Der alljährliche Atlassian Summit gehört zu den aufmerksamkeitsstarken und renommierten internationalen Fachtagungen zum Thema Enterprise 2.0. Auch in diesem Jahr hatte Atlassian, der Hersteller der Kollaborationssysteme Confluence und Jira, nach San Francisco geladen und mehr als 600 Partner, Kunden, Entwickler und Atlassian-Mitarbeiter aus über 20 Ländern zum Austausch versammelt.
Auch Martin Seibert war in San Francisco vor Ort und bringt für //SEIBERT/MEDIA die Auszeichnung als "Fastest Growing Partner" von Atlassian mit nach Hause! Davon abgesehen ist er am 7. Juni 2011 als Redner zum Thema Wiki-Einführung und Ankurbelung der Wiki-Nutzung im Unternehmen aufgetreten. Das Thema seiner englischen Präsentation war How Sweat and Gimmicks Make a Great Enterprise Wiki.
Hürden und Missverständnisse auf dem Weg in den "Wiki Heaven"
Vor schätzungsweise 100 bis 150 Hörern hat der //SEIBERT/MEDIA-Geschäftsführer anhand vieler Beispiele aus der Praxis aufgezeigt, wie steinig der Weg von Wiki-Champions in den "Wiki-Himmel" - also den Zustand, in dem das Wiki sein ganzes Potenzial entfaltet - oftmals ist und warum.
Es gibt Verweigerungshaltungen aufseiten der IT, suboptimale Systeme zu überdenken:
Kunde: Oh, das ist toll. Dieses Wiki kann ich hier auf meinem Rechner installieren, richtig?
Berater: Ja. Zum Testen im kleinen Rahmen. Für eine richtige Kollaboration müssen Sie aber schon einen Managed Web Server nehmen.
Kunde: Aber da muss die IT mitarbeiten.
Berater: Genau.
Kunde: Dann geht's nicht.
Berater: Warum nicht?
Kunde: Die IT sagt: Solange nichts kaputt ist, brauchen wir nichts zu fixen. Das bestehende Tool ist verwaist. Aber kaputt ist es nicht.
Prioritäten werden falsch gesetzt und Konstellationen treten auf, in denen exakt definierten Budgets mehr Gewicht eingeräumt wird als der Freiheit des Wiki-Teams:
Kunde: Was kostet ein Wiki-Projekt?
Berater: Ganz unterschiedlich. Die Budgets bewegen sich zwischen 5.000 und 25.000 Euro. Der Median liegt bei ca. 15.000 Euro.
Kunde: Oh. Warum so wenig?
Berater: Das ist das, was wir brauchen.
Kunde: Aber ich bin Projektmanager. Projekte fangen bei uns ab 100.000 Euro an.
Berater: Sie müssen mit ziemlich hohen internen Kosten rechnen.
Kunde: Ja. Dann könnte es was werden.
Es besteht das Missverständnis, dass es sich bei Enterprise Wikis um Spielzeuge und Experimente handelt:
Berater: Oh! Dieses Dokument sollte eine Seite in Ihrem Wiki sein!
Kunde: Ja, aber wir brauchen diese Struktur. Sehen Sie hier: In dieser Sektion können Sie alle Änderungen am Dokument einsehen. Wer hat wann was gemacht. Das ist für uns wichtig.
Berater: Ja, cool. Das können Sie mit einem Wiki aber automatisieren.
Kunde: Aber wird das exakt so aussehen wie das hier?
Berater: Nein.
Kunde: Dann vergessen wir’s.
Berater: Warum?
Kunde: Sehen Sie, bei uns arbeiten alle unter großem Druck. Wenn wir unsere Prozesse verändern, kostet das jede Menge Zeit. Ich will Effizienz. Die Märchen von Firmenwikis habe ich zu oft gehört. Wir müssen hier Geld verdienen. Für Spielzeuge und Spaß haben wir keine Zeit.
Berater: …
Kunde: Gibt’s nicht noch was besseres als diese umständlichen Wikis?
Es existieren starre und missverstandene Compliance-Richtlinien, die kollaborative Tools behindern:
Kunde: Bei uns nutzen 16.000 Mitarbeiter das Confluence-Wiki.
Berater: Wow!
Kunde: Darum habe ich mich bisher eigentlich nicht gekümmert. Aber jetzt bekomme ich ein Problem damit.
Berater: Ich verstehe nicht ganz.
Kunde: Unser offizielles System ist SharePoint. Confluence ist nicht “compliant”. Aber alle Leute reden nur von ihrem Confluence-Wiki, sobald jemand sie anspricht. Und deshalb muss ich mir Gedanken machen.
Berater: Verstehe ich immer noch nicht.
Kunde: Ich will von Ihnen wissen, was getan werden muss, um aus den Confluence-Nutzern SharePoint-Nutzer zu machen.
Berater: Aber sehen Sie sich doch mal diesen Confluence-SharePoint-Vergleich an.
Kunde: Mir ist egal, welches System besser ist. Wir haben hier klare Ziele und Regeln. Wir müssen wechseln.
Weitere Stolperfallen mit enormem Frustpotenzial sind insbesondere die fehlende organisatorische Unterstützung im Unternehmen und die mangelnde Partizipation der Mitarbeiter, die nichts oder nur wenig vom Wiki wissen.
Die eben angeführten Zitate sind keine Phantasieprodukte. Sie sind den zahlreichen Schilderungen positiver und negativer Erlebnisse aus dem Wiki-Projektalltag entnommen, mit denen Martin Seibert seine Präsentation gewürzt hat und die exemplarisch die vielen Missverständnisse widerspiegeln, die im Zusammenhang mit Wikis nach wie vor auftreten.
Wege in den "Wiki-Himmel"
Im zweiten Teil der Präsentation ging es schließlich um Lösungsmöglichkeiten und Wege hin zu einem erfolgreichen Enterprise Wiki. Die wichtigste Botschaft verrät schon der Titel des Vortrags: Ohne Anstrengung und ohne die Verankerung des Wikis im Alltag der Mitarbeiter wird es schwer. Für Wiki-Champions muss es heißen: Ärmel hochkrempeln und bereit sein zum Schwitzen, denn viele technologische, kulturelle und organisatorische Stolperfallen warten auf dem Weg in den "Wiki-Himmel".
Technologische Aspekte richtig verstehen
Wikis treten nicht in einen Wettstreit gegen die bestehenden Systeme in der IT-Infrastruktur. Der „Feind“ ist kein anderes Tool, sondern die E-Mail. Hier gilt es anzusetzen und Kommunkationskanäle wieder ihrer eigentlichen Bestimmung zuzuführen.
Politische Freiheit statt großer Budgets fordern
Wiki-Projekte können und sollen nicht von A bis Z durchgeplant werden. Vor allem sollten sie im kleinen Rahmen beginnen und gezielt vorbereitet werden, ehe es zum Rollout kommt. Wiki-Einführungen erfordern vor allem interne Anstrengungen. Viel wichtiger als die Zusage großer Budgets ist daher immer möglichst viel Freiheit im Projekt.
Um Unterstützung von oben kämpfen
Eine Wiki-Einführung ohne Strong Backing from the Top wird immer problematisch sein. Wiki-Champions müssen darum ringen, Vertrauen in das Werkzeug zu generieren, sie müssen argumentieren, präsentieren und strahlende Anwendungsbeispiele schaffen. Oft sind politische Auseinandersetzungen mit Wiki-Skeptikern zu führen, in denen die Unterstützung der Geschäftsführung Gold wert ist.
Das Wiki pflegen
Wikis sind von Natur aus hemdsärmelig und unfertig. Und doch braucht es Pflege und Strukturierung. Das Konzept des Wiki-Gärtners ist eine Idee, die alle toll finden, die aber viel zu selten konsequent umgesetzt wird.
Das Wiki bekannt und allgegenwärtig machen, Aufmerksamkeit schaffen
Die Mitarbeiter, die das Wiki nutzen sollen, müssen auf das System aufmerksam gemacht werden. Der beste, wirksamste Weg, um das Wiki im Bewusstsein der Mitarbeiter zu verankern, ist die Entwicklung und Umsetzung einer internen Marketing-Strategie mit dem Ziel, mit Giveaways wie bedruckten Kugelschreibern, Kaffeetassen und Notizblöcken, mit Aufstellern, Plakaten, Paper-Notebooks, Aufklebern, Bildschirmschonern usw. täglich an das Vorhandensein und die Nutzung des Wikis erinnern, bis sie in Fleisch und Blut übergegangen ist. Der Kreativität sind höchstens Ressourcen-Grenzen gesetzt.
Zu Demonstrationszwecken hat die Design-Abteilung von //SEIBERT/MEDIA eigens Musterexemplare dieser Gimmicks angefertigt, die nach der Präsentation verteilt wurden. (Mit Wiki-Gimmicks im Rahmen einer Einführungsstrategie beschäftigen wir uns ausführlich in einem folgenden Blog-Artikel. Beispiele und darüber hinaus eine Preiskalkulation für Ihre individuelle Kampagne halten wir in unserem öffentlichen Wiki vor.)
Gute Resonanz auf die Präsentation
Ein Klopfer auf die eigene Schulter sei uns an dieser Stelle gestattet: Alle Vorträge beim Atlassian Summit wurden auf Papier und digital bewertet. Die meisten Bewertungen gab es auf Papier, die digitalen Bewertungen sind online einsehbar. Dabei hat der Beitrag von Martin Seibert sehr gut abgeschnitten und die zweitmeisten Positivstimmen aller Präsentationen erhalten. 🙂
Inzwischen hat Atlassian die Aufzeichnung des Vortrags ins Netz gestellt:
Die dynamische, mit dem Tool Prezi erstellte Präsentation können Sie sich hier ansehen:
//SEIBERT/MEDIA-Würdigung als "Fastest Growing Partner"
Wie eingangs erwähnt, darf sich //SEIBERT/MEDIA mit dem Titel "Fastest Growing Partner" von Atlassian schmücken. Abseits der "großen" Präsentation hat Martin Seibert auch beim Atlassian Summit Partner Day einen Vortrag gehalten und in diesem Rahmen die Auszeichnung in Empfang genommen. Das gesamte Team freut sich sehr über die Würdigung, die die vertrauensvolle und herausfordernde Beziehung zu der australischen Software-Schmiede untermauert und bestärkt.
Wir freuen uns auf den nächsten Atlassian Summit! Und unsere Kunden können versichert sein, dass vor allem sie künftig in noch stärkerem Maße von der engen Zusammenarbeit zwischen //SEIBERT/MEDIA und Atlassian profitieren werden.
Weiterführende Informationen
Der Vortrag beim Atlassian Summit 2011 in der Niederschrift
Atlassian-Lizenzen: Warum ein Kauf bei //SEIBERT/MEDIA eine gute Wahl ist
Martin Seibert spricht beim Atlassian Summit 2011 in San Francisco
