In Agenturen, die ihren Kunden Zeitnachweise vorlegen müssen, und schon in fast allen kleinen bis mittelgroßen Dienstleistungs-Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht. Von vielen wird sie als notwendiges Übel angesehen. Lästig, bürokratisch und zeitaufwändig. Für Controller sind die Ergebnisse häufig zu pauschal und ein schlechterer Annäherungswert an die Realität als reine Schätzungen.

Dabei kann eine saubere Zeiterfassung nicht nur Umsatz steigern und sichern, sondern auch dem Erfasser helfen. Ein paar Vorteile für den Mitarbeiter, der sich der Bürokratie unterwerfen muss:

• Reflektion der eigenen Arbeiten. Wie häufig kommt es vor, dass man beim "Buchen" merkt, dass man vergessen hat, eine Aufgabe zu notieren, eine Mail zu schreiben oder einfach die Nachbereitung zu planen.
• Kommunikation - Möglichkeit der direkten und unkomplizierten Information von Kunden oder KollegInnen. Wer einen vernünftigen sachlichen Text für die Einbuchung verwendet, kann diesen direkt an seine Geschäftspartner als Dokumentation der eigenen Arbeiten per E-Mail weiterleiten.
• Motivation - mit dem Buchen wird ein Arbeitsschritt abgeschlossen. Eine Einbuchung heisst auch immer, dass man etwas getan hat. Man dokumentiert die eigene Arbeitsleistung. Das ist mit der richtigen Einstellung sogar motivierend.
• Dokumentation der eigenen Arbeitserfolge - "Was Du schwarz auf weiß besitzt, kannst Du getrost nach Hause tragen." sagte schon Mephisto in Goethes Faust. Und tatsächlich kann der Mitarbeiter sich mit der eigenen Aufschreibung auch bei der nächsten Gehaltsverhandlung aus den eigenen Notizen viele Anregungen holen, warum die eigenen Arbeiten und Ergebnisse wertvoll für das Unternehmen sind.
• Gute Texte rechtfertigen höhere Rechnungen. Wer gute Leistungsbeschreibungen einfügt, kann gerade bei der Abrechnung nach Aufwand für einen höhere Quote an fakturierbaren Leistungen sorgen. Das schafft Umsatz und Profitabilität. Und spätestens langfristig kommt das auch dem Einzelnen zugute.
• Einschleimen bei Controller, Projektleiter und Kunden - Natürlich macht man sich mit guten Buchungstexten, bei Kollegen und Controllern beliebt. Man sollte es natürlich nicht zur Unproduktivität hin übertreiben. Aber die Zeiten, in denen das "sich beliebt machen" out waren, sollten in der Schule bleiben. Im Unternehmen wird zusammen gearbeitet.
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Häufig ist die Zeiterfassung trotzdem eine aufwändige und lästige Angelegenheit. Um zumindest die Qualität dieser Dokumentationsarbeit zu verbessern hier ein paar Tipps und Erinnerungsstützen:

• Vergegenwärtigen Sie sich bei jeder Buchung:
  

  "Dieser Text kann jederzeit auf dem Tisch des Kunden landen. Was wird er denken, wenn er meine Einbuchung liest?"

  Die Behauptung ist selbst dann nicht weit hergeholt, wenn in Ihrem Unternehmen nur nach Aufwand abgerechnet wird. Denn immer, wenn Ihr Chef oder Vertriebskollege mit dem Kunden über Zusatzleistungen und Extra-Rechnungen sprechen will, kann er den bestehenden Aufwand gut als Argumentationsstütze gebrauchen. Er wird Ihnen kundentaugliche Sätze danken.

• Verwenden Sie ganze deutsche Sätze für die Einbuchungen.
• Nutzen Sie große und kleine Buchstaben und beachten Sie die deutsche Rechtschreibung. 🙂
• Spricht Ihr Ansprechpartner englisch? ==> Buchen Sie Ihre Arbeitszeiten für diesen Kunden in englisch. Es macht keinem Spass, Ihre Texte später zu übersetzen und kostet deutlich mehr Zeit und aufwand.
• Buchen Sie nicht einfach nur Zeiten ohne Texte ein. Auf die Frage "Was haben Sie in diesen 5 Stunden eigentlich gemacht?" können, Sie selbst sonst nach kurzer Zeit nicht mehr antworten.
• Formulieren Sie positiv. Sprechen Sie nicht von "Problemen" und "Fehlern" sondern von "Herausforderungen" und "ungenutzten Chancen". Das mag wie Augenwischerei aussehen, aber bezahlen Sie gerne für eine Fehlerbehebung. Natürlich macht es die Sache nicht besser, ob der Klempner den Wasserohrbrucht behebt und Exkremente entfernt oder "Die Umgebungsvariablen optimiert, um für ein wohnlicheres Ambiente zu sorgen." Trotzdem klingt letzteres einfach hochwertiger.
• Für eine Stunde Arbeit sollte mindestens ein, besser zwei deutsche Sätze gebucht werden. Denken Sie immer daran, wieviel Geld diese Arbeit Ihrem Unternehmen bringen wird. Je mehr es ist, desto besser und ausführlicher sollte Ihre Formulierung sein.
• Seien Sie ehrlich und realistisch in Buchungen - buchen Sie nicht mehr als erbracht und beschreiben Sie, was Sie tatsächlich gemacht haben. Ehrlichkeit und Offenheit schafft Vertrauen und ist eine wichtige Grundlage für die Abrechnung nach Aufwand.
• Erinnerungsstütze "Gesendete Mails" - Schauen Sie in Ihren gesendeten Mails nach, an wen Sie was geschrieben haben. Dann können Sie sich leicht erinnern, was Sie getan haben. Da diese E-Mail-Nachrichten auch immer mit einem Zeitstempel versehen werden, erhalten Sie zusätzlich einen guten Hinweis dafür, wie lange Sie an welchen Arbeiten gesessen haben.
• Erinnerungsstütze "Telefonprotokoll" - Nutzen Sie die Anrufprotokoll-Funktion in Ihrem Telefon und Handy, um nachzusehen, wer Sie angerufen hat und mit wem Sie telefoniert haben. Auch hier helfen die Zeitangaben.
• Erinnerungsstütze "Notizblock" - die eigenen Aufzeichnungen und häufig auch 'Malereien' helfen bei der Rekonstruktion der eigenen Tätigkeiten.

Am besten Sie schreiben sich gleich mal auf, wie lange Sie vor diesem Artikel gesessen haben. Vorschlag für einen Buchungstext:

"Optimierung der eigenen Leistungsdokumentation und Recherchen zur Effizienzsteigerungen in diesem Zusammenhang." 😀

Weitere Blogger zum Thema:

• Artikel über "mite" bei Spreeblick
• Artikel "Stundenerfassung 2.0" bei Fischmarkt

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