Ergebnisse über Präsentationen zu kommunizieren, gehört zum Alltagsgeschäft. Und ebenso alltäglich sind Präsentationen oft. Beherzigen Sie 10 allgemeine Tipps, wie Sie Ihrem Publikum mit Ihren Ausführungen tatsächlich einen Mehrwert bieten und sich und Ihr Unternehmen angemessen darstellen.
01 / Klar strukturieren
Formulieren Sie eingangs die Zielsetzung Ihrer Präsentation und lassen Sie keine Zweifel aufkommen, worum es geht und worauf Sie hinauswollen. Fassen Sie Zwischenergebnisse nach dem jeweiligen Vortragsabschnitt und die wichtigsten Erkenntnisse am Ende der Präsentation zusammen. Formulieren Sie als Folien-Überschriften aussagekräftige und knappe Aussagen, die Sie anschließend untermauern. Es sollte stets nachvollziehbar sein, warum an welcher Stelle ein bestimmter Punkt behandelt wird. Wenn ein Unterthema sich so recht keinem Menüpunkt zuordnen lassen will, hat es in der Präsentation wahrscheinlich auch nichts zu suchen.
02 / An die Zielgruppe denken
Werden Sie sich darüber klar, wer Ihre Zuhörer sind, was sie erwarten und über welches Detailwissen sie verfügen. Manche Informationen sind für Fachkollegen interessant, für Vorstandsmitglieder aber schwer nachvollziehbar oder gar unverständlich. Bereits bestehende Präsentationen bedürfen je nach Publikum gegebenenfalls einer Modifizierung.
03 / Nicht länger als nötig reden
Die Zeit der Zuhörer ist wertvoll. Achten Sie darauf, dass Sie diese nicht verschwenden und dem Publikum mit Ihrem Vortrag vor allem einen konkreten Mehrwert bieten. Es empfiehlt sich, gründlich darüber nachzudenken, welche Informationen wesentlich und welche vielleicht ganz nett, aber im Endeffekt überflüssig sind.
04 / Vorgaben einhalten
Halten Sie sich an eventuelle Richtlinien zu Dauer der Präsentation oder Folienzahl. Eine Generalprobe ist hilfreich, um den Umfang des Vortrags einzuschätzen. Sie sollten dabei berücksichtigen, dass Zwischenfragen und Diskussionen auftreten können.
05 / Einheitlich präsentieren
Achten Sie auf ein einheitliches Design, verwenden Sie keine unterschiedlichen oder ungewöhnlichen Schriftarten und entwickeln Sie Standards für die Positionierung häufig verwendeter Elemente. Auch eine Präsentation sollte dem Corporate Design des eigenen Unternehmens entsprechen.
06 / Aufs Wesentliche reduzieren
Vermeiden Sie unübersichtliche Grafiken, komplexe Tabellen, viele Zahlen und lange Fließtexte, sondern legen Sie Wert auf aussagekräftige und knappe Darstellungen mit hohem Erinnerungswert. Manchmal sagt ein Bild mehr als tausend Worte.
07 / Zurückhaltung üben
Die Teilnehmer möchten in erster Linie kompetent und professionell informiert werden. Ein grafischer Overkill stört und lenkt ab. Präsentieren Sie in zurückhaltendem Design, verwenden Sie Farben sparsam und verzichten Sie auf überflüssige Gestaltungselemente.
08 / Verständlich formulieren
Gesprochene Sprache wird anders rezepiert als geschriebene Sprache. Schachtelsätze vom Blatt sind beim Zuhören schwer nachzuvollziehen. Reden Sie in möglichst kurzen und verständlichen Sätzen. Verwenden Sie nur Fachbegriffe und Abkürzungen, von denen Sie voraussetzen können, dass sie dem Zielpublikum geläufig sind. Grammatikalische, syntaktische oder Rechtschreibfehler sollten in den Folien auf keinen Fall vorkommen.
09 / Gefühl für die Situation entwickeln
Bringen Sie möglichst in Erfahrung, in welcher Situation Ihr Publikum zu Beginn der Präsentation ist. Nach einem angenehmen Brunch unter Partnern sind die meisten Menschen in besserer Stimmung als nach einem Marathon-Meeting. Manchmal kann ein wenig Lockerheit nicht schaden, manchmal reagieren Hörer gereizt. Vergessen Sie nicht, die Teilnehmer durch Blickkontakt und die Anrede mit "Sie" einzubinden. Verzichten Sie auf "man".
10 / Diplomatie üben
Negative Formulierungen und doppelte Verneinungen wirken sich negativ auf die Grundstimmung aus. Fast jede Formulierung lässt sich mit etwas Geschick positiv gestalten, ohne die eigentliche Aussage zu verfälschen.
Ein wichtiger Ratschlag zum Schluss: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Präsentation nachzubereiten, selbstkritisch auszuwerten und Ihre Erkenntnisse zu notieren. So können Sie (und Ihr künftiges Publikum) dauerhaft von Ihren Erfahrungen profitieren.
weiterführende Artikel und Informationen:
- Begeistern durch professionelle Präsentationen (eigener Artikel)
- Warum gutes und richtiges Deutsch wichtig ist (eigener Artikel)
- Das Weblog von Vortragscoach Emil Hierold mit sehr vielen nützlichen Hinweisen
Mehr über die Creative-Commons-Lizenz erfahren
Danke für diese hilfreiche Zusammenfassung. Es ist immer wieder hilfreich, wenn man selbst durch Dritte auf die Anforderungen an eine Präsentation hingewiesen wird. Den im Alltag schleichen sich viele kleine unschönen Fehler ein.
Ralph