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Ein Intranet ist ein Abbild des Unternehmens. Bei den momentanen Umwälzungen und Entwicklungen in Wirtschaft und Gesellschaft geht es darum, diese Trends auch für Unternehmen zu erkennen.
Nicht jeder Trend in der Gesellschaft wird seinen Einzug in die Wirtschaft und die Unternehmen in der unmittelbaren Zukunft halten, aber bei der heutigen Veränderungsgeschwindigkeit sollten Verantwortliche die Trends beobachten und für ihr Intranet zumindest in Erwägung ziehen.
Diese Intranet-Trends haben wir im ersten Teil identifiziert:
- New Work (Arbeiten 4.0)
- Alle Branchen sind betroffen
- Verteilte Unternehmen sind besonders betroffen
- Blue Collar goes Intranet
- "Social" ist normal
Doch es gibt noch mehr Intranet-Trends für die Zukunftsfähigkeit Ihres digitalen Arbeitsplatzes.
6. App Stores auch im Unternehmen
Bis vor wenigen Jahren ging die Entwicklung von IT-Systemen zu immer umfangreicheren "Programmen". Versuche, über ein Berechtigungssystem ein solches System auf den jeweiligen Mitarbeiter zentral zu konfektionieren, waren wenig erfolgreich. Erstens ist es oft eine Außensicht, die für den jeweiligen Mitarbeiter im Konkreten gar nicht zutrifft. Und zweitens sind es häufig ganz konkrete kleine Herausforderungen für den Mitarbeiter, für die er konkrete kleine Lösungen und keine vierte Menüebene benötigt.
Apple hat mit dem iPhone und seinem App Store bereits vor Jahren im Konsumentenbereich gezeigt, dass ein Benutzer sehr erfolgreich "seine" Lösung sucht und findet. Viele Intranet-Systeme haben diese Entwicklung auch im Unternehmensbereich erfolgreich aufgegriffen, sodass ein Mitarbeiter sowohl im Desktopbereich als auch im Mobilbereich "seine" für ihn passende Lösung selbst auswählen und einsetzen kann.
7. Orientierung am Benutzer: mobil und komfortabel
Klassische Intranets wurden zur Erfüllung der Anforderungen zentraler Abteilungen wie der Unternehmenskommunikation und damit meistens an den Bedürfnissen der Benutzer vorbei implementiert. Ob ein Intranet jedoch erfolgreich ist oder nicht, entscheidet gerade eben der Benutzer, indem er es nutzt oder nicht. Bedürfnisse und Anforderungen des Benutzers gelangen in den Vordergrund:
Employee experience will become the heartbeat of digital workplace strategies.
(My 10 digital workplace predictions for 2016 - Paul Miller)
Moderne Intranets müssen von Mitarbeitern auch mobil genutzt werden können. Dazu gehören sowohl ein responsives Design (siehe Bernd Langkau im Namics-Blog Intranet Trends 2016), kleine Anwendungen auch für das Smartphone und die Möglichkeit, komfortabel mit dem Intranet zu arbeiten - und zwar für alle Mitarbeiter.
Priorität hat oft der digitale Arbeitsplatz für die Informationsarbeiter.
(Mobil ins Intranet der Zukunft - Frank Wolf)
Es geht darum, alle Mitarbeiter in die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Unternehmen einzubeziehen, überall und bequem für den Mitarbeiter.
8. Organisationskommunikation
In den letzten Jahren waren Begriffe wie "Social Intranet" oder "Social Collaboration" im Fokus. Unternehmen haben oft entsprechende Software eingeführt, um entsprechende Kommunikation und Arbeitsweisen abzubilden.
Dadurch verlor die Organisationskommunikation ("Business Communication") einen großen Teil der Aufmerksamkeit. Oft führt dies zu zwei parallelen Systemen:
- Ein klassisches (und deswegen oft nicht minder modernes) Intranet, das auf einem Content-Management-System basiert und in dem die offizielle Kommunikation und Dokumentation stattfindet.
- Ein modernes kollaboratives und "soziales" Intranet 2.0, das seinen Fokus in der hierarchieübergreifenden Netzwerkkommunikation und -kollaboration hat.
Die Fähigkeiten der verschiedenen Systeme nähern sich inzwischen an. Für ihr "nächstes Intranet" stellt sich den Verantwortlichen die Frage, wie ihre Mitarbeiter ein verlässliches Portal aus beiden Welten erhalten. Welche technische Lösung letztendlich gewählt wird, ist dabei nachgelagert. Intranet-Verantwortliche sollten dafür sorgen, dass Mitarbeitern ein Intranet sowohl mit der Netzwerkorientierung als auch mit der Organisationskommunikation ("offizielle" Kommunikation durch das Unternehmen oder Unternehmenseinheiten) zur Verfügung steht.
9. Agile und schnellere Entwicklung von Intranets
Die zunehmende Häufigkeit von Veränderungen und Neuerungen in Wirtschaft und Gesellschaft schlägt sich in der Art und Weise nieder, in der Verantwortliche mit ihrem Intranet und Veränderungen in ihrem Intranet umgehen müssen. Bereits letztes Jahr stellte Elske Ludewig im Usabilitblog fest:
Ein Trend aus dem letzten Jahr, der sich verstärkt fortsetzt, ist das Launchen in Iterationen. Anstatt mit einem riesigen, fertigen, neuen Intranet daher zu kommen, wird eher in kürzeren Abständen ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder Perfektion gelauncht. Die Agilität in den Entwicklungsprozessen nimmt zu und wird immer effektiver eingesetzt. Diese Professionalisierung von Prozessen führt zu kürzeren Entwicklungszyklen und spart am Ende Zeit. Nielsen spricht hier auch von einer Begradigung von Prozessen. Die Ziele sind realistischer und klarer fassbar. Kürzere Iterationen machen sie zudem schneller überprüfbar.
(Intranet-Trends 2015: Agiler, mobiler und komfortabler)
Dieser Trend setzt sich fort. Anstelle von traditionellen "Wasserfall-Projekten", in denen das Intranet bereits mehrere Monate vor dem Projektende feststeht, setzen Unternehmen vermehrt auf ein agiles Projektvorgehen, mit dem sie schrittweise vorgehen und dabei Rückmeldungen von den Anwendern berücksichtigen.
10. Die Verschmelzung von Intranet, Extranet und Internet
Die zunehmende Projektarbeit und auch das zunehmende Tagesgeschäft mit externen Partnern (Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern) stellt die klassischen Intranets vor zunehmende Herausforderungen. Einerseits sind das Intranet-System und die technische Infrastruktur darauf nicht ausgelegt. Andererseits ist das Unternehmen von der Denke und seinen Regularien her nicht darauf ausgerichtet (beispielsweise mit Dienstanweisungen, Betriebsvereinbarungen, Operating Procedures), mit Externen ständig - auch über "Quasi-Internes" - zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Immer mehr Kollaborations- und Intranet-Plattformen öffnen sich für die Einladung von "Guests", die mit definierten Rechten in Communities oder Workspaces gemeinsam mit den Mitarbeitern arbeiten und kommunizieren.
Beispiel Office 365
Microsoft baut sein Office 365 - wie andere Hersteller ihre Produkte auch - immer mehr zu einem "Intranet out of the Box" aus. Ein Beispiel dafür sind die Office 365 Groups, mit denen im Unternehmen bereits jetzt zu einem Thema oder einem Vorhaben Diskussionen, Nachrichten, Kalender, Dateien und Planungen genutzt werden können. Bislang ist es jedoch nur Mitgliedern der eigenen Organisation möglich, Mitglied in solch einer Gruppe zu werden.
@fwhamm @BastianWi Gruppenmitgliedschaft für Externe kommt bald
— Ragnar Heil (@ragnarh) 7. Februar 2016
Wer also beispielsweise seinen Messeauftritt mit PR-Agentur und Messestand-Bauer planen und durchführen will, der kann dies gut organisiert in einer eigenen Gruppe mit den externen Gästen durchführen.
Beispiel Cisco
Cisco, zugegeben ein sehr großes und internationales Unternehmen, setzt gerade die Verschmelzung der verschiedenen Plattformen um:
Instead of starting behind the firewall on some arcane internal IP address, Cisco employees now access internal tools and content via Cisco.com. Upon hitting the website, the technology platform recognizes the individual’s role — whether employee, customer or partner — and serves up the necessary access and information architecture.
(Why Cisco Converged Its Intranet, Extranet and Website - Toby Ward)
Wenn gerade ein so großes Unternehmen diese riesige Anstrengung unternimmt, sollte klar sein, dass früher oder später auch kleine Unternehmen um diesen Schritt nicht herumkommen werden.
Insgesamt gibt es ein Konglomerat an Diensten, die in der Summe den digitalen Arbeitsplatz bilden. "Das Intranet", wie wir es kennen, wird zunehmend in den Hintergrund treten und durch einen "Digitalen Arbeitsplatz" ersetzt. Der "Digital Workplace" ist der Einstieg des Mitarbeiters zu seiner Arbeit und ist überall verfügbar und abgestimmt auf seine Bedürfnisse und Abläufe. Egal, ob Browser, Software, In-Software App oder App.
Enhanced intranets as “front doors” into the wider digital workplace will gain importance.
(My 10 digital workplace predictions for 2016 - Paul Miller)
Empfehlung
In gegenwärtigen Zeit und mit diesen Trends fällt es mir leicht, eine Empfehlung auszusprechen:
Seien Sie neugierig und wachsam. Beobachten Sie die Trends und fragen Sie sich immer wieder, ob und welche davon auch Ihr Unternehmen treffen könnten. Und dann? Probieren Sie aus!
Beispiel Hamm Reno
Eigentlich war ich mit diesem Artikel fertig und wollte ich ihn abschließen. Doch am 2. März war ich bei einer Veranstaltung des Social Media Clubs in Frankfurt (smcffm Insights: Social Collaboration bei IBM und Hamm Reno am 2. März). Dort stellte Gerrit Welling, Projektleiter Retail Tomorrow, die Einführung einer "Social Collaboration"-Software in der Hamm Reno Group, einem der größten europäischen Schuhhändler, vor.1 Wikipedia informiert:
Reno ist aktuell in über 20 Ländern vertreten [...] Derzeit beschäftigt Reno in 750 Filialen über 5000 Mitarbeiter.
Vor wenigen Jahren führte Hamm Reno die Intranet-Lösung ein, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Filialen (auch untereinander) und der Zentrale zu verbessern.
- Branche: Einzelhandel mit vielen Filialbetrieben.
- Verteiltes Unternehmen (sehr viele Filialen) mit größtenteils nur zwei Mitarbeiter zur selben Zeit in der Filiale (außer beispielsweise in Flagship Stores).
- "Blue Collar" - okay, Filialverkäufer tragen vermutlich keinen Blaumann. 😉 Aber klassische Büroarbeiter sind sie mit Sicherheit auch nicht.
- Social - wie sonst ist es zu nennen, wenn Mitarbeiter aus den Filialen Fotos in ihrer Halloweenverkleidung posten?
- Mobil und komfortabel: Die Mitarbeiter in den Filialen benutzen iPads des Unternehmens und eine iPad-App der Standard-Software (um beispielsweise Fotos und Pläne über die Regalbelegung und die Filialgestaltung auszutauschen).
- Organisationskommunikation: Die Tagesumsätze sämtlicher Filialen sind in der Intranet-Lösung offen sichtbar.
Zum (Nach-)Lesen
Zum Nachlesen eine Zusammenstellung genannter und weiterer Quellen zum Thema Trends, Intranet, Kollaboration und Digital Workplace:
- 10 Best Intranets of 2016 (Nielsen Norman Group)
- Demographics and Digital Workplace Maturity (Jane McConnell
- Facebook at Work die Kommunikation in Unternehmen revolutionieren (Ibrahim Evsan)
- Intranet-Trends 2015: Agiler, mobiler und komfortabler (Elske Ludewig)
- Intranet Trends 2016 (Bernd Langkau)
- Mobil ins Intranet der Zukunft (Frank Wolf)
- My 10 digital workplace predictions for 2016 (Paul Miller)
- What will collaboration look like in 2016? (Geoff Thomas)
- Which of these 8 definitions of “digital workplace” works best for you? (Ephraim Freed)
- Why Cisco Converged Its Intranet, Extranet and Website (Toby Ward)
- Die Namensgleichheit ("Hamm") ist eine zufällige. Es gibt keine Verbindung von mir zu Hamm Reno.
