In diesem zweiteiligen Artikel beschäftigen wir uns mit häufig vorgetragenen Befürchtungen, die bei IT-Teams zu legitimen Zweifeln am Nutzen einer verstärkten Migration in die Cloud führen. Im ersten Teil haben wir Sicherheitsfragen und die Nutzerverwaltung diskutiert. Nun soll es um die Software-Kosten und die Zentralisierung der Team-Workflows gehen.

Befürchtung: Die Abokosten machen eine Cloud-Migration zu teuer

Auf den ersten Blick mögen die Lizenzkosten für einen Cloud-Dienst höher liegen, als einfach eine Software für die unbegrenzte On-premise-Nutzung zu erwerben. Aber entgegen diesem Eindruck berichten IT-Verantwortliche nach einem Wechsel in die Cloud von einer durchschnittlichen Kostenersparnis von 20 Prozent.

Anbieter geben Uptime-Garantien

Auf Enterprise-Ebene summiert sich jede Ausfallzeit zu einem signifikanten Kostenberg auf. Gemäß einer Umfrage von Information Technology Intelligence Consulting geben 25 Prozent der Enterprise-Unternehmen an, dass eine Stunde Downtime sie zwischen 301.000 und 400.000 USD kostet. Bei 61 Prozent sind die Verluste sogar noch höher.

Enterprise-Organisationen haben die Anforderung einer konsistenten Uptime. Für die Enterprise-Cloud-Produkte garantiert Atlassian eine Verfügbarkeit von 99.95 Prozent. Bei Auftreten jedweder Zwischenfälle hat der Anbieter ein dediziertes Team und umfangreiche Ressourcen an der Hand, um sie möglichst schnell zu lösen – ohne zusätzliche Kosten für die Kunden.

Eine Cloud-Plattform spart Hardware- und IT-Kosten

Wenn man die Kosten für Cloud-Lösungen und klassische On-premise-Software gegenüberstellt, muss man weitere Aspekte berücksichtigen als die reinen Lizenzgebühren. Ein Umstieg in die Cloud führt zunächst zu höheren Abokosten, spart aber wiederum Geld für Server samt Support und Wartung, Energie, Fläche und Asset-Management. Atlassian hat einen Kalkulator bereitgestellt, mit dem Kunden die "Total Cost of Ownership" ihrer Server- oder Hybrid-Setups überschlagen können.

In Cloud-Lösungen sind die wirklichen Software-Kosten sichtbar

1E hat herausgefunden, dass Enterprise-Organisationen mit mehr als 30.000 Mitarbeitern im Schnitt 7,4 Millionen USD für ungenutzte oder untergenutzte Software ausgeben. Mit einer hybriden oder einer On-premise-Tool-Landschaft ist es schwierig bis unmöglich, die Anwendungen zu identifizieren, die für diese Verschwendung verantwortlich sind.

Mit den Admin-Konsolen in Cloud Enterprise und Cloud Premium lassen sich dagegen schnell und einfach Einsichten in die Nutzung der Atlassian-Produkte gewinnen. Diese Transparenz hilft bei fundierten Entscheidungen bezüglich Produktlizenzen und beantwortet die Frage, wer Zugriff auf alle Systeme braucht.

Befürchtung: Es ist nicht möglich, den Workflow des Teams zu zentralisieren

Die Entwicklung des perfekten Team-Workflows, der die Mitarbeiter unterstützt und die Teamzusammenarbeit treibt, ist immer eine Herausforderung. Und wenn man bereits ein bestens laufendes System hat, warum sollte man es dann austauschen? Aber in Zeiten, in denen die Mitarbeiterverteilung stark zugenommen hat und die Leute regelmäßige Remote-Optionen erwarten, hat es unbestreitbare Vorteile, den kompletten Workflow in die Cloud zu verlagern.

Eine vereinheitlichte Cloud-Lösung erlaubt die endlose Skalierung

Die Nutzung diverser (nicht miteinander verknüpfter) Nischen-Tools funktioniert vielleicht prima, wenn das Unternehmen klein ist. Aber diese Systeme sind schwer zu skalieren, wenn die Organisation wächst. Irgendwann kommt der Zeitpunkt, auf eine flexible Lösung zu wechseln, die sowohl Sichtbarkeit als auch Anpassbarkeit bietet.

Mit bis zu 20.000 Usern pro Produktinstanz und der Möglichkeit, mehrere Installationen aufzusetzen, können Enterprise-Organisationen unternehmensweite oder teamspezifische Systeme implementieren, um sowohl die nötigen Privacy-Anforderungen zu erfüllen als auch für einen freien Informationsfluss zwischen Kernprodukten wie Jira und Confluence zu sorgen.

Die richtige Cloud-Lösung unterstützt zentralisierte Workflows

Das remote-freundliche Social-Collaboration-System Confluence wurde und wird entwickelt, um (verteilte) Teams in die Lage zu versetzen, Informationen an einem zentralen Ort gemeinsam zu erstellen, zu organisieren und zu bearbeiten. Confluence erlaubt das gemeinsame Editieren von Inhalten in Echtzeit und versetzt Organisationen in die Lage, eine dedizierte Wissensbasis für alle Mitarbeiter oder auch Kunden aufzubauen. Das Smart Links-Feature trägt ebenfalls zur Zentralisierung von Informationen bei, indem es den Usern die Option eröffnet, wichtige Dokumente aus externen Quellen direkt in Confluence einzusehen, ohne das System verlassen oder den Kern-Workflow unterbrechen zu müssen.

Andere Tools wie Jira und Trello bringen weitgehende Integrations- und Anpassungsmöglichkeiten mit, sodass sie sich mit den bevorzugten Kommunikations- und Kollaborationslösungen im Unternehmen synchronisieren lassen. Mit dem richtigen Tool-Mix kann ein Cloud-first-Setup mehr Sichtbarkeit über die Teams hinweg sowie Voraussetzungen für mehr Agilität und Produktivität schaffen.

Eine sichere und preiswerte Skalierung

Wie jede größere digitale Umstellung hat auch die Migration von Systemen in die Cloud ihre Risiken. Aber wenn das Unternehmen sich ihrer bewusst ist und einen soliden Plan auf dem Tisch hat, kann dieses Projekt zu einer Verbesserung der Sicherheitslage, zu einer Senkung der IT-Kosten und zu einer Straffung der Workflows über die Organisation hinweg beitragen.

Ihr Partner für Atlassian Cloud

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