Tipps und Tricks für Intranets

Kein Intranet startet von null auf hundert durch. Das ist zumindest meine Behauptung. Natürlich wäre es theoretisch möglich, dass alle erforderlichen Aspekte zu Beginn berücksichtigt werden und nach dem Start einfach nur noch 'Erfolg geerntet' werden muss. Es handelt sich dabei um ein unrealistisches Szenario, weil die Anforderungen, Inhalte und die wichtigsten Funktionen (Killer Applications), die ein Intranet zum Erfolg bringen für jedes Unternehmen und jede Organisation individuell sind.

Alle seriösen Untersuchungen kommen zu dem Ergebnis: Es gibt kein Patentrezept für erfolgreiche Intranets. Es kann nur eine Liste von sinnvollen Maßnahmen geben, aus denen individuell die ausgesucht werden müssen, die geeignet erscheinen.

In die Liste dieser Maßnahmen, Ideen, Vorschläge und Möglichkeiten gehören unter anderem die folgenden Elemente:

Quelle 1:
Jakob Nielsen's Alertbox, February 28, 2005: Ten Best Intranets of 2005

  • Usability-Verbesserungen im Intranet sind wertvoll und erforderlich.
  • Intranets sollten heute für eine Auflösung von 1024 x 768 Bildpunkten auf dem Monitor ausgerichtet werden. Am besten ist natürlich ein variables Seiten-Design, das in möglichst vielen Auflösungen gut dargestellt werden kann. In Unternehmen kann in der Regel natürlich mehr Einfluss auf eine optimale Darstellung genommen werden, weil die Hardware ähnlich oder gleich ausgestattet ist (Fragen Sie die EDV-Abteilung Ihres Unternehmens).
  • Nutzen Sie Video als Medium für Nachrichten und Trainingselemente in Intranets. Im Gegensatz zum Web kann das heute in den meisten Organisationen technisch unterstützt werden. Persönliche Nachrichten vom Geschäftsführer oder Vorstand können auf mehren Ebenen (Information, Emotion, ...) kommunizieren.
  • Intranet als dynamisches Wiki nach dem Vorbild von Wikipedia. In einem Wiki können alle Teilnehmer (fast) alle Inhalte verändern. Jede Veränderung wird dokumentiert und kann problemlos rückgängig gemacht werden. Durch steigende Nutzung steigt auch der Nutzwert und die Qualität der Inhalte. Es wird eine hohe Aktualität gewährleistet.
  • Terminals in Produktionshallen und für Mitarbeiter, die nicht an Computer-Arbeitsplätzen beschäftigt sind, fördern die Informationsdistribution im Unternehmen. Für solche Terminals werden auch heute in der Regel noch ganz normale handelsübliche PCs genutzt, die erheblich günstiger sind, als Kundenterminals mit Touchscreens, wie man Sie auf Messeständen antrifft.
  • Echzeit-Listen (zum Beispiel für Teile, Inventar oder einfach für anwesende Mitarbeiter) sorgen für hohe Zugriffsraten. Erforschen Sie, welche Möglichkeiten es in Ihrem Unternehmen es gibt, solche Informationen abzurufen. Auch eine redundante Ausstrahlung kann sinnvoll sein.
  • Die aktuelle Uhrzeit des Tages an allen Standorten des Unternehmens anzeigen (Das ist natürlich nur für interkontinentale Unternehmen interessant.)
  • Bei großen Unternehmen dauert das ReDesign eines Intranets 7,6 Monate.
  • Die Zeit zwischen dem ReLaunch von Intranets liegt bei 29 Monaten.
  • Am häufigsten werden folgende Usability-Methoden angewendet: User-Tests (Link zu Wikipedia), Karten sortieren und heuristische Evaluation

Jakob Nielsen's Ergebnis zur richtigen Technologie:

The only conclusion regarding intranet technology platforms is that there is no conclusion. [...] The ten winners used thirty-nine different technology products. - Es gibt nicht die 'eine' richtige Technologie. Auch nicht bei den Top-Unternehmen!

Quelle 2:
Artikel über Internet-Strategien bei Wikipedia (in englisch)

  • Integrieren Sie Trainings- und Schulungsmaterial für Ihre Mitarbeiter. Es müssen nicht immer gleich eLearning-Elemente sein. Hauptsache die Inhalte helfen bei der täglichen Arbeit.
  • Telefon-Verzeichnisse sollten im Intranet nicht fehlen. (Killer-Applikation)
  • Nutzen Sie Richtlinientexte und interne Handbücher, um die Zugriffe zu steigern.
  • Links zu verschiedenen Anwendungen im Unternehmen (ERP-Systeme wie SAP, CRM-Systeme, E-Mails, ...) sollten nicht fehlen. Auch wenn es sich nur um eine 'manuelle Verknüpfung handelt, die beschreibt, wie man ein Programm aufruft und welche Grundlagen dafür erforderlich sind.

Quelle 3:
10 Mythen über Intranets bei intrack.com (englischsprachiges Informationsportal)

  • Befragen Sie bei der Erstellung eines Intranets Ihre Marketing-Abteilung und nutzen Sie deren Expertise. Gerade bei der Gestaltung des Layouts für Ihr Intranet und der internen Vermarktung wird das von eminenter Wichtigkeit sein. In vielen Unternehmen ist die Marketing-Abteilung heute bereits aktiv am Intranet-Management beteiligt oder sogar dafür verantwortlich.
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Geschäftsführung voll hinter dem Projekt steht. Weiterhin sollten möglichst viele Führungskräfte bei Mitarbeitern so häufig wie möglich für Inhalte und Funktionen des Intranets intern werben und diese erwähnen.
  • Veranstalten Sie einen "Intranet Tag". Stellen Sie das Portal vor. Setzen Sie Preise aus. Werben Sie in den Büroräumen mit kleinen Bannern und Plakaten für Inhalte und Funktionen des Intranets. (Man könnte allerdings auch der Meinung sein, dass ein Intranet, das hauptsächlich da ist, um Kosten zu senken und Produktivität zu steigern, nicht mit kostensteigernden Maßnahmen beworben werden braucht.)
  • Sorgen Sie für aktuelle und nutzbringende Informationen, die die Mitarbeiter von sich aus abrufen wollen. Fügen Sie lokale Nachrichten, ggf. Wetterinformationen und Presseinformationen ein.

Quelle 4:
5 Techniken um Wiederholungsbesucher in Intranets zu garantieren bei intrack.com (englischsprachiges Informationsportal)

  • Veröffentlichen Sie einen monatlichen Newsletter, in dem Sie die Mitarbeiter über neue Informationen und aktuelle Geschehnisse rund um das Internet auf dem Laufenden halten.
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten von Umfragen (auch Kurzumfragen mit nur einer Umfrage): Beachten Sie bei diesem Tipp jedoch, dass der Inhalt der Fragen und insbesondere die möglichen Antworten und Ergebnisse von Nutzen für das Unternehmen sein sollten. Solche Umfragen machen nur dann Sinn, wenn die Mitarbeiter und das Management aus den Ergebnissen der Umfrage Nutzen ziehen kann.
  • Bitten Sie um das Setzen von Lesezeichen im Browser: Gerade Lesezeichen für tiefe Bereiche des Intranets können Wiederholungsbesuche stimulieren.
  • Erstellen Sie guten und regelmäßige Inhalte: Dabei handelt es sich um den weitaus besten 'Trick' um regelmäßige Nutzung zu erzielen. Sorgen Sie für gute und wertvolle Inhalte, die unternehmensspezifisch, aktuell und für die Mitarbeiter interessant sind. Beauftragen Sie im Zweifel externe Hilfe oder kaufen Sie Fremdcontent ein.
  • Führen Sie ein Dikussionsforum ein: Auf diese Weise können Teilnehmer offen Ihre Meinung äußern, wenn Sie es möchten. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn nur wenig Teilnehmer von der Möglichkeit gebrauch machen. Nicht jedes Unternehmen und nicht alle Mitarbeiter wird aktive Foren vorweisen können. Weisen Sie dennoch regelmäßig auf die Möglichkeit des Informationsaustausches auf diese Weise hin.

Quelle 5:
Ein Artikel über die Entwicklung eines Intranets von der Firma add-all

  • Integration der Geschäftsführung in die aktive Informationspolitik und Content-Generierung im Intranet. (Beispiel: Führen Sie ein regelmäßiges Interview mit dem Geschäftsführer durch und kommunizieren Sie die Inhalte später im Intranet.)
  • Generell sind Interviews mit wichtigen Mitarbeitern des Unternehmens interessante Inhalte für das Intranet.
  • Leitfaden für Intranet-Interviews entwickeln.

Quelle 6:
Die Effizienz eines Intranet messen auf intranetberater.de

Mögliche Fragestellungen für einen Leitfaden für Intranet-Interviews sind:

  • Wie lange und wo suchen Sie nach Informationen?
  • Werden Sie von Kollegen häufig nach Informationen gefragt? Nach welchen? Wie beschaffen Sie diese Informationen dann?
  • Nach welchen Informationen und Dateien fragen Sie selbst Ihre Kollegen?
  • Kann man die Anfragen von Kollegen an Sie, durch standardisierte Informationen oder einen bestimmten Prozess beschleunigen oder vereinfachen? Wie könnte das aussehen?
  • Wie gelange Ihre Kollegen heute sonst an diese Informationen?
  • Haben Sie das Gefühl, dass Informationen im Unternehmen sich eher schnell oder eher langsam verbreiten? Wie könnte man das ändern?
  • Wie bewerten Ihre Kollegen das Intranet? Was beeinflusst die Meinungsbildung besonders?

Quelle 7:
Betriebsrat im Intranet auf intranetberater.de

  • Integrieren Sie den Betriebsrat Ihres Unternehmens in die Redaktion.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer wissen, wie das System angewendet wird.
  • Schaffen Sie eigene Bereiche in Rücksprache mit dem Betriebsrat.
  • Helfen und motivieren Sie die Betriebsratsverantwortlichen redaktionell aktiv zu werden.

Quelle 8:

Anwendungsbeispiele für Ihr Intranet

Eine Liste von sinnvollen Informationen in einem Intranet:

  • Personalwesen: Weiterbildungsinformationen, Betriebsratsinformationen, Interne Stellenausschreibungen, Medizinische Richtlinien, Stammdatenpflege, Mitarbeiterentwicklung, Mitarbeitermagazin, Personalrichtlinien, Reisekostenabrechnung, Schulungsmaterialien, Sozialleistungen, Telefonbuch, Urlaubsanträge, ...
  • Produktion: Normen, Produktionsplan, Qualitätsrichtlinien, Sicherheitsrichtlinien, ...
  • Entwicklung: Information zu Mitbewerberprodukten, Produktideen, Produktentwicklungsplan, Produktspezifikationen, ...
  • Finanzen: Agenturdienstleistungen, Aktionärsversammlung, Börseninformationsdienste, Monatsberichte, Quartalsberichte, Jahresberichte, ...
  • Marketing: Corporate Identity Richtlinien, Powerpointvorlagen, Kundendaten, Kundenservice Informationen, Informationen über Vertragsabschlüsse, Lieferanten, Marketingplan, Preislisten, Pressemitteilungen, Pressespiegel, Produktinformationen, Produktkataloge, Verkaufspräsentationen, Wettbewerbsanalyse, ...
  • EDV: Benutzerservice, FAQ‘s, Handbücher für Hardware und Software, Investitionsanträge, Softwarebibliothek (Software, Updates, Treiber), Templates (Vorlagen) , ...
  • Organisation: Aufbau- und Ablauforganisation, Projektmanagement, Projektteambesetzung, Projektdokumentation, ...
  • Andere Unternehmensbereiche und Sonstiges: Unternehmensziele (Mission Statement), Fuhrparkverwaltung, Firmeninterne Events, Nachrichten, Policies und Prozeduren, Schwarzes Brett, Terminplanung, Unternehmenseinrichtungen, Virtuelle Bücherei (Bibliothek), Zugriff auf externe Daten, ...

Weitere Notizen, die nicht einer direkten Quelle zugeordnet werden können und dennoch interessant und zu berücksichtigen sind:

  • Die Elemente eines Intranets können in folgende Bereiche klassifiziert werden: Information, Interaktion, Transaktion
  • Eine Übersicht über künftige Veranstaltungen (Event-Kalender)
  • Das „Gesicht des Tages“ verbunden mit einer kurzen Aussage macht Mitarbeiter untereinander virtuell bekannt.
  • Es muss immerfort nach Killerapplikationen gesucht werden. Diese besonders wichtigen Funktionen und Inhalte sind für jedes Unternehmen individuell.
  • Es sollten eLearning-Elemente in Intranets integriert werden.
  • Kantinen- und Essenspläne (auch von externen nahegelegenen Anbietern) sind einfach zu beschaffen und interessant für alle, die tagsüber essen. Häufig kann die laufende Pflege sogar an externe Dienstleister delegiert werden.
  • Bildarchive (auch mit Bildern von internen Veranstaltungen) sind schnell eingerichtet und sorgen zumindest stossweise für rege Nutzung.
  • Für Redakteure sollte immer gelten: Das Intranet im Hinterkopf behalten.
  • Intranet-Content-Guidelines für Redakteure erstellen. Eine Richtlinie für die einheitliche Gestaltung von Inhalten im Intranet macht gerade bei großen und umfangreichen Intranets Sinn.
  • Wer die Amortisation und die Wirtschaftlichkeit eines Intranets berechnen möchte sollte nach folgendem Suchen: Was spart uns Kosten? Was steigert die Produktivität? (z.B. geringere Suchzeiten)
  • Formulare, die im Unternehmen genutzt werden, sollten zum Download angeboten oder noch besser direkt online in einem Transaktionsprozess zur Verfügung gestellt werden.
  • Organigramme sorgen für Übersichtlichkeit und kurze Kommunikationswege.
  • Der Unsinn von Standard-Kosten für individuelle Applikationen: Ein Kostenkalkulator der überhaupt nichts bringt. Auch die angebotenen Excel-Tabellen sind nutzlos.
  • Man braucht breiten Support für ein erfolgreiches Intranet. Politische Unstimmigkeiten und Unwillen sind die größten Hindernisse für erfolgreiche Intranets.
  • Persönliche und virtuelle Trainings und Schulungen für Benutzer und Admins anbieten.
  • Um die Belegschaft über Neuzugänge auf dem Laufenden zu halten, werden neue Mitarbeiter regelmäßig in einem Interview vorgestellt.
  • Den Mitarbeitern sollte die Möglichkeit gegeben werden, Verkaufs- und Suchanzeigen in einem eigenen Bereich (z.B. im Forum) zu veröffentlichen.
  • Mitarbeiter sollen Gelegenheit bekommen, ihre Kritik am Intranet zu äußern.
  • Die Schaffung eines Bereichs mit Witzen und Humorvollem kann eingerichtet und gepflegt werden. (Das sollte vorher mit der Geschäftsführung und den Verantwortlichen abgestimmt werden.)
  • Vorstellung des Intranet-Redaktionsteams (auch Personen, die freiwillig und teilweise zuarbeiten)
  • Zugriff auf Datenbanken: Prüfen Sie, welche Möglichkeiten es gibt, bestehende Datenbanken 'anzuzapfen' und Informationen daraus auch im Intranet zu veröffentlichen.
  • Starten Sie einen eigenen Blog im Intranet und veröffentlichen Sie die Einträge für andere Mitarbeitern. Geben Sie Kollegen ebenfalls die Möglichkeit, Blogs zu starten und eigene Inhalte einfach, schnell und unkompliziert zu veröffentlichen.
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten von webbasierten RSS-Feed-Readern im Intranet.
  • Es sollten Viewlets zur Einführung in die Bedienung und Anwendung der Software erstellt und distribuiert werden. Bei Viewlets handelt es sich um Flash-Filme, die einfach mit Screen-Capture-Programmen erstellt werden können. Ausgestattet mit einem Mikrophon surft der Mitarbeiter sprechend über das Intranet und erklärt die Funktionen. Die Software erstellt ein Flash-File, das sowohl Ton als auch Surfaktionen verbindet und abspielt.
  • Es könnten Pflichtbereiche geschaffen werden, die eine Nutzung des Intranets erforderlich machen (z.B. Protokolle, Urlaubsanträge, ...). (Es handelt sich hierbei auch um eine Killerapplikation.)
  • Es sollte nach Blogs und RSS-Feeds gesucht werden, die für das Unternehmen / die Organisation geeignet wären. Je unternehmens- oder branchenspezifischer, desto besser.
  • Prozesse, die ins Intranet passen würden, müssen gesammelt und mit den technischen Dienstleistern besprochen werden.
  • Eine Funktion zur einfachen und übersichtlichen Verwaltung von Unternehmensressourcen (auch Fuhrpark) dürfte vielen Unternehmen helfen und in Intranets gut ankommen.
  • Eigenmotivation geht vor Anreizsystem: Die Mitarbeiter müssen selbst motiviert sein, um sich einzuloggen. Sonst passiert gar nichts.
  • Mehr technische Funktionen schaffen, die mehr Nutzen stiften ist ein probates Mittel zur Steigerung der Nutzung. Es müssen jedoch immer die Wirtschaftlichkeit einer Entwicklung und die Nutzung von Alternativlösungen berücksichtigt werden.
  • Fremdcontent (einkaufen und) einbinden: Dabei kann es sich um Nachschlagewerke oder Newsfeeds handeln. Es können (kostenfrei) auch Wikipedia-Inhalte übernommen werden.
  • Einfache und schnelle Mitarbeiter-Suche (ggf. omnipräsent) etablieren.
  • Es könnte eine kleine Suchmaske in der Taskleiste integriert werden, mit der man schnell und einfach im Intranet suchen kann (z.B. nach Adressen, Telefonnummern und Dokumenten).
  • Website-Inhalte, die von Usern beim Surfen markiert werden oder auch ganze URLs könnten indiziert und auffindbar gemacht werden.
  • Lösungen für Single-Sign-On etablieren. Es sollte vermieden werden, dass Mitarbeiter sich häufig in verschiedenen Systemen einwählen müssen.
  • Rückrufanfragen könnten über das Intranet abwickelt werden. Es sollte also nicht einfach eine Mail geschickt werdne, wenn jemand angerufen hat. Mit einem gestützten Workflow könnte man die Mitarbeiter dazu bringen, das Intranet zur Anrufdokumentation zu nutzen.
  • Hinweise mit Informationen immer über Links aus dem Intranet weitergeben.
  • Arbeitszeiterfassung und ToDo-Management mit Intranet verbinden (z.B. eine Schnittstelle zu Lotus Notes oder Exchange schaffen).
  • Projektabwicklungen und Kommunikation über das Intranet abwickeln.
  • Startseite im Browser einrichten. 🙂