Studie: Geringe Produktivität durch mangelhafte Büro-Software

Der britische Software-Hersteller Global Graphics hat sich des Zusammenhangs zwischen Mitarbeiterproduktivität und Usability von Intranet- und Büro-Software angenommen und 1.015 deutsche Büroangestellte zum Thema befragt. Die Teilnehmer wurden aus Unternehmen aller Größen rekrutiert und decken sowohl kleine und mittlere Unternehmen als auch Konzerne ab.

Produktivitätsverlust durch Usability-Probleme

Die Ergebnisse der Studie sind – kaum überraschend – bedenklich: Interne Applikationen mit mangelhafter Usability binden Ressourcen und führen zu einem Produktivitätsverlust. Jeder vierte Befragte ist nämlich der Ansicht, die Software am Arbeitsplatz sei zu schwierig zu bedienen. Das bleibt nicht ohne Folgen, wie diese Erkenntnisse zeigen:

  • 70% der Befragten verlieren bis zu einer Stunde Arbeitszeit pro Woche, weil Software zu kompliziert ist.
  • 22% der Befragten verlieren gar bis zu fünf Wochenstunden durch Anwendungen mit schlechter Usability.

Auf durchschnittlich 117 Minuten beläuft sich demnach der Produktivitätsverlust pro Woche und Mitarbeiter, weil er sich mit schwer bedienbarer Software herumplagen muss – das entspricht etwa einem Acht-Stunden-Tag monatlich. Es genügt, diese Zahlen auf alle Mitarbeiter im Unternehmen hochzurechnen, die täglich mit Intranet-Applikationen arbeiten, um nachdenklich zu werden.

Kritik: Nutzlose Funktionen, ineffizientes Dokumentenmanagement, konzeptionelle Fehler

Worauf sind diese Usability-Probleme und die Schwierigkeiten im täglichen Umgang mit Büro-Anwendungen zurückzuführen? Die Studie hält folgende Ursachen fest:

  • 38% der Befragten empfinden es als hinderlich, dass Anwendungen mit zu vielen Funktionen ausgestattet seien, die im Arbeitsalltag keine Rolle spielen würden.
  • 30% stört die fehlende Kompatibilität zwischen Systemen und Formaten.
  • 30% bemängeln grundlegende konzeptionelle Fehler in Anwendungen, die zu Usability-Problemen führen würden.
  • 21% sind der Ansicht, sie wären nicht genügend im Umgang mit den Systemen geschult.

Interessant ist auch diese Zahl: 35% der Befragten geben an, sie fänden es zu kompliziert, dass Daten in verschiedenen Anwendungen gespeichert seien und bei Bedarf aufwändig zusammengeführt werden müssten.

Ein Wiki löst viele Probleme

Unternehmen, in denen die Produktivität von Mitarbeitern aus diesen und ähnlichen Gründen leidet, sollten sich für die Einführung eines Wikis entscheiden, denn bei der Zusammenarbeit in einem zentralen Wissens- und Dokumenten-Management-System auf Wiki-Basis sind die eben beschriebenen Probleme häufig gegenstandslos oder zumindest deutlich gemildert.

Wikis sind nicht funktionell überfrachtet. Zusätzliche Funktionalitäten (auch für sehr spezifische Bedürfnisse und Anwendungsfälle) können Unternehmen bei Bedarf hinzufügen und das System auf ihre Bedürfnisse zuschneiden.

Ausgereifte Wiki-Systeme verfügen über Converter-Funktionen, mit deren Hilfe beispielsweise Office-Inhalte unkompliziert in Wiki-Dokumente integriert und umgekehrt auch Wiki-Inhalte z.B. als PDF-Dateien ausgegeben werden können.

Enterprise Wikis sind von Grund auf für den Einsatz in Intranets konzipiert. Systeme wie Foswiki und Confluence sind sehr ausgereift und auf die Anforderungen von Unternehmen ausgerichtet.

Wikis sind einfach und intuitiv zu bedienen: Wer ein Dokument bearbeiten möchte, klickt auf „Editieren“, nimmt seine Änderungen vor und klickt auf „Speichern“. Fertig. Im Vergleich zu vielen anderen Intranet-Anwendungen ist der erforderliche Schulungsaufwand gering.

Informationen stehen in einem zentralen System zur Verfügung, und zwar dauerhaft und jederzeit abrufbar. Zudem können unterschiedliche Formate wie Bilder, Office-Dateien, PDF-Files etc. problemlos in jedes Wiki-Dokument integriert werden.

Ein Wiki schließt funktionelle Lücken, die zwischen Intranet-Anwendungen bestehen, trägt somit zu signifikant effektiveren und effizienteren Arbeitsabläufen bei und dämmt den Produktivitätsverlust ein. Haben Sie Fragen? Auf unserer speziellen Seite zum Thema Firmenwikis haben wir ausführliche Informationen für Sie zusammengestellt.

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