Dateien nicht auf C: sondern im Netzwerk oder Intranet speichern

In einer aktuellen unter Mitarbeitern durchgeführte Umfrage haben wir in einem Projekt festgestellt, daß ein großer Anteil (etwa 36%) der Befragten angeben, Dokumente so lange auf der lokalen Festplatte "C:" oder in einem nur Ihnen selbst zugänglichen Netzlaufwerk zu speichern, bis das Dokument abgeschlossen ist.

Mit diesem Artikel soll eine Lanze für die Netzlaufwerke gebrochen werden.

Jedes Dokument, und sei es noch so roh, gehört ins Netzwerk, um auch für andere Mitarbeiter zugänglich zu sein. Besser noch ist eine Speicherung und Entwicklung von Dokumenten im Intranet, wenn dieses das unterstützt.

Die zentrale Speicherung von Daten hat viele Vorteile:

  • Gespeicherte Informationen werden mit Hilfe von Backup-Routinen gesichert und stehen auch später zur Verfügung.
  • Wenn man selbst ab und zu den Arbeitsplatz wechselt, kann man dennoch auf die Dateien zugreifen.
  • Wenn man im Gespräch mit einem Kollegen eine Datei aufrufen möchte, ist diese auch vom fremden Rechner zu erreichen.
  • Wenn man aufgrund von Abwesenheit oder Krankheit nicht da ist, können andere unproblematisch auf Arbeitsergebnisse und Zwischenstände zugreifen und ggf. auch damit weiterarbeiten.
  • Mit der exklusiven Speicherung von Dateien auf eigenen Laufwerken grenzt man sich von anderen ab. Das zentrale Speichern kommt dem Teamwork näher.
  • In Netzlaufwerken gelten häufig interne Regelungen für die Benamung und Einsortierung in Verzeichnisse. Das ist naturgemäß für persönliche und exklusive Bereiche nicht der Fall. Dritten fällt es daher leichter, Ihre Dateien zu finden, wenn sie gemäß Richtlinie gesichert wurden.
  • Wenn der lokale Rechner heruntergefahren wird, kann auf die gespeicherte Datei nicht zugegriffen werden. Ein zentraler Server läuft in der Regel immer.
  • Auf zentrale Server kann in vielen Unternehmen auch von extern über eine VPN-Verbindung zugegriffen werden. Dort sind dann aber nur Netzlaufwerke und Intranets zugänglich.
  • Ist eine Datei einmal irgendwo gespeichert, bleibt Sie häufig auch an dieser Stelle. Schnell ist ein etwaig geplanter Abschluß und geplanter Zeitpunkt zum Verschieben übersehen und die Datei weiterhin für Dritte nicht zugänglich.

Vielleicht bewegen diese Argumente ja sogar den einen oder anderen Notebook-User oder "Einzelkämpfer" über eine Datenspeicherung im Web nachzudenken. Es bieten sich Intranet-Systeme mit Web-DAV-Unterstützung an.


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