Ineffektivität und Ineffizienz durch aufwändige Einrichtung von Präsentationsrechnern
Präsentationen sind wichtige Bestandteile effektiver Meetings und für die Abstimmung über Zwischenergebnisse, Projektanforderungen etc. ist ein schneller Internet-Zugang kaum verzichtbar. Zudem werden Präsentationen nicht selten mithilfe von web-basierten Anwendungen wie Corporate Wikis vorbereitet oder bei Anbietern wie Slideshare hinterlegt.
Allerdings kommt es häufig vor, dass sowohl Kunden und externe Dienstleister als auch interne (IT-)Mitarbeiter wertvolle Meeting- und Arbeitszeit verlieren, weil Präsentationsrechner eingerichtet werden müssen. Drei Faktoren erweisen sich immer wieder als problematisch:
- Das Einrichten von Rechnern kostet Zeit und Nerven.
- Die Qualität von Präsentationen leidet unter langsamen oder nicht vorhandenen Internet-Anbindungen.
- Es wird als schlechter Service der Unternehmens-IT wahrgenommen, wenn das Netz so restriktiv ist, dass der Meeting-Ablauf dadurch massiv gestört wird.
Muss beispielsweise jeder Port für jede Software einzeln freigeschaltet werden und funktioniert schließlich die Anmeldung an der Firewall dennoch nicht reibungslos, ist der Aufwand für die Meeting-Vorbereitung unverhältnismäßig hoch, wird die Konzentration der Teilnehmer gestört und gerät der Zeitplan durcheinander usw. usf.
Produktive Meetings dank funktionierender und sicherer Technik
Solche frustrierenden Probleme sind vermeidbar, wenn Unternehmen ein offenes WLAN in den Meeting-Räumen einrichten, um effektive und effiziente Meetings zu gewährleisten. Dabei müssen jedoch grundlegende Anforderungen erfüllt werden, denn der Schutz des WLAN-Netzwerks ist freilich unumgänglich – das gebieten nicht nur die eigenen Sicherheitsinteressen von Unternehmen, sondern diese Notwendigkeit ergibt sich auch aus der aktuellen Rechtsprechung im Hinblick auf die Haftung bei Missbrauch durch Dritte.
Beispielsweise kann das WLAN mithilfe des Sicherheitsstandards WPA2 geschützt werden, der jedoch von einigen älteren Notebooks nicht unterstützt wird und somit unter Umständen wiederum Komplikationen verursacht. Freilich sollten hierbei Sicherheit und Komfort angmessen gegeneinander abgewogen werden. Eine sinnvollere Lösung wäre etwa der Einsatz einer echten WLAN-Hotspot-Software mit Log-in. Grundsätzlich empfehlen sich diese Standardmaßnahmen:
- keine Verbindung des WLAN mit dem Unternehmens-Netz
- ggf. einfacher Passwortschutz (z.B. WEP), um Drittzugriffe zu verhindern
- Erstellung einer einfachen Anleitung für Meeting-Teilnehmer
- Sperrung des WLAN für illegale Dienste wie Filesharing
- Aufzeichnung aller Aktivitäten der Benutzer über einen transparenten Proxy
Funktionierende Technik ist eine wichtige Voraussetzung für produktive Meetings und ermöglicht es den Teilnehmern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Inhalte.
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