Mit das erste, was neue Mitarbeiter sehen, wenn sie ihr Notebook öffnen, ist die Startseite des Unternehmens-Intranets. Für viele bleibt das Intranet ihr ständiger Begleiter im digitalen Arbeitsplatz. Daher bietet sich das Intranet für das Onboarding an.
Onboarding bezeichnet laut der Seite "Onboarding" der deutschen Wikipedia
… das Einstellen (oder die Personalbeschaffung) und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, welche die Eingliederung (Integration) fördern.
Die englische Seite betrachtet dabei Mitarbeiter, die bereits in das Unternehmen eingetreten sind:
Onboarding, also known as organizational socialization, refers to the mechanism through which new employees acquire the necessary knowledge, skills, and behaviors to become effective organizational members and insiders.
Es geht darum, den Mitarbeiter so schnell wie möglich zu einem produktiven Mitglied der Organisation zu machen. Während die "Personaler" damit früher oft das Versorgen mit der nötigen Ausrüstung, Vorschriften und Infrastruktur verstanden, beinhaltet die Sichtweise heutzutage zu einem großen Teil "weiche", soziale und kulturelle Aspekte:
Was soll durch Onboarding erreicht werden?
Die Ziele des Onboardings können Sie als erreicht betrachten, wenn nicht nur keine Kündigung innerhalb der Probezeit oder innerhalb von zwei bis drei Jahren (bei Festangestellten) erfolgt, sondern vor allem wenn der neue Mitarbeiter…
- sich fachlich rasch sicher fühlt und seine Aufgaben bestens bewältigt, weil er weder über- noch unterfordert ist und weil er seinen Stärken entsprechend eingesetzt und aufgrund seiner Talente gefördert wird.
- sozial gut ins Team integriert ist, als Teammitglied anerkannt wird und tragfähige Beziehungen zu seinem Vorgesetzten und anderen Abteilungen aufgebaut hat.
- auch kulturell integriert ist: Das heißt, er kennt die Unternehmenskultur und hat die Überzeugung, einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leisten zu können.
(Onboarding: neue Mitarbeiter ins Unternehmen integrieren)
Zunächst geht es darum, den Mitarbeiter als soziales Wesen in die Gesellschaft des Unternehmens zu integrieren. Erst nach der kulturellen kommt die fachliche Integration. (Onboarding: Herausforderungen und Möglichkeiten im Zeitalter der Digitalisierung, Haufe)
Ganz in der Tradition der Verwaltung von Humankapital gibt es Software-Plattformen und Spezial-Software, die Onboarding anbieten (ebenfalls Haufe).
Nahezu alle großen HR-Management-Softwareplattformen bieten inzwischen eigene Onboarding-Module an, so zum Beispiel Oracle Taleo, SAP Successfactors und Haufe-umantis Talent Management. Daneben gibt eine Vielzahl an spezialisierter Softwarelösungen fürs Onboarding.
[...]
Desweiteren dient häufig das Firmen-Intranet oder unternehmensinterne Wikis zur Dokumentation der wichtigsten Informationen.
Gerade die Software-Lösungen aus dem HR-Bereich ermöglichen die Automatisierung:
Automated onboarding programs typically takes advantage of an onboarding portal or intranet, giving new hires the opportunity to access pertinent information and critical documents even before their first day of work.
Intranet onboarding: how automation can improve employee onboarding, Nonlinear Enterprise)
Über die Automatisierung können Nachrichten und Dokumente verschickt sowie Aufgaben erteilt und kontrolliert werden. Zusätzlich können durch Workflows Aktionen ereignisgesteuert erfolgen. Beispiele für automatisierte Bestandteile beim Onboarding sind laut Nonlinear Enterprise:
- Welcome message from the CEO and other key stakeholders
- Summary of company vision, values and mission statements
- Biographies of co-workers
- Information on mentorship and leadership development programs
Wenn ein Unternehmen wie NNE Pharmaplan groß genug ist, dann erstellt es eine eigene Onboarding-Lösung:
A great example of using an intranet for onboarding is Navigate, a custom-built global onboarding solution introduced by NNE Pharmaplan, a consulting and engineering firm offering services to the biotech and pharmaceutical industry.
[...]
On Navigate new employees have to complete three missions in the first ninety days of employment, each of which is made up of a number of modules. Each module has a mixture of content, including videos, interactive quizzes and other material. The emphasis of Navigate is very much on learning about the organisation, its ethos and different skills, rather than completing different transactions.
(Using the intranet for employee onboarding)
Intranets und Wikis sieht Haufe als Ablage und Angebot statischer Informationen.1 Workflow-Module von Intranets können jedoch ebenfalls Automatisierungen abdecken. Workflow-Module beispielsweise von Content-Management-Systemen oder Wikis können zudem möglicherweise auf die Daten des HR-Systems zugreifen und auf den neuen Mitarbeiter zugeschnittene Aktionen ausführen.
Doch gerade die soziale und die kulturelle Integration können solche Angebote und Werkzeuge nicht leisten. Folgerichtig verweist Haufe auf soziale Netzwerke im Unternehmen (andere oft verwendete Begriffe sind "Enterprise Social Networks", "Social Intranet" oder "Intranet 2.0"):
Das Kennenlernen der Firmenkultur und die Möglichkeit, die neuen Kollegen zu treffen und sich mit ihnen zu vernetzen, gehört ebenso zu den elementaren Komponenten einer erfolgreichen Onboarding-Strategie, wie die Möglichkeit, Ansprechpartner zu verschiedenen Themen innerhalb des Unternehmens zu konsultieren und zu befragen. Hier kommen beim Onboarding häufig Konzepte sozialer Netzwerke wie XING und Linkedin zum Einsatz. Egal ab interne, speziell angepasste Social Networking Tools genutzt werden oder die großen Plattformen wie Twitter oder Facebook – der Einsatz von Social Media im Onboarding-Prozess erlaubt es den neuen Mitarbeiter, sich rasch im Unternehmen zu vernetzen um vom Wissensaustausch mit Kollegen zu profitieren.
Neben den Vorgesetzten setzen viele Unternehmen auf Mentoren oder Paten, die den Frischling an die Hand nehmen und für ihn als Ansprechpartner dienen, die er alles (Un-)Mögliche fragen kann, darf und soll. Aber auch ein Pate weiß nicht alles, viele Auskünfte können andere Mitarbeiter besser leisten. Außer im persönlichen Kontakt kann der Austausch im Intranet in einem eigenen Bereich erfolgen:
The Newbie Zone
This is a place to ask all those "dumb questions". Yes, we know there is no such thing -- but it's hard to put yourself out there at a new workplace. Even if it is perfectly okay to ask, we might be shy to ask things we "should" already know to our boss. We have a space on our intranet for it, and actually the questions often challenge some of our assumptions about our culture.
(5 Ways to Make Onboarding Awesome)
Das kann ein Forum sein, eine Community, eine Gruppe oder ein Microblog. Insgesamt gibt es viele Möglichkeiten, den Neuling in die Gemeinschaft einzuführen und aufzunehmen:
With social elements like video chat, instant messaging, newsfeeds, group forums and document collaboration, an onboarding process that includes a social intranet helps establish a sense of community by connecting with them others in the company, no matter where they’re located.
(Simplify Employee Onboarding with a Social Intranet)
Für den Kontakt mit seinem Paten oder Mentor kann der neue Mitarbeiter dann auch auf persönliche Möglichkeiten wie Video-Chat oder Instant Messaging zurückgreifen.
Weil es bei sozialer und kultureller Integration auch ums "Menscheln" geht, lohnt sich eine Vorstellung neuer Mitarbeiter im Intranet:
Make your new employees feel appreciated and welcomed by adding a New/Featured Employee Feed on the home page of your intranet or within your intranet Mega Menu. The New Employee Feed quickly provides high level information from the Employee Profile on your intranet, including their picture, and provides the opportunity for other team members to introduce themselves via your intranet or by recognizing the new employee in the hallway or common area.
(Improve Employee Onboarding with the Intranet)
Sowohl fachliche als auch persönliche Erfahrungen und Interessen bieten vielfältige Anknüpfungspunkte für Gespräche - sowohl später beim Erkennen in der Kantine/der Kaffeeküche als auch in einer Community oder einem Blog im Intranet. Eine einmalige Vorstellung im Intranet ist gut. Besser jedoch ist die Nutzung von Mitarbeiterprofilen, mittels derer sich Mitarbeiter finden und austauschen können.
Nicht umsonst nennt Erica Hakonson für eine Onboarding-Checkliste den Punkt "New Employee Intranet Profile Completion". (Improve Employee Onboarding with the Intranet) 😉
- Die Unterscheidung zwischen Firmen-Intranet und unternehmensinternem Wiki ist allerdings eine künstliche, da ein Wiki lediglich eine bestimmte Art von Intranet- oder Internet-Software darstellt. Das Intranet eines Unternehmens kann aus "nur" einem Wiki bestehen oder ein Wiki in einem Unternehmen kann Teil des Intranets sein. ?
