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Der Rollout eines Social Intranets über das gesamte Unternehmen hinweg ist eine Maßnahme, die sich auf die Unternehmenskultur auswirkt. Ein Intranet 2.0 ist ein Werkzeug, dass dazu beiträgt, einen Weg hin zu mehr Mitarbeiterorientierung und Selbstorganisation zu beschreiten. Dafür müssen unbedingt die Mitarbeiter mitgenommen werden. Welche strategischen Maßnahmen sind im Zuge der Einführung sinnvoll? Wie sollte man Gegenargumenten von Kritikern den Wind aus dem Segel nehmen? Hier sind einige strategische Tipps.

Kommunikationsmaßnahmen zur Einführung und Bekanntmachung

Wir begleiten seit vielen Jahren Unternehmen beim Ausrollen sozialer Kollaborationssysteme. Dabei haben sich einige Best Practices herauskristallisiert und bewährt:

Intranet-Charta
Ein Social Intranet schafft Voraussetzungen für eine selbständige Zusammenarbeit jenseits der Anweisungskultur, aber es ist kein "rechtsfreier Raum", in dem jeder Nutzer tun und lassen kann, was er will. Eine Intranet-Charta bietet einen Verhaltenskodex und Nutzungsrichtlinien, die einen Rahmen für die Zusammenarbeit festlegen. Sie hilft, Missverständnisse von vornherein zu vermeiden und eine sachgerechte Nutzung sicherzustellen. Hier finden Sie einen prototypischen Vorschlag für eine solche Satzung.

Trailer-Video
Bilder sagen mehr als tausend Worte, und bewegte Bilder erst recht. Wie z.B. ein professionelles Trailer-Video, das einerseits die Möglichkeiten und die zentralen Vorteile des Social Intranets aufgreift und das andererseits emotional anspricht und begeistert. So können Anwender auf das bevorstehende Projekt vorbereitet und freiwillige Tester rekrutiert werden. Für unseren Kunden DER Touristik haben wir ein solches Video produziert, das den Mitarbeitern bei der Projektankündigung vorgeführt wurde und "Lust auf Intranet 2.0" gemacht hat, so das positive Feedback.

Mega-Touchscreen im Eingangsbereich oder in der Kantine
Man kann ein neues System noch so intensiv bewerben – am wirksamsten ist es, wenn Mitarbeiter es sehen und direkt mit ihm Kontakt haben können. Eine gute Möglichkeit, das Intranet während der Rollout-Phase "zum Anfassen" bereitzustellen, ist das Aufstellen eines großen Touchscreens an einem viel frequentierten Standort im Unternehmen, auf dem ein Prototyp des Intranets läuft und einfach ausprobiert werden kann. In Zusammenarbeit mit dem Schweizer Anbieter RenTouch bieten wir unseren Kunden an, ihnen für einen begrenzten Zeitraum ein Exemplar des 55-Zoll-Touchscreens Flextouch zu überlassen, um Mitarbeiter vor oder während der Rollout-Phase mit dem Intranet-System in Kontakt zu bringen.

Marketing-Kampagne
Mit den Effekten einer gezielten Marketing-Kampagne für ein neues Intranet-System haben wir uns an dieser Stelle schon ausführlich beschäftigt. Poster, Aufkleber, Aufsteller, Notizblöcke und ähnliche Werbemittel mit der richtigen Botschaft schaffen Aufmerksamkeit für das Intranet und seine Möglichkeiten und helfen, passgenau auf die Anwendungsfälle hinzuweisen. Hier finden Sie Beispiele für solche Gimmicks.

Risiken und Gegenmaßnahmen

Ein Werkzeug, das zu einer Veränderung der Unternehmenskultur beiträgt, muss sich erfahrungsgemäß häufig gegen Vorurteile und Bedenken durchsetzen. Es gibt auch tatsächliche Gefahren. Drei oft vorgebrachte Gegenargumente sind diese:

Zu viel Arbeit
Die Befürchtung ist, dass alle Mitarbeiter wie wild und unkontrolliert zu schreiben anfangen und das Unternehmen nicht damit hinterherkommt, alle Falschinformationen im Intranet zu identifizieren und zu korrigieren. Das ist jedoch ein Scheinriese; de facto treten solchen Probleme nicht auf. Die Gruppendynamik der Nutzer sorgt für eine Selbstregulierung. Aus öffentlichen Kollaborationssystemen wie Wikipedia bekannte Phänomene wie Vandalismus und Editier-Kriege gibt es wegen der fehlenden Anonymität im Social Intranet nicht.

Kein Vertrauen
Auch das Vorurteil, dass nutzergenerierte Intranet-Inhalte nicht verlässlich wären, tritt auf: Das System würde durch unsystematische, unkontrollierte Einzelmeinungen insgesamt nicht vertrauenswürdig. Dem lässt sich entgegenwirken, indem ein Redaktionsteam gegründet wird und verantwortliche "Owner" für Inhaltsbereiche in diesen Mindeststandards sicherstellen.

Chaos und Redundanz
Die Angst vor Chaos aus vielen Informationen, von denen unklar ist, was Meinungen und was echte, vertrauenswürdige Informationen sind, ist ein drittes Gegenargument. Zudem würde die Auffindbarkeit der richtigen Informationen erschwert. Hier ist das An-die-Hand-Geben der oben genannten Intranet-Charta eine gute erste Maßnahme: Sie kann als Bedienungsanleitung fungieren und bietet Richtlinien dahingehend, was ins Intranet gehört und was nicht. Außerdem kann ein Social Intranet wie LINCHPIN auch Intranet 1.0: Das Management hat die Möglichkeit, offizielle Nachrichten mit wichtigen Informationen gezielt auszustrahlen. Darüber hinaus schafft die personalisierte Navigation Struktur und hilft den Nutzern bei der effizienten Arbeit.

Einige weitere Tipps für einen erfolgreichen, effektiven Rollout des Social Intranets:

• Verstehen Sie das Projekt nicht nur als IT-Projekt, sondern nehmen Sie es als Veränderungsprojekt im Rahmen der Unternehmenskultur wahr. Der Schlüssel zu einem produktiv genutzten Social Intranet ist Kultur, nicht Technik.
• Die Geschäftsführung sollte von Anfang an Transparenz walten lassen und das neue Projekt offiziell ankündigen (beispielsweise mit einem Trailer-Video); das Management sollte die Mitarbeiter vorbereiten und Erwartungen an das Verhalten und die Nutzung von Intranet 2.0 definieren.
• Binden Sie den Betriebsrat von Beginn an in das Projekt ein, um gar keine Missverständnisse aufkommen zu lassen und ihm sinnvolle Möglichkeiten für sein Engagement im Rahmen eines Intranet-Projekts vor Augen zu führen.
• Um den Fortschritt des Projekts zu tracken und zu dokumentieren, sollten Sie regelmäßige Projekt-Statusberichte in Sprint-Reviews des Einführungsprojekts mit Zugriffsmöglichkeit für alle Stakeholder (gegebenenfalls sogar für alle Mitarbeiter) anbieten.
• Berichten Sie Neuerungen und Fortschritte regelmäßig über einen Projekt-Microblog in einem "Intranet-Einführungsbereich" des neuen Systems.
• Zur tatsächlichen Einführung kann das Management darüber nachdenken, eine Roadshow durchzuführen und Intranet-Präsentationen an den verschiedenen Unternehmensstandorten abzuhalten.
• Umfragen während der Umsetzung und zum Rollout des Intranet-Systems helfen, die Bedürfnisse der Anwender besser zu erkennen.
• Wenn die Mitarbeiter in die Namensfindung eingebunden werden, wird das Intranet nochmals stärker wahrgenommen und die Identifikation mit dem System steigt. Ein Namenswettbewerb kann hier sinnvoll sein.
• Die Anwender sollten einfach über das neue Werkzeug informieren können: Geben Sie ihnen Flyer, FAQs, interne Blog-Artikel, Schulungsunterlagen, Präsentationen usw. an die Hand.
• Das neue Social Intranet kann als Startseite auf den Rechnern der Mitarbeiter eingerichtet werden.

Fazit

Die Einführung und Etablierung eines Social Intranets ist ein herausforderndes Projekt, bei dem die Unternehmensführung hinter dem Vorhaben (und der möglicherweise damit einhergehenden Veränderung der Unternehmenskultur) stehen muss und bei dem die frühzeitige Involvierung der Mitarbeiter ein wichtiger Erfolgsfaktor ist. Die angeführten strategischen Maßnahmen können dazu beitragen, die Anwender zu erreichen und für die Zusammenarbeit im System zu gewinnen. Gerne beraten wir Sie ausführlicher!

LINCHPIN: Social Intranet auf Confluence-Basis

Interessieren Sie sich für Confluence als Intranet-Basis? Möchten Sie eine bestehende Plattform um hilfreiche Enterprise-Features erweitern? Mit LINCHPIN bieten wir eine ausgereifte Lösung, die Confluence zu einer vollwertigen Social-Intranet-Suite macht. Ausführliche Infos zu Features und Vorteilen finden Sie auf unserer speziellen Seite zu LINCHPIN.

Demovideos und Einführungen zu LINCHPIN
Präsentation: Social Intranets mit Confluence aufbauen
LINCHPIN für Social Intranets auf Confluence-Basis: Die Highlights in 85 Sekunden
Erfolgsprojekt: Intranet der B. Braun Melsungen AG für den Deutschen Preis für Online-Kommunikation nominiert

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