Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält

Aus dem Intranet von //SEIBERT/MEDIA ist das Wiki nicht mehr wegzudenken. Als Wissensmanagement-System und als Mitarbeiterportal ist das Wiki im Unternehmens-Netz von unschätzbarem Wert und treibt den Intranet-Motor an.

Im Intranet wirken Standardfunktionen und Killerapplikationen
Zu den Standardfunktionen gehören zum Beispiel die Mitarbeitersuche, das Forum, das Dokumenten-Management. Darüber hinaus treiben so genannte Killerapplikationen das Intranet an. Der Begriff wurde von Jakob Nielsen geprägt und bezeichnet Applikationen, die ein Intranet erst am Laufen halten. Diese sind unternehmensspezifisch und ergeben sich aus der individuellen Leistung eines Unternehmens, beispielsweise in Form von Datenbanken. Killerapplikationen sind spezielle Prozesse und Abläufe, die in Form von Web-Applikationen abgebildet und in das Intranet eingefügt worden sind und die tatsächlich wertschöpfende und stiftende Funktion haben.

Ich möchte einmal versuchen, das zu versinnbildlichen:

  • Stellen wir uns die Standard- und Killerapplikationen als große runde Steine vor, die wir in ein Behältnis, eben das Intranet, füllen. Nun ist das Behältnis allerdings nur auf den ersten Blick voll, denn zwischen den Steinen gibt es ja Zwischenräume und das Volumen (oder Potenzial) des Behältnisses wird nicht ausgenutzt. Diese Zwischenräume sind als die Funktionen zu verstehen, die ein Intranet heute nur auf Umwegen erfüllen kann oder gar nicht soll, weil dafür wieder eigene (teure) Applikationen und ebenso teure Administratoren(-zeit) nötig sind – und zwar vor allem zum Erstellen und Pflegen von Inhalten.

Hier greift ein Wiki. Mit diesem kann funktional abgebildet werden, was mit den anderen Intranet-Applikationen nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Jedes Unternehmen möchte vom Know-how seiner Mitarbeiter profitieren. Als Wissensmanagement-System ist ein Wiki mit seinen offenen Strukturen und seiner einfachen Bedienbarkeit anderen Applikation überlegen.

Fragen Sie sich doch einmal, wie schnell Mitarbeiter im Intranet Informationen finden und bearbeiten können.

Wissensmanagement: Statisch oder dynamisch?
Die Rollenstruktur beim Dokumenten-Management im Intranet ist unflexibel. Oft verfügt ein Administrator über sämtliche Rechte und wird mitunter lediglich von wenigen Editoren unterstützt. Der Großteil der Mitarbeiter darf ausschließlich lesen. Viele Intranets leiden unter dem so genannten One Administrator’s Syndrome: Änderungen sind so kompliziert und umständlich vorzunehmen, dass im Endeffekt auf sie verzichtet wird. Doch aus jedem Unternehmensbereich können Ideen kommen. Warum soll die Wissensverwaltung und -erstellung in den Händen weniger Einzelner liegen? Ein Wiki lebt davon, dass Dokumente schnell und einfach geändert werden können, und zwar durch alle Mitarbeiter. Das vermag ein Content Management System im Intranet so kaum abzubilden.

Sicher sind nach der Einrichtung eines Wikis gewisse organisatorische Hürden zu nehmen: Schließlich sollen Mitarbeiter es auch nutzen. Sie müssen also ermuntert werden, über diese Applikation zu kommunizieren, Einträge zu erstellen und Vertrauen aufzubauen. Wir wissen aus eigener Erfahrung, wie schnell insbesondere dieser letztgenannte Prozess abläuft und wie rasch das System angenommen wird und wächst.

Wikis schließen funktionelle Lücken
In einem Wiki verändern und entwickeln sich Dokumente, Prozesse und Elemente sehr schnell und dynamisch. Das erhöht nicht zuletzt die Effizienz bei der Team-Arbeit. Insofern ist ein Wiki durchaus selbst als Killerapplikation im Intranet anzusehen. Die Anwendungsmöglichkeit "Wissensspeicher" ist im Intranet realisierbar, aber nur in Wikis sind alle User am Informationsfluss und am Informationsprozess beteiligt.

Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält, denn sie sorgen dafür, dass funktionelle Lücken geschlossen werden. Dementsprechend könnten wir das Sinnbild so vervollständigen:

  • Wenn wir die Standard- und Killerapplikationen als runde Steine verstehen, ist das Wiki der Sand, der in das Behältnis geschüttet wird und die Zwischenräume ausfüllt das gesamte Potenzial des Intranets somit auch tatsächlich ausschöpft.

Im Grunde kann ein Intranet alles, aber ein Wiki kann es flexibler, besser und unter weitaus größerer Beteiligung von Mitarbeitern. Gern unterstützt //SEIBERT/MEDIA Sie bei der Einrichtung eines Wikis und berät Sie ausführlich über Möglichkeiten und Potenziale.

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21 thoughts on “Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält”

  1. In der Praxis ergibt sich oft das Problem, dass innerhalb einer Wiki-Seite Diskussionen losgetreten werden da der Wiki-Gedanke sich noch nicht bei jedem gesetzt hat. Folge sind evtl offene Fragen und Verwirrung statt des eigentlichen Wissentransportes.

    Da ein Wiki nur von dem hineinerstellten Wissen lebt muss dieses Wissen auch einem kontinuierlichen Prozess zur Lebenserhaltung unterzogen werden, da sonst abgelegte HowTos schnell mit einer neuen Projekt-Version nicht mehr zu verwenden sind.

    Um in der Metapher zu bleiben ist das Wasser als das Wissen anzusehen welches noch in da Gefäß hineinpasst obwohl es bereits zum wiederholen Male voll ausgesehen hatte.

  2. die betrachtungen zu wikis sind recht hübsch formuliert. sie erinnern mich allerdings zu sehr an die nerdigen fantasien von jungen computer-“freaks” aus den 80zigern. ein wiki ist erst einmal ein technisches hilfsmittel. und, daß ist der kern des wissensmanagement, muß den menschen und dem unternehmen als solches, angepasst werden – und nicht umgekehrt. bevor ich also technischen hilfsmitteln wundersame kräfte zuspreche muss ich (als unternehmer) mir klar werden, was wissensmanagement (und da gibt es nicht viel zu überlegen, denn wissensmanagment ist ein zweig der personalführung!) ist und welches wissen wie zu bewahren ist. das wissen muss lokalisiert werden und es muss eine kultur geschaffen werden, dieses wissen auch zu teilen bzw. dem unternehmen zur verfügung zu stellen. das problem mit dem wissen ist ja, daß ein erheblicher teil von unternehmenswissen in den köpfen der mitarbeiter lagert und sich zu großen teilen daraus speist, die individuellen arbeitsvorgänge zu optimieren – im eigeninteresse des mitarbeiters, nicht zwingend im interesse des unternehmens.
    kurz: will das unternehmen ein lernendes sein, dann wird es eine entsprechende kultur bzw. filosofie erarbeiten und die bildet den kontrakt zwischen unternehmen und angestellten. dann wird eventuell auch ein wiki erfolgreich bei der umsetzung der filosofie sein können. entäuschend wird man aber feststellen müssen, daß ein unternehmens-wiki nie einer wikipedia gleichkommen kann, denn in der wikipedia wirken andere kräfte as in einem unternehmen. hier sei die lektüre “Wikipedia” von Christian Pentzold empfohlen, der die Wikipedia mit Foucaults diskusrstheorie gegen liest.

    danke für das zuhören.

  3. Hallo “sascha”!

    Zu Beginn sei die Spitze erlaubt, dass nach meinem Dafürhalten Großbuchstaben und Wissensmanagement zusammen gehören.

    Aber zur Sache:
    Richtig ist, dass gemeinhin die “weichen Kosten” für die Einführung von Wikis und Intranets enorm unterschätzt werden. Ich tendiere zur Einschätzung von Jakob Nielsen (siehe http://www.nngroup.com/reports/roi/), dass lediglich 30% der Kosten für Intranet-Projekte auf die Technologie-Kosten entfallen.

    Insofern ist die Kritik berechtigt, dass wir uns im Rahmen dieses Weblogs bisher wenig (vielleicht zu wenig) mit den organisatorischen, kulturellen und politischen Gegebenheiten von Intranet-Projekten befasst haben.

    Trotzdem ist der Artikel in Hinblick auf die “Technologie- und Werkzeug-Erkenntnis” meines Erachtens trotdzem wertvoll und gehört hierher.

    Ciao
    Martin

  4. Hallo Martin.

    Ich begeistere mich oft für Großbuchstaben. Vor allem in der geliebten CamelCaseSchreibweise.

    Den Artikel wollte ich keinesfalls als wertlos erachten bzw. herabwürdigen. Mir fällt nur auf, dass die wesentlichen 70% oft oder gar nicht Erwähnung finden. Und das den Web-Technologien Kräfte zugesprochen werden, die sie definitiv nicht besitzen.

  5. Ja, das kann ich so bestätigen. Da ich selbst zu der Gilde gehöre, die mehr aus der Werkzeug- und weniger aus der Organisationsentwickler-Ebene kommen, ist meine Sicht auch stärker auf die technischen Aspekte ausgerichtet. Durch unsere Aktivitäten im Bereich “Usability” werden sich die Beiträge zu organisatorischen, politischen, kulturellen und anderen “weichen Faktoren” aber auch häufen.

    Vielen Dank für die Kritik und den Diskurs.

  6. Ich freue mich auf die kommenden Beiträge und danke ebenfalls für den Diskurs.

    Vielleicht sei an dieser Stelle erwähnt, dass ich seit einer Weile über so etwas wie einen Wiki-Stammtisch (mir fällt keine besserer Bezeichnung) bzw. “Web 2.0-Stammtisch” nachdenke. Mit Stephan vom Schlachthof hatte ich vor Monaten einen Interessanten Austausch zum “Schlachthof-Wiki”. Wenn bei Euch an so einem Austausch Interesse besteht, dann sollte man mal ein Treffen vereinbaren.

  7. Ja, gerne.

    Wie ich sehe, verwendest Du selbst auch TWiki für Deine Website. Damit haben wir auch schon sehr umfangreiche Erfahrungen gesammelt. Sich darüber auszutauschen fände ich sehr interessant und lade jederzeit gern zu einem Kaffee ein. 🙂

  8. Fein. Dann lass uns die Tage per Email ein Treffen vereinbaren. TWiKI “nutze” ich seit 1998. Und bin nach wie vor von dem Funktionsumfang begeistert. Es ist meine Lieblings-Killerapplikation 😉

  9. Hi,

    auch wenn ihr nicht auf MediaWiki aufsetzt ist vielleicht der Wikipedia-Stammtisch für euch interessant – wobei die Gespräche da glaube ich eher in eine andere Richtung führen.

    Die nächsten Termine in unserer Nähe sind:
    16. Februar in Frankurt/Main
    26. Februar in Mainz

    (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Stammtisch)

    Über ein interessantes Gespräch bei einem Kaffee würde ich mich freuen – auch wenn ich ja aus einer anderen Ecke des Business komme. Man lernt ja nie aus 🙂

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