sicherlich nicht ersetzen kann und auch nicht will, sich aber gerade bei der redaktionellen Arbeit im Wiki als hilfreich und sinnvoll erweist. Übrigens steht TaskDock inzwischen auch in einer deutschen Lokalisierung zur Verfügung, die //SEIBERT/MEDIA realisiert hat.

Haben Sie Fragen zu den Themen Aufgabenmanagement und Wiki-Redaktion? Benötigen Sie Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Pflege Ihres Firmenwikis? Möchten Sie eine kostenlose Testversion von TaskDock einmal unverbindlich in einer Confluence-Instanz ausprobieren? Bitte sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

Weiterführende Informationen

• Die TaskDock-Website
• Lizenz- und Rabattinfos im öffentlichen //SEIBERT/MEDIA-Wiki
• Argumente für ein professionelles Aufgabenmanagement im Unternehmen
• Allgemeine Fragen zum Thema? Einfach in unserer kostenlosen Online-Sprechstunde stellen – jeden Dienstag um 11:15 Uhr
• Jeden Donnerstag um 11:15 Uhr: interessante Diskussionen und Live-Demonstrationen zum Thema Unternehmenskommunikation in unseren Live-Sessions zur Online-Beratung