Thematische Strukturierung
Ein Wiki kann und soll Leute zusammenbringen und organisatorisch isolierte Punkte miteinander verbinden. Gelegentlich höre ich allerdings das Argument, dass ein Wiki die bestehenden organisatorischen Strukturen im Unternehmen nicht nachahmen solle, da so die isolierten Informationsinseln ja nicht miteinander verbunden würden.
Ich stimme insofern zu, dass ein Wiki neue Verbindungen innerhalb des Unternehmens herstellen soll. Dennoch muss es bestehenden Strukturen ähnlich sein, denn dadurch bauen Mitarbeiter Vertrauen auf. Deshalb gebe ich Unternehmen drei Empfehlungen:
- Schaffen Sie Bereiche, die bestehende Gruppen, Teams und Abteilungen (Verkauf, Marketing, Forschung, Produkt X, Produkt Y usw.) abbilden, aber halten Sie all diese Bereiche für alle Mitarbeiter offen.
- Wenn Sie neue Inhalte in einem Bereich ablegen, fragen Sie sich, ob diese Informationen jedermann zugänglich sein dürfen oder zunächst bestimmten Personen vorbehalten bleiben müssen.
- Auf diese Art bauen Sie ein Wiki auf, das im Grunde offen ist und einen unkomplizierten Zugriff auf Wissen ermöglicht, andererseits aber auch die Sicherheit und den Schutz sensibler Informationen gewährleistet – ein Schutz, der jederzeit gelockert werden kann, wenn bestimmte Informationen später einem größeren Mitarbeiterkreis zugänglich gemacht werden sollen.
Welche Inhalte einstellen?
Zwei andere Fragen, die ich oft zu hören bekomme: Welche Inhalte gehören eigentlich in ein Wiki? Ist es hilfreich, ein Wiki in eine Deponie für nutzlosen Content zu verwandeln?
Ich halte es für sinnvoll, Informationen einerseits direkt im editierbaren Wiki-Dokument zu hinterlegen – beispielsweise den Inhalt eines Forschungsberichts – und andererseits auch das entsprechende offizielle Dokument als Anhang anzufügen. So sind den Mitarbeitern die Inhalte sowohl in veränderbarer als auch in archivierter Form zugänglich und stehen dank der gemeinsamen Ablage im richtigen Kontext.
Wenn die Leute aktiv Informationen (welcher Art auch immer) im Wiki ablegen, sind sie viel eher bereit, gegebenenfalls auf diese zurückzukommen, denn
- sie haben sie eingestellt und kennen den Inhalt,
- sie werden später bereitwillig weitere Inhalte produzieren, denn sie haben das gute Gefühl, schon einmal relevanten Content an anderer Stelle im Wiki beigesteuert zu haben.
Verlinken, verlinken, verlinken?
Einige Manager und auch Wiki-Consultans raten dazu, im Wiki wirklich jeden Begriff zu verlinken, der auch nur den geringsten Hauch von Fachvokabular hat und potenziellen Lesern nicht geläufig sein könnte.
Grundsätzlich stimme ich zu, obwohl ich der Meinung bin, dass ein planvoller und bedachter Umgang mit Links schon sinnvoll ist. Es ist gut, Fachbegriffe auf Definitionen zu verlinken, aber es ist besser, solche Begriffe durch klare und allgemein verständliche Formulierungen zu ersetzen. Auf diese Weise wird Ihr Text so lesbar wie möglich und zugleich weisen Sie Ihre Leser über Links auf genau die Begriffe hin, die Ihnen wichtig sind.
