Der Weg zur (temporären) Remote-Firma II

Die aktuelle Lage bringt uns dazu, uns mit neuen Formen der Zusammenarbeit auseinanderzusetzen. Wie funktioniert Teamarbeit, wenn die Teammitglieder nicht an einem Ort sind? Was kann eine gute Zusammenarbeit unterstützen und worauf sollte man achten?

Als permanenter Home-Office-Kollege habe ich im Verlauf der letzten Jahre vielfältige Erfahrungen in diesem Bereich gesammelt. Doch es ist noch einmal etwas ganz anderes, wenn plötzlich ein ganzes Unternehmen vorübergehend zur Remote-Firma wird. Nachdem ich im ersten Artikel zum Thema einen Abriss über unsere Maßnahmen geteilt habe, möchte ich nun ein wenig ins Detail gehen.

Raum für die Teamkommunikation schaffen

Eine große Hürde im Home-Office ist der fehlende persönliche Kontakt. Ein kurzes Lächeln, ein "Hallo" oder "Wie geht's?" – das alles fällt auf einen Schlag weg. Diese Form der Geselligkeit passiert im Büro zufällig, einfach so. In Zeiten der sozialen Distanz müssen wir uns Zeit und Anlass für diese Situationen aktiv nehmen. Dabei ist es im ersten Schritt egal, auf welchem Kanal dies stattfindet: Hauptsache, es gibt einen und er ist bekannt. Hierfür haben wir beispielsweise die bereits im ersten Artikel erwähnte digitale Teeküche etabliert. Dasselbe gilt für die alltägliche Zusammenarbeit und den Austausch im Team.

Eines der Learnings aus knapp fünf Jahren verteilter Arbeit ist, dass planmäßige Remote-Meetings nicht ausreichen, um alle wichtigen Informationen zu teilen. Vieles wird "nebenbei" übermittelt oder ergibt sich aus kurzen Gesprächen zwischendurch. Es gibt eine Meta-Ebene, die im Teamraum automatisch mitschwingt und die neben Fachlichkeit auch Emotionen und Stimmungen umfasst.

Darum ist es sinnvoll und notwendig, einen Raum zu schaffen, wo diese Kommunikation stattfinden kann. Vor Corona hatten wir dafür eine Standleitung ins Teambüro, in die ich mich einklinken und einfach nur zuhören konnte.

In der jetzigen Situation machen wir das ganz ähnlich, nur mit dem Unterschied, dass eben alle im Home-Office sitzen. Dieses Vorgehen nutzen mittlerweile mehrere Teams und machen gute Erfahrungen damit. Eine weitere Strategie besteht darin, immer mal wieder auch ohne konkreten Anlass Eins-zu-eins-Gespräche zu suchen. Häufig entwickeln sich genau daraus die spannendsten Unterhaltungen.

Regeln für Remote-Meetings

Neben der Standleitung und den Eins-zu-eins-Gesprächen gibt es natürlich weiterhin Meetings – geplante wie ungeplante. Auch hier ändern sich die Verhältnisse, wenn alle remote teilnehmen. Je mehr Leute in einem Hangouts-Meet-Call sind, desto größer scheint die Gefahr von Dazwischenreden oder aber Stille, weil niemand den anderen ins Wort fallen möchte. Mit etwas Übung funktioniert das in unseren Teams und in den teils sehr unterschiedlichen Meeting-Konstellationen aber erstaunlich gut.

Ein paar Regeln helfen dabei sicherlich: Beispielsweise erhöht ein Headset mit integriertem Mikrofon die Tonqualität für die anderen Teilnehmenden deutlich. Außerdem hat es sich bewährt, das Mikro stummzuschalten, wenn man gerade nichts zu sagen hat. Je nach Anzahl der Personen, die gerade online sind, ist auch eine Rednerliste sinnvoll, die durch Handzeichen oder eine Meldung im integrierten Chat organisiert wird.

Retrospektiven im verteilten Team

Ein besonderes Scrum-Meeting ist die Retrospektive. Es geht hier häufig weniger um Fakten als um Gefühle und Befindlichkeiten. Diese feinen Nuancen können wir gut wahrnehmen, wenn wir in einem Raum zusammensitzen. Bei einem Videochat ist das jedoch deutlich schwieriger. Hier sind vor allem die Scrum Master gefragt, wirklich genau hinzuhören.

In Retros arbeiten Teams gerne mit Bildern und großen Flipcharts. Klebezettel gehören ebenfalls zur Standardausstattung, um Gesprächsthemen zu sammeln. Unsere Scrum Master und Agile Coaches haben sich daher auf die Suche nach passenden Tools gemacht. Mit Miro und teamretro.com haben wir bisher gute Erfahrungen gemacht.

PI-Planning als digitales Format

Neben den Team-Meetings, die in der Regel aus fünf bis acht Personen bestehen, haben wir auch teamübergreifende Formate. Dort kommen schnell 20 bis 30 Personen zusammen. Ein Beispiel ist unser PI-Planning, in dem drei Scrum-Teams ihre Aufgaben für die kommenden zehn Wochen synchronisieren.

Wir starten mit einem großen Intro für alle; im Anschluss gibt es einen Themenmarktplatz, auf dem sich Kleingruppen um einzelne Features und die Planung kümmern. Dann werden die Ergebnisse wiederum in großer Runde vorgestellt.

Für den Marktplatz haben wir uns für eine Mischung aus Videochat und Confluence-Wikiseite pro Gruppe entschieden. Bei der Ergebnispräsentation sind dieses Mal keine Flipchart-Poster, sondern die entsprechend befüllten Seiten zum Einsatz gekommen. Für uns hat dieses Vorgehen den Vorteil, dass die komplette Dokumentation bereits im Wiki präsent ist und mehrere Personen kollaborativ daran arbeiten können.

Remote-Events mit 180 Teilnehmern

Noch eine Nummer größer war unser Atlassian Enterprise Club Day zu Linchpin. Hierzu hatten wir im März über hundert Kunden und Partner eingeladen, um sich auszutauschen und unsere neuesten Entwicklungen vorzustellen. Kurz vor dem Event überschlugen sich dann die Ereignisse, als die Coronakrise mit ihren Beschränkungen so richtig anrollte. Die Entscheidung, den AEC in ein reines Remote-Event umzustellen, fiel erst wenige Tage vor dem Termin.

Die Vorbereitung, Organisation und Durchführung haben reichlich Kraft und Energie gekostet, und dieses Remote-Event war nur durch die enge Zusammenarbeit mehrerer Teams realisierbar. Aber insgesamt hat es sich sehr gelohnt und wir sind schon stolz auf das Resultat und die Rückmeldungen gewesen. Wer sich für den genauen Ablauf interessiert, kann das hier in unserem öffentlichen Tagebuch zum Remote-AEC Linchpin nachlesen.

Die geplanten Vorträge ließen sich relativ leicht über einen Youtube-Stream realisieren. Darin haben wir durch die Übertragung zahlreicher interner und externer Veranstaltungen und Inhalte ja bereits reichlich Erfahrung. Eine etwas größere Herausforderung war dann die Remote-Umsetzung eines Open Space: 180 Teilnehmer sollten Themen vorschlagen, abstimmen und dann in den einzelnen Sessions gemeinsam diskutieren – wie kann das klappen?

In kürzester Zeit haben wir uns Konzepte überlegt, wie wir diesen Teil der Veranstaltung mit uns bekannten "Bordmitteln" durchführen können. Schließlich ist auch hier eine Mischung aus Hangouts Meet und Confluence (in diesem Fall unser Extranet) zum Einsatz gekommen. Für das Voting der Themen wurde Mentimeter eingesetzt. Jeder Slot hatte ein eigenes Meet samt Wiki-Seite. Im Unterschied zum PI-Planning hatten wir für jeden Slot eine dedizierte Moderation sowie eine Person für die fachliche Leitung und fürs Protokoll.

"Überkommunikation" ist jetzt hilfreich

Aus meiner Sicht ist die bedeutendste Einschränkung im (dauerhaften) Home-Office die Kommunikation. Beiläufiges Kommunizieren, Face-to-Face-Gespräche und nonverbale Informationen lassen sich remote eben nur teilweise abbilden. Darum halte ich es für wichtig, möglichst viel von den technischen Hilfsmitteln Gebrauch zu machen.

Martin Seibert hat das mal als "Overcommunicate" bezeichnet. Das heißt: So oft wie möglich Zeit mit Kollegen im Video-Chat verbringen. Nachrichten teilen im Chat, Microblog oder wo auch immer sich Informationen sonst tummeln. Gemeinsam an Dokumenten oder Code arbeiten. Und schlussendlich: Sich nicht nur über Arbeitsthemen, sondern auch über Dinge des Alltags unterhalten.

In diesem Sinne: Cheers!