E-Mail-Signaturen – Aufbau, Möglichkeiten und Konventionen

Es inzwischen schon ein abgedroschener Marketing-Tipp, dass man die eigene E-Mail-Signatur für Werbezwecke (am besten natürlich in eigener Sache) nutzen kann.

Es gibt gerade in größeren Unternehmen aber auch offensichtlich eine entgegengesetzte Zielsetzung: Es wirkt jedenfalls nicht gerade attraktiv, wenn jeder Nachricht eines Korrespondenzpartners ein sinnloser und weitgehend zweckfreier Disclaimer mit etlichen rechtlichen Hinweise und nicht selten Drohungen anhängt. (Das standardmäßige Anhängen von vCards wurde ja bereits kommentiert.)

In einer Zeit, in der man froh sein muss, wenn E-Mails überhaupt noch wahrgenommen und gelesen werden, kommt einer Signatur nur ein wirklich geringer Aufmerksamkeitsanteil zu.

So sollte man eine Signatur aufbauen:

  • Neutrale Grußformel - Hierbei ist zu beachten, dass für private Mails der geschäftliche Standard "Mit freundlichen Grüßen" ungeeignet ist. Die Verwendung von deutscher und englischer Grußformel gleichzeitig wirkt in der Regel aufgesetzt. (Weniger sinnvoll sind wegen nicht durchgängiger Verwendbarkeit emotionale oder lustige Grußformeln wie "Smile!", "Aloha!" oder "Ciao".)
  • In der gesamten Signatur ist die Verwendung von Sonderzeichnen bewusst vorzunehmen bzw. zu vermeiden, weil Umlaute bei wechselnder Codierung zumindest international schnell zu hässlichen Steuerzeichen werden können.
  • Sowohl Vorname als auch Nachname sollten enthalten sein.
  • Ein beruflicher Titel kann verwendet werden. (Je nach Unternehmens-Richtlinie entscheiden.)
  • Einfügen von Funktion und Abteilung. (Je nach Unternehmens-Richtlinie entscheiden.)
  • Unternehmensname und Kontaktadressen. Hier setzt sich langsam durch, dass weniger mehr ist. Jeder sollte für sich selbst überlegen, wie wichtig eine Postanschrift und Fax-Adresse wirklich sind. Mindestens sollten im geschäftlichen Verkehr Firma, E-Mail-Adresse und Telefonnummer integriert werden. Wer nicht direkt angerufen werden möchte, kann die Telefonnummer der Zentrale angeben.
  • Nach den Kontaktinformationen werden häufig Informationen zu Eigenwerbung wie Links, Slogans oder Messehinweise integriert.
  • Am Ende einer Signatur sollte eine Leerzeile eingefügt werden, damit die Signatur beim Scrollen nicht am unteren Fensterrand klebt, sondern etwas Abstand hat.
  • Tipp zur Länge einer Signatur: Drucken Sie einfach mal ein paar Mails von sich aus. Übersteigt die Länge Ihrer Signatur eine halbe Seite? Ärgern Sie sich darüber, dass mehrfach nur für die Signatur eine neue Seite bedruckt wurde?

Das gehört nicht in eine Signatur:

  • Eigentlich ist die einleitende Verwendung von "--" standard-konform. Entsprechende E-Mail-Programme (wie z.B. Thunderbird) interpretieren diesen Trenner auch als Signatur und ermöglichen dem Nutzer, die Signatur einzuklappen oder auszublenden. Leier ist Microsoft Outlook nicht in der Lage, eine ebenfalls Standard-konforme Zitation der Ursprungsmail oberhalb der Signatur vorzubereiten. Daher würde bei der Verwendung von "--" nicht nur die Signatur, sondern auch die zitierte Nachricht eingeklappt. Das ist meist nicht gewünscht.
  • Ewig lange Werbesätze wirken sich eher schädigend aus, weil es häufig als "Spam" verstanden wird. Begrenzen Sie Werbeaussagen aus maximal eine Zeile plus ggf. Link.
  • Rechtliche Disclaimer - E-Mails sind unverschlüsselt wie Postkarten. Mit ein wenig Aufwand können viele Mitlesen. Wer wirklich Vertraulichkeit wünscht sollte auf etablierte Verschlüsselungstechnologien setzen. Disclaimer werden nicht beachtet, nicht befolgt, wirken in der Regel peinlich und stören den Lesefluss bei Zitationen und mehrstufiger E-Mail-Korrespondenz.
  • ASCII-Grafiken - Auch wenn es möglich ist, sollte man aus Männchen und nette Spielereien mit Ascii-Zeichen verzichten.

Was gegen den kompletten Verzicht auf eine Signatur spricht:

  • Es fehlt der Mail ein eindeutiger Abschluss. Das ist gerade bei E-Mail-Konversationen über mehrere Stufen wichtig.
  • Grundlegende Kontaktinformationen sind für Dritte wichtig (besonders bei weitergeleiteten E-Mail-Nachrichten).
  • Eine gute Signatur wirkt professionell, entspricht der Erwartung der Empfänger und steigert die Ästhetik einer Nachricht genauso wie eine Begrüßung zu Beginn.

Eigenwerbung in E-Mail-Signaturen

Elektronische Nachrichten sind die zeitgemäße Art zu kommunizieren. Die Anzahl der verschickten E-Mails pro Tag nimmt stetig zu. Es ist nicht ungewöhnlich, wenn Manager täglich mehrere Stunden mit E-Mail-Kommunikation verbringen. Überall wo Aufmerksamkeit ist, ist auch Werbung. Selbstverständlich häufig in den Nachrichten selbst, aber auch Footer bieten sich zur Eigenwerbung an. Einige Freemailer wie GMX und Web.de nutzen sogar fremde Mails für eigene Werbezeilen.

Wo ist die professionelle Lösung für Email-Footer?

Bisher werden die Möglichkeiten für Werbung in Signaturen nicht sinnvoll genutzt. Statt in jeder Mail immer auf die gleichen Dinge hinzuweisen, wäre es interessant, wenn jede Mail einen neuen Hinweis enthielte. Das wäre interessant und böte sogar die Möglichkeit, sich aufeinander beziehende oder sogar inhaltsbezogene Werbehinweise zu integrieren.

Wer kennt Ansätze für einen derartigen Werbefooter-Adserver?

(Workaround: Bis zur automatisierten Lösung kann man sich in den meisten E-Mail-Programmen einfach mehrere E-Mail-Footer integrieren und immer einen anderen integrieren.)

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12 thoughts on “E-Mail-Signaturen – Aufbau, Möglichkeiten und Konventionen”

  1. Gibt es irgendwelche Studien darüber, ob und wie gut Mailfooter vom Empfänger beachtet werden? Wenn ich von mir ausgehe, ist die nämlich gleich Null und somit so ziemlich überflüssig.

    In Mails, die ich beruflich lese, hört meine Aufmerksamkeit schon bei “Viele Grüße” auf. Alles andere ist nur Zeitverschwendung und ich denke in der heutigen Zeit geht das so ziemlich allen Leuten so: Zeit hat niemand.

  2. Ja, richtig. Deshalb schrieb ich: “In einer Zeit, in der man froh sein muss, wenn E-Mails überhaupt noch wahrgenommen und gelesen werden, kommt einer Signatur nur ein wirklich geringer Aufmerksamkeitsanteil zu.”
    Trotzdem gilt: “Überall wo Aufmerksamkeit ist, ist auch Werbung. Selbstverständlich häufig in den Nachrichten selbst, aber auch Footer bieten sich zur Eigenwerbung an.”

    Du hast recht. Es ist kein Top-Prioritätsthema. Aber es zählt, denke ich.

  3. Ja, das geht genau in die richtige Richtung. Allerdings halte ich HTML-Mails für ungeeignet und würde diese nicht für einen solchen Zweck einführen.

    Es müsste sich meines Erachtens eher um eine Outlook-PlugIn handeln, dass den gleichen Inhalt als “Plain-Text” einfügt.

  4. Im Rahmen der Mail Essentials der Firma GFI ist es zumindest möglich innerhalb der Exchangeorganisation den Exchangenutzern einen einheitlichen Emailfooter aufzuzwingen. Dieser kann sogar im Rahmen der User oder Organisationsgruppen des Active Directory angepasst werden. Beispiel: Orga=Geschäftsführung bekommt einen anderen Footer wie Orga=Support.

  5. Gibt es eine Regelung wie Tochtergesellschaften die Muttergesellschaft in ihrer Signatur integrieren sollen/müssen?

  6. Mir ist dazu nichts bekannt, was aber auch nichts heißt. Ich empfehle dazu die Konsultation eines Rechtsanwaltes. Rein gesetzesmäßig sollten die allgemeinen Pflichtangaben für Tochtergesellschaften genauso gültig sein. Also Geschäftsführer, Handelsregistereintrag, etc.

  7. Zuerst: Der eigentliche Abtrenner für eine Signatur ist doch: “–” also zweimal ein Strich.
    Und man sollte vielleicht über die Zeilenanzahl sprechen.
    Ohne “–” sollte eine Signatur maximal 3 Zeilen enthalten, bei einer Zeilenlänge von 72.

  8. Der Abtrenner ist “– “, also “Strich-Strich-Leerzeichen”. Letzteres ist für die standardkomforme Erkennung als Signatur in einigen Mail-Clients erforderlich.

    Vielleicht sollte im Abschnitt “Was gegen den kompletten Verzicht auf eine Signatur spricht:” noch ein Hinweis auf die Gesetzespflicht?

    Und zu guter Letzt: bin über Google “e-mail signatur” hier im Blog gelandet, war der zweite Treffer 😉 Schönes Pageranking, Martin!

  9. Zum Thema “Sinn oder Unsinn” einer E-Mail-Signatur: Ich suche regelmäßig in meinen E-Mails nach Kontaktinformationen zu Personen und finde es sehr ärgerlich, wenn dann in den E-Mails keine Signatur vorhanden ist. Eine Signatur ist m.E. Pflicht.

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