Die externen Kosten für eine Wiki-Einführung sind in Anbetracht des Nutzens, den ein Firmenwiki stiftet, vergleichsweise überschaubar und lassen sich auch schnell transparent machen. Doch immer wieder fragen Kunden, mit welchen internen Kosten sie im Zuge einer Wiki-Etablierung kalkulieren müssen. Wir wollen versuchen, zumindest eine grobe Überschlagsrechnung an die Hand zu geben, an der man sich orientieren kann.
Achtung vor Pauschalschätzungen
Vorweg: Die Aufwandsschätzung ist für einen Dritten auf pauschaler Ebene nicht zuverlässig möglich. Der Aufwand hängt von vielen Faktoren wie der Firmengröße, dem Anspruch an das Projekt und seiner Bedeutung innerhalb des Unternehmens und natürlich auch den Widerständen im Unternehmen ab. Über jeden einzelnen Faktor könnte man umfangreiche Fachartikel schreiben, und jeder einzelne Faktor kann den Aufwand deutlich reduzieren oder auch enorm in die Höhe treiben.
Daher sollten Sie die nachfolgenden Zahlen als sehr pauschale und grobe Aus-dem-Bauch-heraus-Werte verstehen, die auf den Erfahrungen aus zahlreichen Wiki-Projekten basieren, die //SEIBERT/MEDIA umgesetzt hat: Sie sind nur bedingt belastbar, können aber sicherlich als Ausgangspunkt für eine individuelle Analyse herangezogen werden. Wir helfen Ihnen gerne bei der auf Ihre Unternehmensrealität zugeschnittenen Ausgestaltung. Eine passgenaue Analyse und Beschätzung für Ihre Anforderungen ist dringend angeraten.
Trotzdem, hier sind die Ergebnisse: 280h Einführung, 528h für Betrieb pro Jahr
Ja: Es mag beliebig erscheinen, pauschale Einzelschätzungen zu addieren und eine konkrete Summe in den Raum zu stellen. Das Ergebnis ist ebenso wenig Sicherheit wie Substanz. Dennoch hilft die Summe zu erkennen, dass die eigentlichen Kosten einer Wiki-Einführung in den intern zu erbringenden Stunden liegen. Für große Unternehmen rechnen wir mit 100 bis 500 Stunden für die Einführung und zwischen 300 und 800 Stunden für den Betrieb pro Jahr.
Die vielen Vorteile eines Wikis rechtfertigen solche Investitionen aus unserer Sicht vielfach. Es wird aber auch klar, dass die "Selbststeuerung" ohne Anleitung von Experten etwa so ist, als würde man ein Haus komplett in Eigenregie bauen. Viele Leute tun dies und erzielen tolle Ergebnisse. Aber die meisten Bauherren wie Du und ich arbeiten lieber mit einem Architekten und einem professionellen Bauunternehmen zusammen. Das sollten Sie bei einem Firmenwiki ebenso halten, es sei denn, Sie kennen sich wirklich richtig gut aus.
Unternehmenspolitische Aktivitäten
- Überzeugung der Geschäftsführung inkl. drei bis vier Präsentationen (ca. 10h)
- Abstimmung mit und Überzeugung der IT-Abteilung (ca. 8h)
- Interne Lobbyarbeit, die kontinuierlich "zwischen Tür und Angel“, beim Mittagessen usw. stattfindet (ca. 20h)
- Kommunikation, Überzeugung und aktive Einbindung der Arbeitnehmervertretung im Unternehmen (ca. 16h)
- Interne politische Arbeiten zur Abstimmung mit Einzelpersonen und weiteren Interessengruppen (ca. 10h)
- Vorstellung des Wikis in internen Entscheidungsgremien (Geschäftsführung, Finanzen, Personal, Marketing, QM & QS, Produktion, Einkauf, ...) (ca. 10h)
Für eine Vollkostenrechnung muss den oben angegebenen Werten eigentlich auch noch der Zeitaufwand hinzugerechnet werden, der den anderen Meeting-Teilnehmern entsteht. Hier haben wir allerdings nur grob die erforderliche Zeit für die "Treiber des Projekts" berücksichtigt. Viele Unternehmen lassen sich bei diesen Präsentationen durch einen professionellen Wiki-Dienstleister unterstützen und benötigen entsprechend weitere Mittel für die Einbindung des externen Anbieters. Dafür sinken die internen Vorbereitungszeiten häufig erheblich.
Einrichtung und Wartung
- Installation und Konfiguration des Wiki-Systems durch eigene Systemadministratoren inkl. deren Qualifikation dafür (ggf. Weiterbildungskosten) (ca. 24h)
- Evaluation der verfügbaren Plugins, Auswahl und Test der attraktiven Plugins und Installation und Konfiguration von drei bis 15 Erweiterungen (ca. 16h)
- Dauerhaftes Monitoring der Marktentwicklungen und rechtzeitiges Einspielen sinnvoller Sicherheits- und Funktions-Updates der Wiki-Software (ca. 10h pro Monat)
Auch in diesem Bereich lässt sich durch die Einbindung und das Coaching eines externen Profis viel Arbeitszeit einsparen.
Inhaltliche Vorbereitung und laufende Aufgaben
- Etablierung einer inhaltlichen Struktur für das Wiki als Grundlage für ein Design-Briefing zur Anpassung der Oberfläche und zum Anlegen von Wiki-Bereichen (ca. 10h)
- Organisation des ersten internen Pilotprojekts (ca. 30h plus 40h für die Teilnehmer)
- Tatsächliche Erstellung von Wiki-Seiten, es sollte nach einem Pilotprojekt mindestens 50 Wiki-Dokumente geben: 25 Minuten pro Seite x Anzahl der Seiten. (ca. 30h)
- Durchführung der Wiki-Gärtnerarbeit und Erledigung der gemeinsam definierten Inhaltspflege-Aufgaben (ca. 12h pro Monat)
Wiki-Marketing
- Organisation, Freigabe und interne Distribution von internen Wiki-Merchandising-Artikeln (ca. 30h)
Schulungen und Support
- Interne Schulungen auf Grundlage eines Train-the-Trainer-Seminars mit einem externem Partner (ca. 16h)
- Persönliche Einarbeitung von Wiki-Gärtnern im Einzel-Coaching und laufende Betreuung (ca. 10h einmalig und 2h pro Monat)
- First-Level-Support für Anwender (ca. 20h pro Monat in großen Unternehmen, siehe dazu unser Outsourcing-Angebot)
Darüber hinaus sollten Sie die Kosten nicht unterschätzen, die aus Missverständnissen im Hinblick auf Wikis, aus der Verunsicherung von Anwendern, aus der möglichen Ablehnung durch Wiki-Skeptiker oder anderen (mal mehr, mal weniger rationalen) Gründen resultieren können.
Der hier entstehende Aufwand lässt sich wiederum nicht quantifizieren und monetär spezifizieren. Allerdings kann eine professionell durchgeführte und von einem erfahrenen Dienstleister betreute Wiki-Einführung maßgeblich dazu beitragen, diese Kosten im Idealfall gar nicht erst entstehen zu lassen.
Planen Sie eine Wiki-Einführung? Möchten Sie eine individuelle Analyse und Beschätzung Ihrer Anforderungen vornehmen? Benötigen Sie Unterstützung bei einem laufenden Wiki-Projekt? Wir sind Experten für Unternehmenskommunikation und beraten Sie gerne, bitte sprechen Sie uns an. Weitere ausführliche Informationen inkl. zahlreicher Videos zum Thema finden Sie auch auf unserer speziellen Seite über Firmenwikis.
Weiterführende Informationen
Unsere spezielle Seite zum Thema Firmenwikis
111 Gründe für ein Firmenwiki
Erfolgsfaktoren für Wikis: Organisation ist der Schlüssel
Architektur eines Wiki-Projekts: Elemente, Ablauf, Vorgehen, Regeln
Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren
