Nicht relevante E-Mails sind böse

Interne Überkommunikation schadet Unternehmen

Wer sich mitunter notgedrungen am Wochenende anschickt, einen Rückstau von einigen hundert E-Mails zu bewältigen, kommt rasch auf den frustrierenden Gedanken: Das Versenden von E-Mail-Nachrichten in Unternehmen ist eine Pest.

In den letzten Jahren haben sich verschiedene Forschungs-Teams mit den Auswirkungen der E-Mail-Flut beschäftigt. Einige Zahlen sind so interessant wie erschreckend:

Manager verbringen circa 3,5 Jahre ihres Arbeitslebens mit der Bearbeitung irrelevanter E-Mails.
Hochrechnung des Henley Management College auf Grundlage einer Umfrage zur E-Mail-Kommunikation unter europäischen Führungskräften

46% aller internen E-Mails, die über Verteiler und per Allen-antworten-Funktion verschickt werden und im Posteingang von Mitarbeitern auflaufen, sind unbedeutend für die eigene Arbeit des Empfängers.
Studie der University of Western Ontario

Die Produktivität einzelner Mitarbeiter sinkt durch die ineffiziente Bearbeitung von E-Mails um bis zu 40%, beispielsweise wenn die Korrespondenz parallel zu anderen Arbeiten erledigt wird.
Studie der University of Michigan

Gewiss haben sich Rezepte und Arbeitsmethoden zur möglichst effizienten Bewältigung des E-Mail-Aufkommens etabliert. Dennoch kommt man nicht um die Feststellung herum, dass die tägliche E-Mail-Flut zu Überkommunikation und Unproduktivität führt. Um noch eine letzte Erhebung ins Feld zu führen:

Rund zwei Drittel aller E-Mails, die Mitarbeiter empfangen, stammen von internen Absendern.
E-Mail-Studie 2008 der TU Freiburg

Zwar ist diese letzte Studie nicht repräsentativ (die Teilnehmer wurden unter Anwendung eines Schneeballsystems rekrutiert), doch machen die Zahlen und vor allem die tagtäglichen Erfahrungen immerhin deutlich, worin das Problem besteht: Mitarbeiter erhalten ständig interne Informationen, die für ihre eigentliche Arbeit nutzlos sind und die ihre Produktivität ausbremsen.

Die Ursachen sind vielfältig: Erledigte Arbeitsschritte, die Mitarbeiter detailliert per E-Mail dokumentieren, die unbedachte Nutzung von Verteilern und der Allen-antworten-Funktion, Office-Dokumente, die ineffektive Änderungsrunden per E-Mail durchlaufen, überflüssige Informationen, die „An alle“ verschickt werden, obwohl sie nur für eine Handvoll Kollegen von Belang sind usw. usf.

Fakt ist: Irrelevante E-Mails verringern die Produktivität von Mitarbeitern und Managern und schaden Unternehmen. Deshalb ist jede Maßnahme, die dazu führt, dass weniger E-Mails verschickt werden, ein Gewinn und Fortschritt.

Corporate Wikis: Dämme gegen die E-Mail-Flut

Das mit Abstand mächtigste Instrument zur Verringerung des E-Mail-Aufkommens ist ein Corporate Wiki. Ein ebenso beliebtes wie überzeugendes Argument ist die Organisation von Meetings mithilfe eines Wikis, die hier schon mehrfach thematisiert wurde. Es gibt zahllose weitere eindrucksvolle Anwendungsfälle.

Projekt-Teams können abgearbeitete Teilschritte im Wiki dokumentieren, ohne E-Mails über Verteiler auch an Kollegen zu schicken, die (wenn überhaupt) nur am Rande mit dem Projekt zu tun haben. Neue Mitarbeiter brauchen sich am ersten Arbeitstag nicht durch 20 E-Mails mit angehängten Office-Dokumenten (die zudem vorher von anderen Kollegen vorbereitet werden müssen) zu arbeiten, sondern erhalten einen Link auf die entsprechenden Wiki-Inhalte.

Und natürlich beschränkt sich der Nutzen eines Wikis nicht auf den unmittelbaren geschäftlichen Bereich. Malen Sie sich die Planung eines internen Events wie einer Weihnachtsfeier aus: Programmabläufe und zu aktualisierende Teilnehmer- und Gästelisten werden kreuz und quer durch das Unternehmen geschickt und im schlimmsten Fall landen Dutzende Nachrichten mit Anhängen (in unterschiedlichen Iterationsstufen) in den Postfächern sämtlicher Mitarbeiter. Liegt dagegen ein entsprechendes Dokument im Wiki, kann jeder Mitarbeiter unkompliziert und unabhängig von anderen seine Teilnahme zusagen, organisatorische Vorschläge machen und das Dokument auf den neuesten Stand bringen. Das E-Mail-Aufkommen beschränkt sich auf eine einzige Nachricht, die den Wiki-Link enthält.

Ebenso können der Wochenspeiseplan, die interne Fußball-Tippgemeinschaft, der Wäscheservice für Geschäftskleidung, die Bestellliste für interessante Fachbücher usw. unkompliziert im Wiki organisiert werden, ohne E-Mails über Verteiler und somit häufig auch an Kollegen zu versenden, für die die entsprechenden Informationen irrelevant sind.

Durch die Etablierung eines Wikis dämmen Unternehmen die Flut belangloser E-Mails ein, reduzieren das interne Nachrichtenaufkommen signifikant und erhöhen so die Produktivität jedes Mitarbeiters. Nicht zuletzt deshalb hat ein Unternehmenswiki einen so hohen Return on Investment.

Weitere ausführliche Informationen finden Sie auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis und in den Artikeln des einflussreichen Experten Stewart Mader im Wiki-Special von //SEIBERT/MEDIA.


Und? Schon mit einem Wiki ausgestattet und „save“? Dann sollten Sie überlegen, ob Sie am Wettbwerb „The 2009 email brevity challenge“ teilnehmen wollen. Siehe auch 2009 Email Brevity Challenge - Who's game?.

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