Auf die Frage wie man in einem Unternehmen kosten sparen könnte, gab es in einer Umfrage, die mal gesehen habe gleich mehrere Antworten wie "Strom sparen". Hintergrund war, dass im betroffenen Unternehmen nachts Lampen brannten, die vom Unternehmen als eine Art 'Standortmarketing' genutzt werden sollten. Zudem wurden die Rechner nachts nicht ausgeschaltet, weil um Mitternacht Updates eingespielt wurden.
Insofern war "Strom sparen" eine richtige Antwort. Aber es ist nicht die wirklich relevante Antwort.

Bei Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen oder produkte Herstellen, deren Erstellung maßgeblich aus Dienstleistung besteht (z.B. Software) verbrauchen in der Regel zwischen 50% und 85% Ihrer Mittel für Personalkosten.

Auf die Frage, wie kann man Kosten sparen, gibt es daher eigentlich für Dienstleister nur eine Antwort, die 'richtig' scheint: Personalkosten reduzieren (Das bedeutet konkret: Mitarbeiter entlassen.)

Die Frage an sich ist aber bereits in den allermeisten Fällen falsch oder zumindest unpräzise. Und müsste konkretisiert in zwei Bereiche aufgeteilt werden:

1. Wie können wir das bestehende Personal besser einsetzen, um bei gleichen Kosten mehr Ergebnisse zu erzielen.
2. Wer findet in den 'unwichtigeren' 20% der Gemeinkosten überflüssige Positionen, die wir einsparen können. (Hier können dann die Stromkosten irgendwann auch wieder auftauchen.)

Merke: Die meisten Dienstleister, die "Kosten sparen" wollen, versuchen die Produktivität zu steigern. Man sucht eher danach, die gleiche Arbeit mit weniger Mitarbeitern durchzuführen. Die wenigsten wollen die Aktivitäten im Bereich "X" komplett einstellen und dort auch keine Leistungen mehr anbieten.

Wer beim Dienstleister arbeitet und nach "wirkungsvollen Maßnahmen" zur Kostenreduktion gefragt wird, der sollte nicht in den unwichtigen Gemeinkosten suchen, sondern folgendes tun:

• Kontrollieren Sie, ob Sie alle Leistungen, die Sie erbringen, auch abrechnen können.
• Sorgen Sie dafür, dass Sie für die Kunden Leistungen erbringen, die gut dafür bezahlen.
• Überlegen Sie, ob es Kunden gibt, die mehr Zeit und Nerven kosten, als Sie Einnahmen bringen. Berücksichtigen Sie dabei, dass Streit und Stress auch dann, wenn er nicht sehr lange dauert, viel positive Energie kostet, die Ihnen bei den guten Kunden fehlen. Manchmal werden solche Kunden zum Beispiel mit günstigeren, kleineren Dienstleistern glücklicher. Und Sie auch.
• Bringen Sie die Talente und Stärken Ihrer Mitarbeiter mit deren Tätigkeiten in Einklang. Lassen Sie beispielsweise nicht den introvertierten Backend-Programmierer mit Kunden telefonieren.
• Prüfen Sie, ob bestimmte administrative oder kundenferne Tätigkeiten nicht ersatzlos gestrichen werden können.
• Sorgen Sie für die richtige Leistungsspanne und Leitungstiefe. Ein Manager kann selten mehr als 10-15 Angestellte gleichzeitig leiten. Wer mehr als 3 Hierarchie-Ebenen hat, sollte dafür gute Gründe haben. (Das ist natürlich sehr pauschal und widerspricht sich. Bitte modellhaft verstehen.)
• Welche Arbeiten kosten viel Zeit und bringen dem Kunden wenig nutzen?
• Gibt es Mitarbeiter, die häufig und viel auf die Rückmeldung von anderen Warten und deshalb nicht weiterarbeiten können? Wie werden diese Wartezeiten ausgenutzt?
• Unterstützen Sie Mitarbeiter bei der Auswahl der richtigen und wichtigen Aufgaben (Priorisierung) und deren Verwaltung (Projekt-Management / Organisation)?
• Gibt es Richtlinien für die typisierten Abläufe in Ihrem Unternehmen (Standardisierung)?
• Worüber beschweren sich Ihre Kunden am meisten? (Dort liegen häufig auch die größten Ineffizienzen und erstaunlicherweise auch die höchsten Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern.)

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