Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält

Aus dem Intranet von //SEIBERT/MEDIA ist das Wiki nicht mehr wegzudenken. Als Wissensmanagement-System und als Mitarbeiterportal ist das Wiki im Unternehmens-Netz von unschätzbarem Wert und treibt den Intranet-Motor an.

Im Intranet wirken Standardfunktionen und Killerapplikationen
Zu den Standardfunktionen gehören zum Beispiel die Mitarbeitersuche, das Forum, das Dokumenten-Management. Darüber hinaus treiben so genannte Killerapplikationen das Intranet an. Der Begriff wurde von Jakob Nielsen geprägt und bezeichnet Applikationen, die ein Intranet erst am Laufen halten. Diese sind unternehmensspezifisch und ergeben sich aus der individuellen Leistung eines Unternehmens, beispielsweise in Form von Datenbanken. Killerapplikationen sind spezielle Prozesse und Abläufe, die in Form von Web-Applikationen abgebildet und in das Intranet eingefügt worden sind und die tatsächlich wertschöpfende und stiftende Funktion haben.

Ich möchte einmal versuchen, das zu versinnbildlichen:

  • Stellen wir uns die Standard- und Killerapplikationen als große runde Steine vor, die wir in ein Behältnis, eben das Intranet, füllen. Nun ist das Behältnis allerdings nur auf den ersten Blick voll, denn zwischen den Steinen gibt es ja Zwischenräume und das Volumen (oder Potenzial) des Behältnisses wird nicht ausgenutzt. Diese Zwischenräume sind als die Funktionen zu verstehen, die ein Intranet heute nur auf Umwegen erfüllen kann oder gar nicht soll, weil dafür wieder eigene (teure) Applikationen und ebenso teure Administratoren(-zeit) nötig sind – und zwar vor allem zum Erstellen und Pflegen von Inhalten.

Hier greift ein Wiki. Mit diesem kann funktional abgebildet werden, was mit den anderen Intranet-Applikationen nicht oder nur eingeschränkt möglich ist. Jedes Unternehmen möchte vom Know-how seiner Mitarbeiter profitieren. Als Wissensmanagement-System ist ein Wiki mit seinen offenen Strukturen und seiner einfachen Bedienbarkeit anderen Applikation überlegen.

Fragen Sie sich doch einmal, wie schnell Mitarbeiter im Intranet Informationen finden und bearbeiten können.

Wissensmanagement: Statisch oder dynamisch?
Die Rollenstruktur beim Dokumenten-Management im Intranet ist unflexibel. Oft verfügt ein Administrator über sämtliche Rechte und wird mitunter lediglich von wenigen Editoren unterstützt. Der Großteil der Mitarbeiter darf ausschließlich lesen. Viele Intranets leiden unter dem so genannten One Administrator’s Syndrome: Änderungen sind so kompliziert und umständlich vorzunehmen, dass im Endeffekt auf sie verzichtet wird. Doch aus jedem Unternehmensbereich können Ideen kommen. Warum soll die Wissensverwaltung und -erstellung in den Händen weniger Einzelner liegen? Ein Wiki lebt davon, dass Dokumente schnell und einfach geändert werden können, und zwar durch alle Mitarbeiter. Das vermag ein Content Management System im Intranet so kaum abzubilden.

Sicher sind nach der Einrichtung eines Wikis gewisse organisatorische Hürden zu nehmen: Schließlich sollen Mitarbeiter es auch nutzen. Sie müssen also ermuntert werden, über diese Applikation zu kommunizieren, Einträge zu erstellen und Vertrauen aufzubauen. Wir wissen aus eigener Erfahrung, wie schnell insbesondere dieser letztgenannte Prozess abläuft und wie rasch das System angenommen wird und wächst.

Wikis schließen funktionelle Lücken
In einem Wiki verändern und entwickeln sich Dokumente, Prozesse und Elemente sehr schnell und dynamisch. Das erhöht nicht zuletzt die Effizienz bei der Team-Arbeit. Insofern ist ein Wiki durchaus selbst als Killerapplikation im Intranet anzusehen. Die Anwendungsmöglichkeit "Wissensspeicher" ist im Intranet realisierbar, aber nur in Wikis sind alle User am Informationsfluss und am Informationsprozess beteiligt.

Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält, denn sie sorgen dafür, dass funktionelle Lücken geschlossen werden. Dementsprechend könnten wir das Sinnbild so vervollständigen:

  • Wenn wir die Standard- und Killerapplikationen als runde Steine verstehen, ist das Wiki der Sand, der in das Behältnis geschüttet wird und die Zwischenräume ausfüllt das gesamte Potenzial des Intranets somit auch tatsächlich ausschöpft.

Im Grunde kann ein Intranet alles, aber ein Wiki kann es flexibler, besser und unter weitaus größerer Beteiligung von Mitarbeitern. Gern unterstützt //SEIBERT/MEDIA Sie bei der Einrichtung eines Wikis und berät Sie ausführlich über Möglichkeiten und Potenziale.

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