Dies ist der zweite Artikel der vierteiligen Serie zum Thema Wiki-Einführung. Sie basiert auf meinen Erfahrungen mit Unternehmen, die sich mitten in diesem Prozess befinden. Den ersten Teil finden Sie hier. Hat Ihre Gruppe erst einmal angefangen, das Wiki zu nutzen, bleiben Sie standhaft und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht nach und nach wieder auf die früheren Methoden der Zusammenarbeit zurückgreifen.
Ein Beispiel: Haben Sie eine Meeting-Agenda einst per E-Mail herumgeschickt und versenden Sie heute dagegen nur noch einen Wiki-Link zum Meeting-Dokument, protestiert ein Mitarbeiter womöglich und möchte die Agenda weiterhin per E-Mail erhalten. Er könnte argumentieren, dass es ein größerer Aufwand sei, eine E-Mail zu öffnen und sich dann auf die Wiki-Seite zu klicken, als die Agenda gleich im Postfach zur Verfügung zu haben.
In so einem Fall würde ich folgende Antwort vorschlagen: Obwohl dieser Prozess zunächst tatsächlich unbequem erscheint, ist die kleine Unbequemlichkeit nur eine temporäre und ebnet den Weg für verschiedene erhebliche Fortschritte. Der erste ist die Reduzierung des E-Mail-Aufkommens, wenn die Leute unaufgefordert im Wiki nachsehen und eine E-Mail mit einem Link nicht länger erforderlich ist. Zweitens reduziert sich die E-Mail-Flut auch dadurch, dass Mitarbeiter die Agenda direkt im Wiki modifizieren und Änderungsrunden nicht mehr per E-Mail durchgeführt werden müssen.
Die dritte Verbesserung besteht darin, dass Informationen nun besser archiviert, besser zugänglich und sicherer abgelegt sind als in E-Mail-Postfächern: Kommt Ihnen Ihr Laptop abhanden oder wird er gar gestohlen, sind oft auch die E-Mails verloren und mit ihnen vielleicht sehr sensible Daten. Arbeiten Sie in einem Wiki, liegen diese Daten auf einem sicheren Server und vertrauliche Informationen sind nicht gefährdet.
Haben Sie die Meeting-Organisation im Wiki etabliert – und das ist der vierte Fortschritt –, ist damit auch der Grundstein für weitere Aktivitäten wie die Verwaltung von Aufgaben und die Vorbereitung von Projekten gelegt, die sich aus der Agenda ergeben. Diese organische Nutzung macht das Wiki zu einem so wertvollen Instrument der Zusammenarbeit.
